Hoe je als snelgroeiend bedrijf perfect zicht op je voorraad houdt

4 minuten
348

Vooruit durven denken en kansen grijpen. Dat zijn dé kenmerken van Technotape International. De handelsonderneming die al 30 jaarindustriële tapes importeert en verkoopt is nieuwe producten gaan omarmen. De verkoop daarvan loopt gesmeerd, maar leidde ook tot nieuwe inzichten en uitdagingen. “Achter de schermen ondersteunt de ERP-oplossing van AFAS met daaraan gekoppeld een specialistische voorraadmanagement tool. Die twee systemen samen geven ons al het inzicht in het voorraadbeheer dat we nodig hebben om te kunnen groeien”, stelt Bonne Klein Woolthuis, managing director van Technotape.

“Als je wil racen, moet je ervoor zorgen dat je ruitenwissers niet klapperen.” Met die uitspraak doelt Klein Woolthuis op de investeringen die Technotape heeft gedaan in IT en die het nu gebruikt om zo efficiënt mogelijk te werken en klanten te bedienen. “In ons geval zijn dat de ERP-oplossing van AFAS en Slim4 van Slimstock waarmee we goed grip hebben op het voorraadbeheer. De systemen zijn hard nodig, want in een paar jaar tijd is de omzet van het bedrijf gegroeid met een factor 4.”

Consequenties voorraadbeheer

De nadruk op goed voorraadbeheer is iets wat samenviel met de nieuwe strategie: het omarmen van de import van nieuwe producten. Technotape verkoopt inmiddels ook artikelen als gepersonaliseerde hoesjes voor smartphones, een producten met een veel kortere levenscyclus dan de bekende industriële tapes. “Niet teveel bestellen en tijdig stoppen met de inkoop en verkoop kenmerken deze artikelen en dat heeft nogal wat consequenties voor je voorraadbeheer. Inzicht in wat je hebt besteld, wat er nog op voorraad ligt en wat je verwacht te verkopen is echt van groot belang. Heb je dat inzicht niet, dan heb je in no-time te maken met teveel of juist te weinig voorraad.”

Zicht op workflow inkooporders

De werkwijze die Technotape International hanteert is om de voorraadbehoefte te analyseren in Slim4, de bestelvoorstellen met behulp van een koppeling in de software van AFAS over te nemen en daarna om te zetten in een order. AFAS Software geeft Technotape zicht op alle workflows die spelen rond inkooporders. “De software geeft ons de mogelijkheid om tijdig met de productie te starten als een order is bevestigd, om vervolgens de artikelen tijdig te verschepen en de aankomsttijden in de haven helder te hebben. We hebben echt op elk gewenst moment een perfect beeld van de economische voorraad.”

Grote omzetgroei, kleine voorraadtoename

De groei van de omzet met een factor 4 leidde bij Technotape slechts tot 40-50 procent extra voorraad. Dat is opvallend, maar heeft naast met de software ook voor een belangrijk deel te maken met de beslissingen die de handelsonderneming neemt. “We managen nu grote aantallen producten met relatief weinig mensen. Dus zijn we gedwongen om in overleg te treden met onze klanten en ze te vragen naar de forecast van het bedrijf. We moeten dat echt goed afstemmen en dit lukt ons tot nu toe altijd in goed overleg.”

Grenzen opzoeken bij inrichting ERP

In het pre AFAS Software en Slim4 tijdperk vonden meer handelingen plaats op basis van gevoel en Excel. Minimale en maximale voorraden waren eveneens vastgesteld, maar niet zoals nu het geval is. “Overigens is het aspect gevoel niet helemaal verdwenen, je kunt niet alles bepalen op basis van berekeningen”, stelt Klein Woolthuis. Software neemt wel een veel belangrijke rol in dan in het verleden, getuige de investering in ERP-, voorraadbeheer-, warehouse management software en een vervoerderskoppeling. “Vooral de software van AFAS is heel mooi ingericht, waarbij we de grenzen hebben opgezocht van wat er in het systeem mogelijk is. We maken optimaal gebruik van de mogelijkheid om vrije velden, tabellen en kruistabellen aan te maken. Die vrije inrichting is vooral belangrijk omdat we hiermee meer info aan de artikelgegevens kunnen toevoegen.”

Geïntegreerd softwarelandschap

De investering die Technotape International in IT heeft gedaan is stevig. “Ik raak geïnspireerd door bedrijven die hun zaakjes goed op orde hebben. We hebben een strategische verandering doorgevoerd, maar dat moet je doen als je hard wil gaan. Durven is belangrijk en dat betekent dus dat je niet moet rijden met klapperende ruitenwissers.” De keuze voor AFAS, in 2010, was de eerste stap op weg naar het IT-landschap van de handelsonderneming. Het aantal gebruikers was destijds 15, nu zijn dit er 22. De stijging is klein, zeker in verhouding tot de omzetgroei, maar volgens Klein Woolthuis een direct gevolg van het goed geïntegreerde softwarelandschap. Veelgebruikte modules, aanvullend aan de financiële en voorraadbeheersoftware, zijn CRM en de dossiers in AFAS Software. “Die maken zeker ook deel uit van het succes om nu met een paar extra mensen veel extra werk te verzetten.”

Van intern inzicht tot extra klantinfo

Het overzicht dat Technotape International intern heeft weten te creëren geeft het ook door aan klanten. “Die waarderen dat absoluut. We zijn veel opener dan in het verleden over onze prestaties. Backorders hebben we geautomatiseerd, verwachte levertijden geven we continu door.” De leverprognoses die de onderneming afgeeft zijn veel accurater als gevolg van continue monitoring. Ook zijn de consequenties van een ‘mooie order’ volgens de managing director veel sneller en beter zichtbaar. “We zien direct of we voldoende voorraad overhouden voor onze vaste klanten. Het zijn de connectoren tussen de systemen die hierbij op de achtergrond een sleutelrol spelen.” Volgens Klein Woolthuis ziet hij regelmatig ondernemers proberen te kopiëren wat Technotape International doet. “Een goed idee hebben is één, maar voldoende kunnen investeren in voorraad en in onmisbare IT-tools is een tweede. Daarop loopt het vaak spaak. Ook dat moet je kunnen of aandurven.”

Meer inspiratie?

Bekijk alle artikelen

Vol met tips, inspiratie en prachtige fotografie!

Lees ook eens deze:

Begin met typen en druk op enter om te zoeken