Een nieuw HR-systeem? Start met een sterke businesscase

2 minuten
432

Het maken van een businesscase kan helpen om geld te krijgen voor het inzetten van nieuwe of andere HR-technologie. Niet alleen om de CFO te overtuigen dat de inzet van de juiste HR-tools geld oplevert, ook om de CEO achter je plan te krijgen. Door de inbreng van onderstaande drie punten kan de directie niet meer om je businesscase heen.

Schrijf je een businesscase, omdat je nieuwe HR-software wil aanschaffen? Breng dan deze drie punten in. Dan wordt je businesscase ijzersterk.

1. Maak duidelijk welk organisatieprobleem de software oplost

Leg het verband tussen de uitdagingen van de organisatie en het probleem dat de tool oplost. Hoe draagt het sneller vinden van medewerkers bij aan omzetgroei, hoe bespaart het automatiseren van de salarisuitbetalingen kosten, of hoe zorgt een werknemer die gewaardeerd wordt om zijn talent voor een betere klanttevredenheid? Kun je die link zelf moeilijk leggen, vraag advies bij de leverancier. Zij hebben vaak al ervaring bij andere organisaties en kunnen daardoor voorbeelden geven hoe andere bedrijven geholpen zijn.

2. Kwantificeer de oplossing

Het maken van een sterke businesscase voor HR is niet makkelijk; de voordelen zijn niet meteen te kwantificeren, vaak gaat het om een verbetering van kwaliteit. En daar gaat het ook vaak mis bij het schrijven van een businesscase voor HR-tools; het tastbaar maken van de betere kwaliteit wordt vergeten. Door het sneller vinden van personeel, hoeft er minder lang worden geworven en kan een nieuwe werknemer sneller aan het werk. Laat zien welke kostenbesparing dat tot gevolg heeft. Zorgt de tool voor een hogere betrokkenheid? Dat heeft gevolgen voor de productiviteit. Bereken hoeveel sneller een werknemer aan de slag kan bij een nieuw project, omdat hij productiever is.

3. Praat met betrokkenen

Vaak krijgt niet alleen een HR-afdeling te maken met een nieuwe tool, ook voor andere afdelingen kan het gevolgen hebben. Denk na wie te maken krijgt met de nieuwe tool, en ga in gesprek met (een deel van) deze afdelingen of werknemers. Zo hoor je hoe deze tool ze kan helpen, maar ook waarom ze de software niet zouden willen gebruiken. Omdat het meer tijd kost bijvoorbeeld. Belicht in jouw businesscase de uitkomsten van deze gesprekken, en ook in dit geval geldt, kwantificeer zowel de voor- als nadelen. Misschien kost het werken in de tool inderdaad meer tijd van de werknemers of managers, maar zorgt het op andere vlakken juist voor voordelen die meer geld opleveren.

Kortom, als je kunt aantonen dat een HR-tool van waarde kan zijn voor de hele organisatie, zowel kwalitatief als kwantitatief, dan kan de directie niet meer om jouw plan heen. Heb je eenmaal mandaat dan kun je het proces in van de software kiezen die bij de strategische doelen van jouw organisatie past. Hoe je dat doet lees je in ons vervolgartikel: HR-software kiezen in 5 stappen

Bekijk ook de toolkit

speciaal voor HRM professionals

20+ tools, downloads, podcasts, checklists en whitepapers!

Lees ook eens deze:

Begin met typen en druk op enter om te zoeken