Fiets van de zaak? Vraag het Zuper Annie!

2 minuten
324

De kasten vol personeelsdossiers zijn uit ons gebouw verdwenen en de nabetaling van jaren onregelmatigheidstoeslag voor 2500 medewerkers regelden we in een flits. ZorgAccent is over op E-HRM. Met succes. Onze tips delen we graag.

Laat mensen meedenken

We hebben de hele organisatie bij de overgang betrokken. Zorgmedewerkers en de medewerkers van personeels- en salarisadministratie: iedereen dacht mee. Terwijl medewerkers van de afdeling personeels- en salarisadministratie wisten dat E-HRM mensen op die afdeling overbodig zou maken.

Medewerkers zaten fysiek naast de consultant van de softwareleverancier: waarom zet je dat niet hier neer of dat daar? En andersom zei de consultant weer: waarom doe je dat niet zus of zo? Wij hebben bijvoorbeeld een personeelsvereniging waar iedereen 3 euro in de maand contributie voor betaalt. De consultant zegt: voer dat bedrag als vaste waarde in, bij een wijziging van het bedrag is het voor iedereen in één tel geregeld. Ook het bestuur en de OR werkten mee aan de soepele overgang. We kregen van hen de ruimte om twee systemen in de lucht te houden, gewoon met tijdelijke extra krachten. Zo konden we het ook echt goed doen.

Ga voor een aansprekend systeem

Sommige – vooral oudere – mensen hadden wat meer weerstand tegen digitaliseren. Die weerstand benaderden we op twee manieren. Het systeem zelf moest heel eenvoudig zijn. Als je met Facebook kunt werken, moet je dit ook kunnen. De andere benadering was: gewoon doorgaan. Collega’s zeiden: dit kun je niet van oudere medewerkers verwachten. En dan zeiden wij: zal best, maar dit moet je gewoon leren. En inmiddels horen we er niemand meer over.

Wat ook enorm hielp bij de succesvolle invoering was de look and feel die onze afdeling communicatie gaf aan het medewerkersportal. Ze noemden het niet Mijn ZorgAccent ofzo, maar Zuper Annie. De Z en de A staan voor ZorgAccent. Ze hebben er een leuke afbeelding van gemaakt. Sommige mensen noemen haar Zuster Annie of Super Nanny, maar in ieder geval leeft het. En werkt het enorm goed om de papierstroom te lijf te gaan. De medewerker kan zelf veel wijzigingen doorvoeren: zijn naam, burgerlijke staat, adres en inmiddels ook meerkeuzeregelingen zoals een fiets. Dit hebben we stapje voor stapje uitgebreid.

Ontwikkel zinvol door

Er kan zó veel in E-HRM dat de kunst wel is steeds te blijven kijken naar wat zinvol is. Alles wat we doen, moet bijdragen aan de verbetering van de zorg.

Meer lezen?

ZorgAccent maakt gebruik van de software van AFAS. Wil je weten hoe ZorgAccent E-HRM succesvol inzet? Lees dan het klantverhaal.

Bekijk ook de toolkit

speciaal voor HRM professionals

20+ tools, downloads, podcasts, checklists en whitepapers!

Lees ook eens deze:

Begin met typen en druk op enter om te zoeken