Het is een doodzonde waar veel organisaties zich nog steeds schuldig aan maken: gegevens laten overtikken in de backoffice, handmatig de foutieve invoer herstellen of zelfs nog druk zijn met (handgeschreven) post. Waarom het zo belangrijk is dat ‘dom’ werk zo snel mogelijk tot het verleden gaat behoren? Dat leggen we je uit.
Als softwareleverancier is het logisch dat wij automatisering als een religie prediken, maar ook alle medewerkers profiteren van ‘dom’ werk overbodig maken. Zoals in fabrieken ook niet meer ieder boutje handmatig in ieder moertje hoeft te worden gedraaid, moet het nu ook eindelijk eens gedaan zijn met al dat domme ‘overklopwerk’. Enkele realisaties die je net dat zetje kunnen geven om datgene te automatiseren wat de geest doodt. De mogelijkheden zijn er, dus waarom zouden we ze niet gebruiken?
Een korte doch gevleugelde uitspraak, waar (vanzelfsprekend) een kern van waarheid inzit. Niet dat iemand die met een universitaire graad wordt aangenomen vervolgens IQ-loos weer de deur uitloopt, maar intelligentie is wat dat betreft als water: het moet vloeien. Handelingen die je constant herhaalt stimuleren het brein niet: het wordt werk op de automatische piloot en daar word je in ieder geval niet slimmer van. Nou zijn ‘niet slimmer’ en ‘dommer’ worden geen synoniemen voor elkaar, maar een andere gevleugelde uitspraak – ‘stilstand is achteruitgang’ – vat perfect samen waarom het niet bevorderlijk is om ‘dom’ werk als een gegeven te beschouwen.
De lopende band zorgde ervoor dat medewerkers hun werkplek niet meer hoefden te verlaten en de automatisering heeft op zijn beurt taken die eerst nog door mensen werden uitgevoerd naar machines overgeheveld. Dat gebeurde niet zonder reden: beide ontwikkelingen hebben de arbeidsproductiviteit fors verhoogd, waardoor prijzen fors werden verlaagd. We kunnen dus, ook zonder ingewikkelde wiskunde, stellen dat dom werk geld kóst: alle zich herhalende taken die je niet digitaliseert drijven de kosten van je product en/of dienst alleen maar op.
Geestdodend werk is niet alleen een teken van inefficiëntie: het betekent in veel gevallen ook dat je je gegevens niet makkelijk bereikbaar en/of op één plek hebt staan (immers: waarom zouden er anders zoveel domme werkuren in gestopt moeten worden?). Staan alle data op één centrale plek opgeslagen, dan kun je vanuit daar altijd verder. Efficiëntie versterkt efficiëntie, want plots kun je realtime gaan analyseren wat er efficiënter kan binnen je organisatie. Win-win-win dus.
4. Dom werkt levert geen toegevoegde waarde
Of je moet toevallig een bedrijf zijn dat diens hele core business heeft geankerd rond het overtypen van gegevens: in alle andere gevallen levert dom werk géén toegevoegde waarde op. Er is niemand die een factuur betaalt, omdat je zo mooi alles wat al bestond hebt gekopieerd. Door ‘overkloppen’ te automatiseren houden je werknemers meer tijd over om wél toegevoegde waarde te leveren. Inzichten creëren, het verschil maken, de klant adviseren, misschien zelfs wel verrassen: zaken waar ze wél voor willen betalen en waarvoor ze je klant willen zijn en blijven.
Een succesvolle onderneming is zo sterk als het zwakst ingerichte bedrijfsonderdeel, dus zorg ervoor dat íéder aspect van je bedrijfsvoering bij de tijd is. Het automatiseren van geestdodende taken zoals de facturatie, het versturen van aanmaningen en het in bulk versturen van nieuwsbrieven maakt dat ook de meer repetitieve werkzaamheden van kwalitatief hoog niveau zijn, maar weinig tijd meer kosten. Door te automatiseren worden bedrijfsprocessen en dus ook pijnpunten inzichtelijk en kun je dus sneller verbeteringen doorvoeren. Automatiseren brengt je gehele bedrijf dus verder: begin er dus mee!
Repetitief, dom werk vraagt constant om tijds- en arbeidsintensief onderhoud: hierdoor ben je niet bezig om werkzaamheden en bedrijfsprocessen te optimaliseren, maar juist om ze überhaupt lopende te houden. Beheren in plaats van optimaliseren dus. Door dom werk te automatiseren kun je dit omdraaien: de software verzekert je dat je werkzaamheden hoe dan ook doorlopen, waardoor jij in staat bent om de workflows waar ze binnen vallen te perfectioneren.
Het is duidelijk: gegevens overkloppen is niet meer van deze tijd. Automatiseren dus, want je behoudt ambitieus en kundig personeel, optimaliseert je eigen werkprocessen én houdt meer tijd over om toegevoegde waarde te leveren richting de klant.