HR Software kiezen in 5 handige stappen

4 minuten
245

Voor een professionele HR-afdeling is een goed informatiesysteem onmisbaar. Maar welke HR software sluit aan bij de strategische doelen van je afdeling en de organisatie? Welke processen moeten echt verbeterd worden in je organisatie en welke rol wil je dat HR daarin speelt?

Begin met het einde in gedachten – Steven Covey.

Voordat je bezig gaat met het kiezen van nieuwe HR software, is het goed om te bedenken wat je er uiteindelijk mee wil bereiken. Schrijf voor jezelf op welke ambities en doelen de HR-afdeling en de organisatie hebben. Een goede manier om dit te doen is om een business case te schrijven. Een business case kan ook helpen om het management en de organisatie te overtuigen van de noodzaak van nieuwe eHRM software. Tips voor het schrijven van een goede business case vind je hier. Met een goede business case op zak kun je de volgende stappen doorlopen om je te helpen in het proces van softwareselectie:

Stap 1. Breng je huidige HR-processen in kaart

De behoefte voor een nieuw systeem komt ergens vandaan. Dat kan de noodzaak zijn om meer kwaliteit te leveren als afdeling of het verleggen van de focus van de afdeling naar een meer strategische rol. In ieder geval is het noodzakelijk te bepalen hoe de belangrijkste processen op de afdeling en in de organisatie lopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan on- en offboarding, verlof en verzuimmeldingen, maar ook werving en selectie. Waar worden vacatures geplaatst? Wie beslist dat? Waar komen kandidaten daadwerkelijk de organisatie binnen? De belangrijke vraag die je daarna moet stellen is als volgt: Wil je dat ook in het nieuwe systeem? Weet dat je processen alleen maar efficiënter kunt maken als je weet waar je kunt besparen. Een handige manier om dat in kaart te brengen is na te gaan waar iedereen op de afdeling op een dag het meeste tijd aan besteed. Is dat het verwerken van verlof en verzuim? Dan is dat een goed startpunt voor optimalisatie.

Stap 2. Sta open voor best-practices uit de markt

Na het in kaart brengen van de huidige processen in je organisatie is het goed om te beseffen dat de huidige manier niet per se de beste is. Organisaties willen vaak tegen beter weten in vasthouden aan het oude en staan niet open voor de best-practices uit de branche. Het is natuurlijk gemakkelijk wanneer nieuwe software aansluit op bestaande HR-processen: ‘Want zo deden we het altijd’. Maar is dat wel de meest effectieve manier? Implementatie van nieuwe software is hét moment om de organisatieprocessen te verbeteren, maak daar gebruik van. Maak hierbij ook gebruik van de expertise van de softwareleverancier en vraag welke functionaliteiten de nieuwe software allemaal heeft en hoe je die optimaal kunt benutten. Al denk je het misschien beter te weten dan de verkoper – het is ten slotte jóuw organisatie en het zijn jóuw HR-processen – vergeet niet dat een goede verkoper erg veel organisaties van binnen kent en goed kan beoordelen wat werkt en wat niet.

Stap 3. Bedenk wat je uit de HR software wil halen

Het nieuwe systeem moet informatie zichtbaar maken voor HR, maar ook voor de medewerkers, managers en directie. De vraag is: welke informatie mis je nu of duurt lang om te achterhalen? Denk hierbij aan verzuimpercentages en openstaande verlofsaldo’s voor het management en salarisstroken en personeelsdossiers voor individuele medewerkers. Wil je dit soort gegevens (gedeeltelijk) zichtbaar maken, dan kan de leverancier vertellen of dat eenvoudig werkt in het betreffende systeem. En wat de rapportagemogelijkheden zijn die standaard in het pakket zijn ingebouwd.

Stap 4. Oriënteer je, waar kun je uit kiezen?

De volgende stap in het selectieproces van nieuwe HR software is ontdekken wat er op ‘de markt’ is. Informatie verzamelen dus. Dat kan bij blogs van experts, of bij websites over HR-technologie en vergelijkingssites die alle functionaliteiten van verschillende leveranciers op een rijtje zetten. Natuurlijk delen leveranciers zelf ook informatie over het HR-proces waar zij oplossingen voor aanbieden. Als je weet welke ontwikkelingen en oplossingen er zijn, dan is de volgende stap uitzoeken welke leverancier het best aansluit bij de wensen van jouw organisatie en deze uit te nodigen voor een presentatie en demonstratie.

Waarschijnlijk houdt de leverancier een overtuigend verkooppraatje, dus het is aan jou om scherp te blijven. Stel dus de juiste vragen. Je hoeft de leverancier niet te vragen of je bij een medewerker ook een voornaam, achternaam en BSN-nummer kunt vastleggen, want dat kan namelijk altijd. Wat je de leverancier wel moet vragen, is zijn visie op HRM en salarisverwerking voor de komende jaren. Welke trends zien ze in de markt? En: vraag hem alles ook echt live te laten zien. Powerpoints kunnen er mooi uitzien, maar zijn geen garantie voor de werkelijkheid. Bovendien krijg je dan direct een indruk van hoe de software werkt en hoe de mensen uit jouw organisatie erop reageren.

Wees kritisch en lees tussen de regels door. Werkt de leverancier bijvoorbeeld zelf met de eigen software en kan hij uit eigen ervaring vertellen wat de plus- en minpunten zijn? Heeft de leverancier referenties van klanten uit jullie branche die je mag checken? Zorg ervoor dat de leverancier bewijst dat de technologie werkt op de manier zoals jij dat wilt. Vraag bijvoorbeeld of de verkoper een demonstratie kan geven in jullie eigen bedrijfsomgeving.

Stap 5: Bereid je voor op de implementatie?

Een goede leverancier ondersteunt bij de implementatie, is sparringspartner en heeft veel kennis van de processen en de branche waar je in zit. Om de implementatie een succes te maken moeten medewerkers zich zelf ook verdiepen in de nieuwe applicatie zodat je vragen vanuit de organisatie kunt beantwoorden en het optimalisatieproces door kunt zetten ook na de implementatie. Je kunt je verder voorbereiden door onderzoek te doen naar de houding van je medewerkers t.o.v. eHRM en hoe je omgaat met weerstand in de organisatie. Realiseer je dat de implementatie van nieuwe software vaak meer een menselijk veranderproces is dan een technische uitdaging.

Volg de ontwikkelingen op jouw vakgebied, inventariseer wat mogelijk is en wat bij jouw organisatie past. Goede automatisering minimaliseert immers administratieve handelingen en zorgt dat jij als HR-professional tijd hebt voor bijvoorbeeld strategisch advies en de focus op jouw medewerkers.

Bekijk ook de toolkit

speciaal voor HRM professionals

20+ tools, downloads, podcasts, checklists en whitepapers!

Lees ook eens deze:

Begin met typen en druk op enter om te zoeken