E-hrm bestaat al vele jaren. In die periode is het onherkenbaar veranderd. Van complexe, gebruiksonvriendelijke en dure technologie is e-hrm veranderd in een vlotte en onmisbare HR-tool voor elke HR-manager. Waar E-HRM vroeger alleen beperkt bleef tot personeelsadministratie gaat het tegenwoordig veel breder dan dit. Juist omdat e-hrm zo’n hoge vlucht heeft genomen, staan we stil bij dit bijzondere hulpmiddel. E-hrm is immers niet meer weg te denken uit ons werkende leven!
In het kort omschreven is e-hrm het inzetten van technologische hulpmiddelen om het menselijk talent optimaal te benutten. Dankzij e-hrm kunnen organisaties hun doelstellingen waarmaken om het menselijk potentieel beter te benutten. Zo bevordert e-hrm het matchen van talent aan de juiste taken en verantwoordelijkheden, het sturen op resultaat, de personele doorstroming, de productiviteit en het gericht ontwikkelen van medewerkers.
Anders dan de term ‘e-hrm’ doet vermoeden is technologie niet de doorslaggevende factor. De bijdrage van de technologie bestaat uit het vastleggen en beschikbaar stellen van data en de mogelijkheid om die data strategisch te gebruiken. Dat stelt organisaties in staat om snel te reageren op veranderingen en het HR-beleid daar op aan te passen.
Als verschijnsel bestaat e-hrm al vele jaren, maar dit was vroeger niet meer dan het automatiseren van administratieve processen. Tegenwoordig wordt de techniek veel uitgebreider ingezet en hebben managers met e-hrm actueel inzicht in belangrijke stuurinformatie. Denk hierbij aan beschikbare mankracht, scholingsbehoefte, budgetbeheer en ontwikkeling van de personeelskosten.
Daarbij hebben medewerkers bovendien toegang tot een HR-portaal waar ze alle informatie over de organisatie en zichzelf kunnen vinden. Ze kunnen hiermee bijvoorbeeld zelf online verlof aanvragen en verzuim registreren. Door de actuele beschikbaarheid van informatie veranderen niet alleen de werkprocessen, maar ontstaat ook een betrokken organisatiecultuur.
Er komen dus bepaalde verantwoordelijkheden bij de individuele medewerker te liggen, terwijl er tegelijkertijd een verregaande automatisering van processen plaatsvindt. Deze werkwijze ontzorgt de HR-afdeling. Steeds minder tijd en aandacht gaan verloren aan beheersmatige zaken, waardoor HR zich kan toeleggen op strategische vraagstukken.
Waar voorheen alleen de HR-afdeling verantwoordelijk was voor de HR-administratie, is het tegenwoordig mogelijk om via e-hrm de hele organisatie te betrekken bij het medewerkersprocessen. Managers en medewerkers kunnen voortaan zelf belangrijke zaken altijd en overal digitaal raadplegen en wijzigen. Mutaties worden direct in de administratie verwerkt en excel sheets worden overbodig. Maar e-hrm betekent meer dan dat. Het maakt de hele organisatie slagvaardiger en productiever.
Maar liefst 71 procent van de Nederlandse HR-professionals verwacht dat zijn of haar functie de komende tijd gaat veranderen. Dat blijkt uit het onderzoek ‘HR-Trends 2019-2020’ van adviesbureau Berenschot, uitgeverij Performa en AFAS Software, uitgevoerd onder bijna 2.000 HR-professionals. De afdeling HR wordt minder operationeel en meer adviserend, waardoor er steeds minder mensen nodig zijn. Het kost tijd en geld als HR niet toekomt aan deze strategische rol vanwege het ontbreken van goede technische ondersteuning voor de operationele zaken. HR hoeft door e-hrm minder te sturen op de uitvoering van processen en kan tijdig signaleren waar processen stagneren. Ook wordt het genereren van data en kerncijfers veel eenvoudiger. E-hrm biedt voordelen voor alle partijen in en rondom de organisatie.
Medewerkers kunnen met e-hrm veel zelf regelen, zoals verlofregistratie en declaraties. Hierdoor versnellen de processen en worden anderen ontlast van administratieve tussenstappen. Betrokkenen kunnen met één muisklik alles ineens overzien, zonder dat dit veel tijd kost. Ook kunnen medewerkers zelf aanvullende HR-informatie vinden, waardoor de HR-adviseur minder tijd kwijt is aan het beantwoorden van vragen.
De lijnmanager is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers over allerlei zaken rondom het HR-beleid. Managers vinden deze informatie eenvoudig terug met e-hrm en kunnen veel stuurinformatie vinden, bijvoorbeeld over de frequentie van verzuim, het aantal opgenomen verlofdagen, eerdere beoordelingen en de salarisontwikkeling van hun medewerkers.
Als het werving & selectieproces wordt geïntegreerd in het e-hrm systeem, kunnen ook deze processen worden vereenvoudigd. Sollicitanten kunnen dan hun CV en andere documenten uploaden en op elk moment de voortgang van de solliciatieprocedure bekijken. Maar het is ook mogelijk dat sollicitanten hun status bijwerken zodra ze onverwacht niet meer beschikbaar zijn.
Het delen van documenten is veel eenvoudiger als dit geïntegreerd is in een e-hrm systeem. Alle relevante informatie is direct te vinden en er is minder overleg nodig om iedereen op de hoogte te brengen van de actuele stand van een project of proces. De gehele organisatie is met e-hrm aan elkaar verbonden en interne tegenstrijdigheden komen zo veel sneller aan het licht.
Door de toename van het aantal zzp’ers in Nederland en hun inzet in vele bedrijven, zal de afdeling HR ook meer taken krijgen om de communicatie met deze groep te verbeteren. Als je zzp’ers of flexibele medewerkers voor langere tijd aan je organisatie wilt verbinden, is een goede informatievoorziening immers zeer belangrijk. Daarnaast kun je ook denken aan het digitaal indienen van declaraties, registratie van de projectvoortgang en het vastleggen van beschikbaarheid.
Begin allereerst met de strategische doelen die jij en je organisatie hebben en vertaal die naar concrete punten waarop je wil dat e-hrm software ondersteunend moet zijn.
Als je bijvoorbeeld als P&O-afdeling meer kwaliteit wilt leveren met minder mensen, stel jezelf dan vragen als: ‘Kan ik met deze software het lijnmanagement voorzien van de juiste cockpits?’ en ‘Kunnen medewerkers gemakkelijk hun digitale dossier inzien?’
Vergelijk software op basis van of een applicatie echt is geïntegreerd. Een heel simpele controlevraag die je als klant aan een potentiële leverancier kunt stellen, is: ‘Kun je nu live laten zien hoe mijn medewerker met één druk op de knop een compleet ingevulde werkgeversverklaring inclusief onregelmatigheidstoeslag kan afdrukken?’ Is dat niet mogelijk? Dan is de e-hrm niet echt geïntegreerd en moet je stappen ondernemen. Je hoeft de leverancier niet te vragen of je bij een medewerker ook een voornaam, achternaam en bsn-nummer kunt vastleggen, want dat kan namelijk altijd. Wat je de leverancier wel moet vragen, is zijn visie op HRM en salarisverwerking voor de komende vijf jaar. En: vraag hem alles ook echt live te laten zien. Powerpoints kunnen er mooi uitzien, maar zijn geen garantie voor de werkelijkheid.
‘Kun je nu live laten zien hoe mijn medewerker met één druk op de knop een compleet ingevulde werkgeversverklaring inclusief onregelmatigheidstoeslag kan afdrukken?’
Overstappen naar een nieuw softwarepakket doen de meeste HR-professionals maar één keer in hun carrière. Dat is te weinig om het implementeren goed in de vingers te krijgen. En meteen de reden waarom er vaak tegenop wordt gezien.
Menig lid HR-professional waant zich in een snoepwinkel wanneer alle mogelijkheden van een nieuw softwarepakket duidelijk zijn. Maar als de inkt onder het koopcontract eenmaal gedroogd is, dient de implementatiefase zich aan. Dan maakt de euforie nog weleens plaats voor lichte scepsis. Want waar te beginnen? Hier volgen een aantal tips.
Wie denkt met het aanschaffen en implementeren van een nieuw e-hrm systeem klaar te zijn voor de beloofde efficiëntie en kostenbesparingen, rekent zich te gemakkelijk rijk. Heb je de implementatiefase eenmaal achter de rug, dan begint het optimaliseren van de werkprocessen. Pas daarna bereikt een organisatie de beloofde efficiency en kostenbesparingen. Daarom dient ook optimaliseren een goed ingebouwde kernactiviteit te zijn. Zie optimaliseren als een filosofie om alles uit je e-hrm software te halen.
Bij sommige bedrijven sluit de optimalisatiefase naadloos aan op de implementatiefase. Andere bedrijven lassen een pauze in om de krachten opnieuw te verzamelen en de medewerkers voor te bereiden op de volgende stap in het traject. Waar je voor kiest, maakt niet zoveel uit, zolang je maar beseft dat optimaliseren op de agenda moet blijven staan. Het liefst structureel.
Vacatures worden goed in de gaten gehouden en het aanbod is aanzienlijk. Je wilt natuurlijk dat die talenten jouw vacatures vinden en bij jouw organisatie komen werken. Daar hebben de meeste organisaties een eigen werken-bij site voor online staan. Maar wat moet daarop komen? En hoe blijf je in contact met een sollicitant via de site?
Met nieuwe software en technieken kunnen oude, ingeslepen gewoonten vaak makkelijker, sneller en kostentechnisch efficiënter worden. Maar daar is lef voor nodig. “Dat doen we al jaren zo en dat werkt toch prima?”. In deze blog vertellen we over de voor- en nadelen van de salarisadministratie zelf doen of uitbesteden.