Wat brengt het Succesbeheer Traineeship de organisatie en de beheerder?
Piet van der Wal, Directeur Specialbeds:
‘De Succesbeheerder zorgt voor procesoptimalisatie. Daar word ik echt blij van.’
Iris Vaarkamp, Succesbeheer Trainer:
‘Werken aan de bagage en power om zelfredzaam te zijn’
Waarom een Succesbeheerder?
Met alleen de aanschaf van de software ben je er natuurlijk nog niet. Het goed inrichten van processen is belangrijk om maximaal te profiteren van de functionaliteit die de software biedt. En daarbij ben je als organisatie het liefst niet afhankelijk van een externe partij, zelfs niet van de leverancier van de software. Een Succesbeheerder binnen je organisatie is daarom onmisbaar.
Iedereen profiteert
De AFAS Succesbeheerder heeft een belangrijke rol binnen de organisatie. Een Succesbeheerder moet niet alleen weten wat er met de software kan, maar moet ook de omgeving zelfstandig en in goed overleg – met het management en collega’s – kunnen inrichten en optimaliseren. De Succesbeheerder brengt in kaart waar de organisatie behoefte aan heeft en waar de prioriteit op bepaalde momenten ligt. Op die manier profiteren de organisatie en alle medewerkers maximaal van de software. En is het rendement gewaarborgd, nu en in de toekomst.
Een hoge ROI
Het is dus zaak om ook in het AFAS-beheer te investeren. Succesbeheer vraagt echter meer dan alleen kennis van de software. Daarom biedt het Succesbeheer Traineeship alles wat een beheerder tot een Succesbeheerder maakt. Trainees worden ondergedompeld in de AFAS-wereld en hebben directe toegang tot alle beschikbare kennis en ervaring. Met hun eigen case bouwen ze razendsnel praktijkkennis op, die ze vervolgens direct in hun organisatie toepassen. Zo is alles wat trainees leren meteen effectief. Ze kennen de software, durven te optimaliseren en nemen de organisatie mee in dit veranderproces. Hierdoor is het traineeship een eenmalige investering met een hoge ROI.
Dubbele winst
Het Succesbeheer Traineeship is een cruciale factor om bedrijfsdoelstellingen te behalen en te blijven realiseren. Hiermee leggen Succesbeheerders de basis om zelfstandig de meerwaarde van de software binnen je organisatie te benutten en daarmee strategische doelen te halen. Het rendement van het traineeship én de Succesbeheerder wordt bovendien verhoogd doordat je organisatie minder afhankelijk is van externe consultants. Dubbele winst dus.
Na het lezen van dit magazine heb je antwoord op de onderstaande onderwerpen:
De rol van de Succesbeheerder
De 4 superkrachten van een Succesbeheerder
Het Succesbeheer Traineeship
Alle details over het traineeship op een rij
Uitleg van de case & voorbeelden
Paula Franken, Succesbeheerder bij Specialbeds
Hakim El Achak, Succesbeheerder bij PCOU Willibrord
Iris Vaarkamp, Opleidingsmanager bij AFAS
Starten met het Succesbeheer Traineeship?
Succesbeheer is echt gaan leven!
Binnen, maar vooral ook buiten AFAS
Succesbeheer is echt gaan leven. Binnen maar vooral ook buiten AFAS, waar we al 900+ Succesbeheerders hebben opgeleid. De rol van Succesbeheerder wordt steeds belangrijker bij klanten van AFAS.
De AFAS Beheerder is degene die misschien niet meteen de beslisser was toen er gekozen werd voor AFAS. Maar hij of zij is uiteindelijk wel beslissend in hoe een organisatie werkt met de software en wat dat oplevert. Met een Succesbeheerder in je eigen organisatie ben je minder afhankelijk van consultants van AFAS of van partners en haal je toch het beste uit onze software. Iemand die sterk in zijn of haar schoenen staat zorgt ervoor dat collega’s prettiger kunnen werken, dat er innovatie plaatsvindt en dat je bovendien niet afhankelijk bent van leveranciers.
Wanneer je zelf zoveel mogelijk AFAS kennis in huis hebt, is je organisatie veel wendbaarder en bespaar je tijd en geld. Belangrijker is misschien nog wel dat de collega’s merken dat de processen soepel verlopen, dat scheelt een hoop irritatie. En dat is precies waarom wij de rol van Succesbeheerder zo graag onderstrepen. Succesbeheerders zijn allesbehalve standaard applicatie- of functioneel beheerders. Het zijn superhelden die met hun kwalitatieve kennis praktische problemen in een organisatie aanpakken. Dat is de basis om optimalisatiekansen te signaleren en concrete oplossingen te bieden.
Op onze Succesbeheerportal hebben we de afgelopen jaren veel artikelen, tips, verhalen en andere content gedeeld om de beheerder verder te helpen en beter te worden. Later volgden de Dag van de AFAS Beheerder en nu ook het Succesbeheer Traineeship.
De Succesbeheerder staat op de kaart. Ontdek hoe investeren in het Succesbeheer Traineeship ook jouw organisatie helpt om de meerwaarde van AFAS te blijven vergroten.
Wist je dat de termen Succesbeheerder of AFAS Beheerder steeds vaker opduiken in vacatureteksten? Kijk maar eens rond op LinkedIn!
De superkrachten van de AFAS Beheerder
“Met productkennis, soft skills en de durf om de plek in te nemen, maakt de Succesbeheerder zichzelf en het bedrijf succesvoller”
In de afgelopen jaren hebben we ontdekt dat de kenmerken van een goede AFAS Beheerder op te splitsen zijn in vier belangrijke onderdelen, ofwel superkrachten. En het mooiste van deze superkrachten is dat ze voor het grootste gedeelte aan te leren zijn. Wat voor superheld kan jouw AFAS Succesbeheerder zijn voor je organisatie en wat is daarvoor nodig?
Energie
Hoe de beheerder het beheer van AFAS invult, kan nogal verschillen. Is het de hoofdtaak, of doet hij of zij het erbij? Ook als dat laatste het geval is, kan de beheerder er een succes van maken. Voorwaarde is wel dat de Succesbeheerder energie krijgt van zijn werk en de motivatie heeft om door te zetten. Ook als het net iets anders gaat dan verwacht.
Kennis
Hoe meer de beheerder van AFAS weet, hoe beter zijn of haar vaardigheden uit de verf komen. Maar niet alleen kennis van het eigen werk en de software van AFAS is noodzakelijk. Begrijpen wat collega’s doen, waarom ze dat doen en hoe processen zijn ingericht, is zeker zo belangrijk.
Organisatie
Vanuit de organisatie krijgt de beheerder te maken met beperkingen zoals onvoldoende budget, tijd en prioriteit. Maakt jouw organisatie het de beheerder makkelijk, of juist niet? En hoe verwerft de beheerder zijn of haar plekje? Zit de AFAS Beheerder op de bovenste verdieping naast de bezemkast? Of vervult deze letterlijk en figuurlijk een centrale positie in de organisatie.
Netwerk
Beheerder van AFAS zijn is een unieke functie in jouw organisatie. Maar dat hoeft niet te betekenen dat hij of zij er alleen voor staat. Door intern en extern relaties te bouwen, raken anderen betrokken bij de resultaten van de inspanningen van de beheerder. En op die manier worden die resultaten alleen maar beter!
Uit onderzoek van AFAS bleek dat 61% van de Succesbeheerders aangeeft dat zijn of haar netwerk buiten de organisatie nog beter kan.
Succesbeheer Traineeship
Alles over het Traineeship: meer slagkracht en minder kosten
Het Succesbeheer Traineeship maakt van AFAS Beheerders échte Succesbeheerders. Dat is voor ons veel meer dan iemand die de applicatie beheert. Een Succesbeheerder zorgt niet alleen dat de software van AFAS probleemloos draait. Hij of zij helpt jouw organisatie het maximale rendement uit de software te halen.
Dat betekent ook initiatief nemen voor vernieuwing en samen met collega’s optimalisaties inzetten en uitvoeren. En met een goed opgeleide Succesbeheerder in huis, hoef je minder consultants van AFAS of partners in te huren om dingen voor elkaar te krijgen. Kortom, meer slagkracht en minder kosten.
Duik in de details
Dit moet je weten over het Traineeship
Met het Succesbeheer Traineeship krijgen ervaren en onervaren AFAS Beheerders in een groep van maximaal 16 deelnemers de handvatten om hun beheerrol goed in te vullen. Een compleet aanbod met kennis van de software en alle mogelijkheden, én de vaardigheden om veranderingen succesvol te laten landen. Om de meerwaarde van het traineeship te vergroten, staat de praktijk van een organisatie centraal. Een bedrijfsspecifieke case is de rode draad van het traject. Trainees gaan in de eigen bedrijfsomgeving aan de slag. Ze richten nieuwe functionaliteit of workflows in of optimaliseren een bestaand proces. Op die manier bouwen ze direct ervaring op met workflows, autorisatie en ons CMS voor intranet en portals: In- en OutSite. De organisatie profiteert zo van een concreet product, waarvoor geen externe consultant nodig is. Twee vliegen in één klap!
De case biedt de kans de functionaliteit van de software van AFAS zo goed mogelijk te leren kennen. Daarnaast zijn er uitgebreide mogelijkheden om cursussen te volgen, inspiratiesessies bij te wonen en andere extra’s in te plannen. Iedereen bij AFAS is betrokken bij het traineeship en levert hier een bijdrage aan. Dat varieert van een presentatietraining door Herman Zondag, onze Directeur Customer Experience, tot een kijkje in de keuken door de specialisten van ons eigen AFAS Procesbeheer. Ook onze Succesmanagers staan altijd klaar om Succesbeheerders op weg te helpen. Naast alle hulp van AFAS-medewerkers hebben trainees van één maand voor tot zes maanden (!) na het traineeship toegang tot al ons cursusmateriaal en een demo-omgeving om de cursussen in uit te werken.
Om zo veel mogelijk uit het traineeship te halen vragen we trainees – in overleg met hun management – een bedrijfsspecifieke case voor te bereiden. Deze praktijkcase biedt de kans om met de software van AFAS een proces binnen de organisatie te automatiseren. Bovendien zorgt de case voor focus tijdens het traineeship. Onze software heeft bijna oneindig veel mogelijkheden. Dit maakt het heel verleidelijk om álles te willen weten. Dat lukt niemand in 8 tot 12 weken.
Zoals gezegd doet een Succesbeheerder meer dan puur beheer. Daarom is er ruime aandacht voor softskills. Dit is een breed thema dat we concreet maken met presentatietraining, projectmatig werken en sessies over omgaan met weerstand en verandering. Een Succesbeheerder krijgt sowieso met deze aspecten te maken en dat vraagt een goede voorbereiding. Want een proces kan nog zo mooi ingericht zijn, als medewerkers er niet mee (willen) werken levert het alsnog niets op. Behalve heel veel werk dan.
Uit ervaring weten we dat het verstandig is een case te kiezen waarmee je een heel proces van A tot Z inricht. Maak vooral een lijst met leerdoelen en check of deze allemaal in de case zitten. In een complete case komen alle onderdelen, zoals workflows, autorisatie en In- en/of OutSite goed aan bod. Dit biedt overzicht en maakt de onderlinge verbanden duidelijk. Als de trainee de software al wat beter kent, is het ook mogelijk een aantal kleine cases te kiezen om kennis uit te breiden of te verdiepen. Of een trainee nu ervaren of onervaren is: stel duidelijke leerdoelen om in ontwikkeling te blijven.
Het programma
- 8 tot 12 weken lang werken de deelnemers aan de hand van een bedrijfsspecifieke case aan hun AFAS-kennis. De trainee neemt een eigen case mee. Geen case? Dan denken we graag mee.
- De focus ligt vanuit AFAS op de uitdagende onderdelen: workflows, autorisatie en In- en OutSite.
- In totaal 6 dagen professionele ondersteuning van Consultants.
- De deelnemers krijgen van 1 maand vóór de start tot 6 maanden na het afronden van het traineeship volledige toegang tot al ons cursusmateriaal.
- 1 maand vóór tot 6 maanden na het traineeship is ook een demo-omgeving beschikbaar voor cursussen en om dingen uit te proberen.
- Een compleet aanbod inspiratiesessies over hoe AFAS met de software werkt. Een blik op onze autorisatie, connectoren, styling van je In- en OutSite, workflows en de template.
- Naast het vaste programma is er alle ruimte voor extra sessies op maat. Hoe meer initiatief de trainees nemen, des te meer ze te weten komen!
- Inspiratiesessies om softskills te verbeteren zoals “Omgaan met weerstand en verandering”, “Projectmatig werken” en ”Leren presenteren”.
- Het traineeship wordt hybride aangeboden: Een combinatie van aanwezigheid in Leusden, online sessies en zelfstudiedagen om een cursus te volgen of te werken aan je case.
- Afsluiting traineeship: eindpresentatie aan mede-trainees, collega’s af andere relaties. Iedereen is welkom.
Bekijk hier het overzicht van alle sessies tijdens het Succesbeheer Traineeship
Wat krijg je bij het Traineeship?
- Toegang tot al ons cursusmateriaal.
- Eigen online demo-omgeving.
- Begeleiding door ervaren Consultants.
- Soft- en hardskills sessies.
- Mogelijkheid tot aanvragen extra sessies.
- Ingericht proces in eigen omgeving (+/- 6 consultancydagen).
- Netwerk opbouwen binnen en buiten AFAS.
- Meer kennis binnen de organisatie leidt tot minder kosten voor externe consultants.
- Een Consultancydag met een Consultant
- Een inspiratiedag met kennissessies, inspiratiesessies en/of softskill sessies.
- Een vrij in te delen dag: op deze dag werken de trainees aan hun case, kunnen ze extra sessies plannen of een cursus volgen.
Wanneer je je hebt ingeschreven voor het traineeship krijg je toegang tot de traineeship portal en kan je de planning inzien. De planning verschilt per week. Dat betekent dat de thuiswerkdagen niet vast zijn ingedeeld. Aan het begin van het traineeship zijn er veel sessies in Leusden. Later in het traineeship zal er meer tijd zijn om aan je case te werken tijdens een vrij in te delen dag.
Wat is een consultancydag?
Dit is een dag dat de Succesbeheerders samen met de consultant aan de slag gaan. Ze krijgen hulp met de inrichting van hun case, maar kunnen ook extra uitleg over bepaalde onderwerpen krijgen.
Hoe groot is een groep?
Een groep bestaat uit minimaal 6 en maximaal 16 trainees.
Vragen over het Succesbeheer Traineeship?
Klanttevredenheid omhoog met het Succesbeheer Traineeship
Jaarlijks voert AFAS een klanttevredenheidsonderzoek onder al haar klanten. Hieruit blijkt dat klanten die een Succesbeheer Trainee hebben (gehad) nog meer tevreden (NPS +15) zijn met AFAS dan klanten zonder trainee (NPS +13). Ook geven organisaties met trainee aan dat ze meer uit de software kunnen halen en dat de software hen helpt om beter te ondernemen.
Twee soorten traineeships
Er zijn momenteel twee soorten traineeships die we in de smaken parttime of fulltime aanbieden: het Beginbazen en het Eindbazen Traineeship. Als een beheerder al wat ervaring met onze software heeft, kan het lastig zijn om diegene in een bepaalde groep in te delen. Vandaar dat we hieronder kort beschrijven wanneer je het beste iemand voor welk traineeship kunt aanmelden. Mocht je nu nog steeds twijfelen over welk traineeship voor jouw organisatie het meest geschikt is, we denken natuurlijk graag met je mee! In allebei de vormen neemt de beheerder ook een eigen case mee die op dat moment aansluit bij zijn of haar ervaring.
Beginbazen
Tijdens het Beginbazen Traineeship leggen en verstevigen we de basis van onze software. Er is veel aandacht voor de speerpunten workflows, autorisatie en In- & OutSite omdat deze zaken, ongeacht of je met HR, financieel of inkoop te maken hebt, door ons hele pakket naar voren komen en gebruikt worden. Het idee is dat als de beheerder dit beheerst, hij of zij dit vervolgens in elke case kan gebruiken.
Dit traineeship is opgezet voor drie soorten trainees:
- De beginnende beheerder, deze heeft nog (bijna) geen ervaring met de software.
- De erin gerolde beheerder, bijvoorbeeld iemand van HRM die het beheer ‘erbij gaat doen’. Deze persoon heeft dus wel gebruikerservaring maar nog geen ervaring als beheerder.
- De beheerder met ongeveer 1 jaar beheer ervaring die graag de basis rondom workflows, autorisatie en In- OutSite wil leggen en verstevigen om zich zekerder te voelen in zijn of haar functie.
Eindbazen
Het Eindbazen Traineeship is ideaal voor beheerders die al langer met onze software werken en meer dan een jaar beheerervaring met onze software hebben. Functionaliteit als InSite, autorisatie en workflows heeft de beheerder onder de knie. Deze beheerders zijn op zoek naar meer diepgang in de software en zijn met complexere zaken bezig waar ze onze ondersteuning goed bij kunnen gebruiken. Natuurlijk zullen wij ook in dit traineeship nog snel door de basis van ons product schieten om deze kennis weer op te frissen. Doordat er meerdere ervaren beheerders in de groep zitten, kunnen zij op niveau sparren en elkaar verder helpen. In dit traineeship is er naast de diepgaandere sessies en begeleiding ook sessies om te sparren met onze Productmanagers, AFAS Procesbeheerders en onze CEO Bas van der Veldt om nog dieper de software in te duiken en te weten waarom er bepaalde keuzes worden gemaakt.
Cases & voorbeelden
“Je leert er anders door denken”
Om zo veel mogelijk uit het traineeship te halen vragen we de trainees om een bedrijfsspecifieke case voor te bereiden. Zo kunnen zij de vers opgedane kennis direct in de praktijk brengen. Dit houdt in dat jouw medewerker een proces binnen jouw organisatie gaat automatiseren tijdens het Succesbeheer Traineeship. Daarnaast helpt de case de trainees focus te houden. Het is namelijk heel verleidelijk om álles te willen weten van Profit, maar dat lukt niemand in 8 tot 12 weken.
Aan wat voor cases moet je denken?
Bij een case kan je bijvoorbeeld denken aan de inrichting of optimalisatie van volgende processen:
Voorbeelden van cases
Johan Cuppens gebruikte zijn Traineeship om een intern ticketingsysteem op te zetten. Hij richtte zich hierbij voornamelijk op het ICT-vlak. Denk hierbij aan het aanvragen van een vergeten wachtwoord, storingen melden, hardware aanvragen of autorisatie-aanvragen insturen om meer rechten te krijgen binnen de software. Door dit systeem raakt de afdeling niet ondergesneeuwd met mailtjes en allerlei losse aanvragen. Alle vragen worden vastgelegd en andere medewerkers kunnen hier ook in zoeken. Zo hoef je het wiel niet elke keer opnieuw uit te vinden en heb je altijd overzicht!
Roel Clevers van de ICS Groep B.V. richtte tijdens zijn Traineeship het complete proces van werving en selectie in. De implementatie bij ICS kreeg tijdens het Traineeship vorm. Dit proces beslaat alle stappen van het aanmaken van de vacature op InSite en het opzetten van de Werkenbij op OutSite tot het aannemen van de sollicitant.
Marisha Sewradj van Rhoost B.V. heeft dit proces ook ingericht tijdens haar Traineeship. Ze heeft een gehele nieuwe OutSite neergezet voor haar werkgever.
Gary van Koeverden van het Jeroen Bosch Ziekenhuis pakte het inkoopproces op als case. Hiermee kunnen de medewerkers inkoopaanvragen insturen die afhankelijk van de kosten van deze aanvraag via een procuratieschema verschillende wegen bewandelen. Dit proces wordt zo maximaal geautomatiseerd. De aanvragen worden waar het kan automatisch goedgekeurd en als er nog mensen naar moeten kijken, komt de aanvraag automatisch bij de goede manager terecht.
Remco van de Braak van het Admiraal De Ruyter Ziekenhuis heeft tijdens zijn Traineeship het proces van de inkoopaanvraag ingericht. Hij heeft dit in de demo-omgeving ingericht ter voorbereiding op de implementatie.
De inkoopaanvragen zijn bedoeld voor het vastleggen van de inkopen uit het primaire en secundaire inkoopproces. Denk daarbij aan kantoormateriaal, catering, hotelovernachting, softwarelicentie etc. De voorwaarde daarbij is dat alle medewerkers zelf de aanvraag doen en de goedkeuring via de workflow loopt. Via de OCI-koppeling kun je direct bij de webshop van de leverancier je bestelling plaatsen en terug laten komen binnen Profit om te laten goedkeuren via de workflow.
Als je een goede indruk op een nieuwe medewerker wilt maken, is dit een superbelangrijk proces. Als iemand op de eerste dag aan de slag gaat, moet alles op orde zijn. Dus een welkom met een laptop met de juiste software, de juiste autorisatie én een mooie bos bloemen op zijn of haar bureau. Zorg dus dat het onboardingproces strak staat ingericht. Zo weet je zeker dat er bij de relevante afdelingen signalen binnekomen voordat er een medewerker start. Kortom, alles om een goede start te maken.
Sandra van Dijk van Stichting H30 heeft tijdens het Traineeship verzuimbegeleiding in InSite ingericht volgens de Wet Verbetering Poortwachter. Hierbij ondersteunen workflows het totale proces van verzuimbegeleiding. Ze worden gestart vanuit een signaal en zorgen ervoor dat alle wettelijke taken, zoals probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties, etc. worden gestart po het juiste moment. De leidinggevende of bedrijfsarts krijt de taak automatisch in InSite zichtbaar en kan het formulier direct invullen.
Bas Mocking van Qbuzz N.V. heeft tijdens zijn Traineeship een portalpagina gemaakt voor het in- en uitleveren van bedrijfseigendommen. Denk daarbij aan een tablet, laptop, telefoon. Bedrijfseigendommen kunnen ook net zo goed een kist met gereedschap of een ladder zijn. De uitlevering of het inleveren daarvan wordt via de workflow gerealiseerd. Ook heeft hij signalen gebouwd om dit proces te automatiseren.
Lana Santegoets-Jans van Radiotherapiegroep heeft tijdens haar Traineeship de gesprekkencyclus ingericht. Dit om goede doelen te stellen met medewerkers en hierdoor de medewerker te ondersteunen bij zijn/haar ontwikkeling. Met behulp van een doelstellingsgesprek, voortgangsgesprek en beoordelingsgesprek is dit proces volledig geborgd via InSite. Daarnaast heeft ze door middel van competentiemanagement een 360 graden feedback formulier gemaakt.
William Boelhouwer van Vermaat Servicekantoor B.V. heeft tijdens zijn Traineeship een CRM portaal ingericht met relatiebeheer als centraal punt. Door op het hoogste niveau van vastlegging onderscheid te maken tussen organisatie of persoon leg je alleen velden vast die je ook vast wilt leggen. De invoer van nieuwe gegevens binnen InSite gaat via ingerichte profielen. Daarnaast heeft William gebruik gemaakt van het digitaal dossier voor inkomende en uitgaande communicatie.
Kees Ruhe van Stichting Driestoom heeft tijdens zijn Traineeship een vrijwilligersportal ingericht. Als vrijwilliger kan je inloggen op de OutSite portal. De vrijwilliger kan ervoor zorgen dat zijn/haar gegevens up-to-date blijven. Er kunnen declaraties worden ingediend, bijvoorbeeld voor de kosten gemaakt voor de VOG, reiskosten en overige kosten. Als vrijwilliger kan je je ook inschrijven voor een toekomstig evenement. Daarnaast kan de vrijwilliger vragen insturen via de portal en eventueel opzeggen als vrijwilliger. Alles is papierloos en digitaal.
Laureen Willems van Tactus Verslavingszorg heeft tijdens haar Traineeship een delegatieportal ingericht. Binnen de meeste workflows van HRM is het zo dat de direct leidinggevende van medewerker de taak goedkeurt en daarmee de mutatie afhandelt. Denk daarbij aan verlof, declaratie, roosterwijziging en salariswijziging. Die direct leidinggevende wordt bepaald door het organigram, waarbij de manager in een andere laag van het organigram zit dan de medewerkers.
Door middel van het delegatiemodel heb je een mogelijkheid om van deze structuur af te wijken voor een aantal type HRM workflows. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld het beoordelen van de verlofaanvragen overlaten aan een medewerker, niet zijnde de leidinggevende. Je bepaalt per workflow of je met een gedelegeerde wilt werken en je geeft per organisatorische eenheid op aan wie de taken gedelegeerd moeten worden.
Laureen heeft dit proces ingericht in Profit en een portal aangemaakt in InSite. Ze heeft ervoor gezorgd dat de delegatie via InSite aangevraagd en ingetrokken kan worden en dat de medewerker toegang heeft tot een overzicht van de delegaties.
Een case bedenken
De case is de rode draad tijdens het traineeship. Wij adviseren om een case te kiezen waarbij de trainee een heel proces van A tot Z inricht. Dit om te zorgen dat de verschillende onderdelen als workflows, autorisatie en In- en/of OutSite aan bod komen. Op deze manier worden de onderlinge verbanden duidelijk. Het is verstandig vooraf een lijstje te maken met zaken die trainees graag willen leren en dan te kijken of de case hierin kan voorzien.
Als jouw medewerker al wat meer van onze software kent en er binnen de organisatie een aantal kleine cases liggen op gebieden waar jouw medewerker meer kennis van wil opdoen, dat is natuurlijk ook helemaal goed. Zolang er een duidelijk leerdoel is en de trainee tijdens het traineeship geen dingen oppakt die hij of zij al beheerst. Want dat is zonde van de tijd!
De AFAS Succesmeter
Onze software biedt ontelbare mogelijkheden. Als het goed is heb je al inzicht in wat je al gebruikt en wat de plannen zijn van jouw organisatie. Toch zien we regelmatig dat het ontbreekt aan inzicht in wat je juist níet inzet. Een gemiste kans, zeker als je beseft dat je in het abonnement alle functionaliteit wel tot je beschikking hebt. De Succesmeter in de klantportal laat precies zien wat je van de software gebruikt en – belangrijker – waar nog verbeterkansen liggen. En wat andere organisaties gebruiken in jouw branche. Ook handig voor je case bij het Succesbeheer Traineeship.
“Wij vielen voor de visie achter de software”
Piet van der Wal (Directeur/eigenaar) en Paula Franken (Kwaliteitsmedewerker/ Succesbeheerder)
Bij Specialbeds proberen ze het uiterste uit het geautomatiseerde systeem te halen, want kansen missen daar houden ze niet van. Waar ze wel van houden? Van workflows! “Als het systeem je bij de hand neemt, hoef je zelf niet meer na te denken.”
Bedrijfsautomatisering naar een hoger plan tillen
Wie gelooft dat ERP-software niet geschikt is voor kleinere ondernemingen maakt een denkfout. Want het is niet ondenkbaar dat hun geringe omvang mede een gevolg is van het feit dat zij de software een deel van het werk laten doen. Neem het in Putten gevestigde Specialbeds, met negen medewerkers niet bepaald groot. Maar met een directeur/eigenaar die zijn mentaliteit als volgt verwoordt: “Veel ondernemers beschouwen automatisering als een noodzakelijk kwaad. Zo’n houding vind ik echt een gemiste kans.” En kansen wil Piet van der Wal van Specialbeds niet graag missen. Daarom is hij altijd alert op mogelijkheden om de bedrijfsautomatisering naar een hoger plan te tillen. Van der Wal: “We willen het uiterste uit het systeem halen zodat onze medewerkers hun tijd kunnen besteden aan taken waar ze goed in zijn. Ik houd ze ook altijd voor: verricht je nog steeds repeterende handelingen? Laten we dan nadenken over de vraag hoe het anders en beter kan.”
Investeren in beheer én kennis
Vervolgens vroeg Van der Wal aan Franken of ze eventueel bereid was om bij AFAS een Succesbeheer Traineeship te gaan volgen. Dat bleek inderdaad het geval en daarmee was de keuze voor de ERP-oplossing van AFAS definitief. “We kunnen het ons natuurlijk niet veroorloven om hier continu dure consultants over de vloer te hebben. We moeten vooral heel veel zelf kunnen doen”, aldus Van der Wal die zelf altijd al veel affiniteit met computers had en bovendien een tijdje als salesmanager bij een ICT-bedrijf werkte. Bij Specialbeds is Succesbeheerder Franken echter dé AFAS-specialist. “Paula heeft er gewoon heel veel gevoel voor”, zegt Van der Wal. “Het is onvoorstelbaar hoeveel stappen zij heeft gezet dankzij het Succesbeheer Traineeship. De investering in die training was zijn geld dubbel en dwars waard.” Franken volgde gedurende twaalf weken (parttime) het Succesbeheer Traineeship bij AFAS. ”
“Je wordt zo goed begeleid tijdens het traineeship dat je al vrij snel zelfstandig je weg kunt vinden in het systeem. Wat je leert, kun je in de praktijk direct toepassen.”
Paula Franken
Scherp zijn op mogelijke verbeteringen
Wat Van der Wal sterkte in zijn keuze voor Profit was het feit dat AFAS blijft investeren in de ontwikkeling van de software – juist wat hij bij zijn vorige softwareleverancier miste. Ook is hij gecharmeerd van het feit dat het familiebedrijf uit Leusden een duidelijke koers vaart. “Belangrijker nog is het feit dat ze zelf met hun eigen systeem werken en daar uitermate succesvol mee zijn. Want daardoor zijn ze ook kritische gebruikers die altijd heel scherp zijn op mogelijke verbeteringen. Daar profiteer je als klant natuurlijk ook meteen van.”
Specialbeds werkt met meerdere onderdelen van de software. Dat zijn onder andere de onderdelen HR (met uitzondering van de loonadministratie), Financieel, InSite, CRM, Ordermanagement en Projecten. Dat laatste onderdeel is de backbone van ons systeem, legt Franken uit. “Daar hangen weer subonderdelen onder, zoals Abonnementen wat we voor huurbedden gebruiken. Bij storingen aan bedden maken we gebruik van Werkbonnen. Die zijn weliswaar ontwikkeld voor de bouw, maar bij ons functioneren ze ook prima. Als er een storing is maken we een werkbon aan die via een workflow naar de AFAS Pocket App van de medewerker gaat die het probleem gaat oplossen.”
Procesoptimalisatie
Van der Wal en Franken staan te popelen om Ordermanagement op een vergelijkbare manier in te richten als ‘Start uw aanvraag’. De daarvoor benodigde koppeling met InSite is echter nog niet beschikbaar. “Als we die hebben, gaan we zeker een fte besparen”, zegt Van der Wal, die het werken met Profit verder typeert met de woorden ‘gemak en werkplezier’. “En duidelijkheid en structuur’, vult Franken aan.
Wat Franken een groot voordeel vindt van het werken met de software van AFAS is de mogelijkheid om vrije velden te gebruiken.
“Met vrije velden kan ik heel veel van mijn creativiteit kwijt in het systeem. Bovendien vinden wij het leuk om met elkaar te sparren over workflows”.
Paula Franken
Van der Wal denkt er precies zo over. “Van procesoptimalisatie word ik echt blij.” Daarbij laat hij zich overigens graag inspireren door webinars en filmpjes op YouTube. “Maar ik kijk wel kritisch hoor. Ik zag laatst een filmpje waarin enthousiast werd gemeld dat een bepaalde dashboardfunctionaliteit voor klanten beschikbaar was gekomen. Wat er niet bij werd gezegd dat je zo’n dashboard wel zelf moet inrichten.” Op haar beurt houdt Franken steeds nauwlettend in de gaten welke innovaties er tijdens de AFAS Open worden gepresenteerd. Zodat Specialbeds geen kans op verbeteringen laat liggen.
“Het traineeship voelde alsof ik in een snoepwinkel was”
Hakim El Achak (Succesbeheerder bij scholengroep PCOU Willibrord)
Als beheerder kende Hakim AFAS al van diverse koppelingen met andere systemen die hij beheerde. Bij PCOU ging hij direct met AFAS werken. Hakim legt uit: “In het begin huurden we nog een externe consultant in. Ik wil echter alles zelf kunnen en niet afhankelijk zijn van anderen. Dat was mijn drijfveer om veel meer over AFAS te leren.” Het is ook heel prettig dat hij inmiddels een collega AFAS Beheerder heeft. “Samen kunnen we nog meer uit de AFAS halen.”
Openstellen voor AFAS Beheerders
Hij volgde eerst een aantal cursussen, maar had het idee dat die vrij basic waren. “Toen ik begreep dat je met het Succesbeheer Traineeship direct kon meekijken bij AFAS was ik om. Ik wilde graag zien hoe zij hun eigen software inzetten. Hierbij was de positiviteit opvallend. Het is mooi dat AFAS zijn inrichting voor AFAS Beheerders openstelt. Dat gaf mij extra motivatie om onze inrichting te optimaliseren.”
Kennis opzuigen om de software te ontdekken
De combinatie van inzicht in hoe AFAS het doet en toegang tot alle cursussen en kennis maken het traineeship zeer nuttig. “Het traineeship voelde voor mij alsof ik in een snoepwinkel was, waaruit ik van heel veel verschillende dingen kon proeven. Iedereen bij AFAS wilde helpen en die kans heb ik benut. Zo heb ik mijn buddy heel veel vragen gesteld. Door kennis op te zuigen, kon ik alle slimme dingen in de software ontdekken.”
AFAS leren kennen
De keuze voor zijn case was ook gericht op zoveel mogelijk leren. “Mijn case ging over de inrichting van Werving & Selectie in combinatie met onze eigen website. Die keuze heb ik gemaakt omdat ik zo bijvoorbeeld zelf kon werken met workflows en berichtsjablonen. Ik wilde zoveel mogelijk aspecten van AFAS leren kennen en ervaren.”
De autorisatie geautomatiseerd
De manier waarop AFAS de autorisatie heeft ingericht, was een eyeopener voor Hakim. “Het verhaal van Hans Roozen was heel inspirerend. Ik heb die inzichten later toegepast bij PCOU Willibrord. We hebben de autorisatie nu grotendeels geautomatiseerd. De plannen voor komend jaar zijn ook al gemaakt. Dan gaan we de handmatige acties voor de salarisadministratie automatiseren. Bij deze optimalisaties betrekken we de organisatie. Alle wensen komen binnen in ons Change Board dat we zelf in AFAS gebouwd hebben. Zo kan iedereen zien wat we doen om het werk van collega’s leuker te maken.”
Ga écht leren, dan pas bouwen
Voor nieuwe trainees heeft Hakim een aantal persoonlijke tips. “Gebruik zoveel mogelijk tijd van het Succesbeheer Traineeship om écht te leren. Het bouwen komt later wel. Zorg dat je kennis oppikt en probeer je eigen pijnpunten te ontdekken. Juist daar ligt de ruimte om te ontwikkelen. Dus wees leergierig en durf te vragen. Want als je dat doet, kun je alle kennis op een relaxte en zelfverzekerde manier inzetten binnen je organisatie.”
De Succesbeheerder pakt zijn rol
Als Succesbeheerder komen mensen vanuit de gehele organisatie bij hem of haar terecht. Enerzijds is de Succesbeheerder dé inspiratiebron wanneer het op efficiënter en fijner werken aankomt. Anderzijds is hij of zij soms, hoe oneerbiedig ook, het afvoerputje van (IT-)problemen die vervolgens op hun bordje worden geschoven. In het traineeship leert jouw Succesbeheerder hiermee om te gaan. Meer weten over die rol? Lees het hier
Monica Bruggenkamp (Woonfriesland)
Tijdens het traineeship genoot Monica vooral van de sessies waarbij ze dingen zelf moest uitzoeken. “Dat waren de leukste sessies. We kregen dan bijvoorbeeld een aantal meldingen ‘geen autorisatie’ en moesten met het stappenplan op de Help-pagina zelf de oplossing achterhalen. Het is heel bevredigend als de puzzelstukjes dan in elkaar vallen.” Dat gold ook voor haar case. “Na het traineeship had ik de inrichting voor mijn case klaar. Het idee is nu wel om veel meer HR-processen te gaan digitaliseren.”
Jeroen van der Maas (ContactCare)
De case van Jeroen bleek een ideaal vertrekpunt om kennis te maken met veel aspecten van Profit. “Bij de inrichting van het register kwamen heel veel dingen samen. Zo kon ik bijvoorbeeld kennismaken met alle ins & outs van workflows. Maar ook de autorisatie kwam aan bod. Ik ben diep het systeem ingedoken. Daar heb ik veel profijt van als AFAS Beheerder. Hoewel ik een vrij complexe case had, ben ik daardoor ook echt uitgedaagd. Bovendien heb ik optimaal geprofiteerd van alle kennis en ervaring die bij AFAS beschikbaar is.”
Meer verhalen lezen?
Wie gingen je voor?
Bekijk hier de afgestudeerde Succesbeheerders van 2023!
“Werken aan de bagage en power om zelfredzaam te zijn”
Iris Vaarkamp (Opleidingsmanager bij AFAS)
Als verantwoordelijke van het Succesbeheer Traineeship heeft Iris Vaarkamp al heel wat lichtingen trainees zien afzwaaien. En met plezier. “Ik vind het mooi om mee te werken aan de ontwikkeling van mensen en ze veel kennis mee te geven. Natuurlijk wil ik dat ze het traineeship met een ‘blauw’ hart afsluiten. Maar het allerbelangrijkste is dat trainees als Succesbeheerder de kennis en energie hebben om zelfredzaam te zijn. Dus weten wat er met de software kan en in staat zijn zelfstandig een omgeving in te richten en te optimaliseren. Zo zorgen ze dat hun organisatie en collega’s profiteren van onze software.” Ze beantwoordt de belangrijkste vragen die trainees en hun managers haar vaak over het Succesbeheer Traineeship stellen.
Moet elke organisatie een Succesbeheerder hebben?
“In de huidige digitale wereld is software de ruggengraat van heel veel organisaties, ongeacht de producten of diensten die ze leveren. En hoewel ieder bedrijf uniek is, kun je standaardprocessen voor HR, financiën, inkoop of verkoop met software nu eenmaal efficiënter regelen. Een Succesbeheerder weet alles van de software én van de processen in een organisatie. Op die manier kan hij of zij alle processen goed inregelen en blijven stroomlijnen. Hoewel ik weet dat we veel verschillende klanten hebben, is het wel onze droom dat iedere organisatie één of meerdere Succesbeheerders heeft. Soms is een bedrijf gewoon niet groot genoeg. Toch is het zaak om een specialist de tijd en budget te geven om het maximale uit onze software te halen.”
Waarom moet een AFAS-klant zelfredzaam zijn?
“Iedereen staat bij AFAS achter het idee dat klanten zelfredzaam moeten zijn. En dat zijn geen loze woorden. Zeker Succesbeheerders moeten zelf met de software aan de slag kunnen. We helpen je natuurlijk op weg en delen graag onze kennis. Iedereen binnen AFAS draagt daar graag aan bij. Daarom stimuleren we dat de trainees zoveel mogelijk fysiek bij ons op kantoor aanwezig zijn. Daar moeten zij zich 100% op hun gemak voelen. Zo creëren we een veilige omgeving waarin ze vrij zijn om alle vragen te stellen en bij iedereen aan te kloppen. De trainees moeten zich écht een AFAS collega voelen tijdens het Traineeship. Mensen komen niet per se binnen als AFAS-fan maar het doel is natuurlijk om ze wel als fan weg te laten gaan. Ik wil zorgen dat ze ons DNA gaan begrijpen en meenemen naar hun eigen organisatie. Zelfredzaamheid geldt trouwens voor de trainees én voor hun organisatie. Wij willen niet dat een AFAS-consultant bij wijze van spreken een eigen parkeerplaats heeft. En de Succesbeheerder speelt daarbij een sleutelrol. Die doet de inrichting en optimalisatie zelf. Dat schakelt veel sneller, scheelt tijd en bespaart kosten die de organisatie anders aan externe consultants kwijt is.”
Waarom is er een Consultant en vraagbaak?
“Zoals gezegd kan je als trainee bij iedereen binnen AFAS terecht met vragen. Toch is het fijn om je eigen aanspreekpunt te hebben waar je mee kan sparren. Daarom wordt de trainee ingedeeld bij een HRM of ERP Consultant. Samen bespreek je de voortgang en deel je vragen, ongemakken of andere zaken. Omdat je de Consultant niet dagelijks ziet, kunnen de trainees terecht bij de ‘vraagbaak’. Dit zijn Support medewerkers bij wie ze langs kunnen gaan voor hulp. De werkplekken van de trainees bevinden zich eveneens op de Supportafdeling zodat de lijntjes kort zijn. Alles om te zorgen dat mensen zich thuis voelen en hun tijd bij ons maximaal benutten voor hun eigen ontwikkeling. We stimuleren mensen altijd om zich uit te spreken. Dan kunnen wij handelen en bijvoorbeeld extra sessies organiseren. We regelen alles wat nodig is! Dat betekent trouwens niet dat we alle antwoorden maar gewoon oplepelen. We zetten de bordjes uit, maar het is aan de trainee zelf om de route te bepalen. De Consultant is daarbij de gids, want na het traineeship moeten Succesbeheerders het wel zelf kunnen.
Wat is het voordeel van werken aan een eigen case?
“AFAS biedt een uitgebreid aanbod cursussen en opleidingen. Die zijn echter hoofdzakelijk gericht op basiswerkzaamheden of juist meer specifieke onderdelen. In bepaalde gevallen is dat voldoende. Als het echt gaat om inrichting en optimalisatie is het vaak een ander verhaal. De demo’s in de cursussen zijn zeker waardevol, maar de praktijk is niet in een demo te vangen. Werken in een eigen omgeving is het beste om de software volledig te doorgronden. Bovendien is er dan een directe link met de eigen organisatie, die soms net weer afwijkt van de standaard. En in sommige gevallen is dan toch weer de hulp van een consultant nodig. Om dat te voorkomen, is het Succesbeheer Traineeship gebaseerd op een eigen praktijkcase. Werken en leren in de eigen omgeving en met eigen data. Dat is volgens ons de manier om het snelst meters te maken en opgedane kennis concreet toe te passen. En direct iets op te leveren aan de organisatie.”hoe hij zijn rol als AFAS Beheerder wil invullen. “De business is leidend en als beheerder denk ik mee. Als zij hun wensen aangeven, kan ik deze vertalen naar de juiste functionaliteit. Door het traineeship ben ik goed voorbereid om duidelijk aan te geven wat er allemaal met AFAS kan en hoe we processen slimmer kunnen inrichten.” Het project met de salesafdeling onderstreept dat deze aanpak werkt. “Samen met de testgroep zorgen we nu dat alles goed werkt bij de livegang. Op die manier zorgen we samen voor een snelle acceptatie en kunnen we ons daarna snel richten op de verdere doorontwikkeling.”
“Mensen komen niet per se binnen als AFAS-fan maar het doel is natuurlijk om ze wel als fan weg te laten gaan. Ik wil zorgen dat ze ons DNA gaan begrijpen en meenemen naar hun eigen organisatie. ”
Iris Vaarkamp
Waarom is er veel aandacht voor softskills?
“We kunnen trainees nog zoveel handvatten bieden, uiteindelijk moeten ze het zelf gaan doen. In de praktijk zijn kennis en ervaring alleen onvoldoende om AFAS succesvol te optimaliseren. Dat vraagt ook andere vaardigheden of softskills. Een Succesbeheerder kan nog zulke mooie dingen maken, maar collega’s moeten er wel mee willen werken. Dat gaat niet vanzelf. Het is dus van belang dat trainees ontdekken hoe mensen werken en wat ze willen. Daarom is het cruciaal om managers en collega’s steeds mee te nemen in de activiteiten en ze bovenal de meerwaarde te laten ervaren. Dat doen we onder andere met aandacht voor omgaan met weerstand, projectmatig werken en met presentatievaardigheden. Mensen vinden verandering altijd spannend. Daarnaast heeft automatisering soms een negatief imago en ervaren mensen het als eng. Dat is de reden om trainees goed te bewapenen om hun eigen werk en het werk van hun collega’s leuker en makkelijker te maken.”
Het Succesbeheer Traineeship is in vier smaken beschikbaar, waarom?
“De standaardduur van het Traineeship is 8 weken waarin de trainees 3 dagen per week met het Traineeship bezig zijn. De afgelopen jaren zagen we dat het kennis- en ervaringsniveau per trainee verschilt. Met deze inzichten hebben we de grens bij een jaar ervaring gelegd. Dus heeft een trainee minder dan een jaar ervaring met de software, dan is het een beginbaas. Een eindbaas heeft meer dan anderhalf jaar ervaring. Die trainee kent de software en kan een workflow inrichten. Omdat deze grens niet keihard is, krijgt iedere kandidaat een intake om een goede inschatting te maken. We hebben een programma, maar stemmen dat zo nodig af op het persoonlijke niveau en specifieke wensen. Dat geldt voor het programma en de keuze van de Consultant en mede-trainees. Het besluit voor de opzet van een parttime variant, 2 dagen per week 12 weken, ligt in het verlengde hiervan. Sommige trainees werken maar 3 of 4 dagen per week en kunnen daardoor geen 3 dagen per week bij ons zijn. Ook deze groep kan nu toch het Succesbeheer Traineeship volgen.”
“In de praktijk zijn kennis en ervaring alleen onvoldoende om AFAS succesvol te optimaliseren. Dat vraagt ook andere vaardigheden of softskills.”
Iris Vaarkamp
Wat is nou de opbrengst van het traineeship?
“Dat is eenvoudig. Het Succesbeheer Traineeship is een eenmalige investering met een hoge ROI. Natuurlijk vraagt het investeringen in geld en tijd, maar de case levert een organisatie wel direct rendement op. Onze vuistregel is dat de case die de trainee oplevert aan het einde van het Succesbeheer Traineeship gelijk staat aan zes dagen consultancy. Door tijd te investeren, en onderdeel van de AFAS-bubbel te worden, kunnen trainees echt grote stappen zetten. Ze leggen een stevig fundament om uiteindelijk zelfstandig – én samen met collega’s – optimalisaties door te voeren. Afgestudeerde trainees kunnen zelfstandig aan de bak met toegang tot alle beschikbare kennis en ervaring. Bovendien kunnen ze sparren met collega-succesbeheerders. Ze doen dus kennis en kennissen op!”