HRM Direct

AI in AFAS: maak kennis met Jonas

In AFAS Software noemen we onze AI-functies Jonas. Deze slimme functies helpen je om sneller en makkelijker te werken. En daar zijn workflows natuurlijk superhandig voor.

AI in Reacties

Met Jonas kun je snel en gemakkelijk reacties toevoegen aan dossieritems. Als je een reactie wilt schrijven, kun je Jonas een opdracht geven. Jonas analyseert je opdracht en geeft je een antwoord. Dit helpt je bijvoorbeeld bij het maken van een samenvatting of een vertaling. Zo hoef je minder zelf te doen en gaat het werk sneller.

Geautomatiseerde AI-analyse in de Workflow

Jonas kan ook automatisch opdrachten voor je uitvoeren in een workflow. Dit betekent dat Jonas je helpt bij het nemen van beslissingen door op de achtergrond je opdrachten te analyseren en antwoorden te geven. De AI-teksten verschijnen automatisch op het juiste moment in de workflow, bijvoorbeeld na een specifieke taak of actie. Zo krijg je de informatie precies wanneer je die nodig hebt.

Concreet voorbeeld:
Stel, medewerkers sturen vragen naar HR over de cao. Jonas kan automatisch de vraag analyseren en een antwoord voorstellen op basis van de cao. Dit antwoord wordt dan in de workflow weergegeven, waarna de HR-medewerker het kan controleren en eventueel aanpassen voordat het naar de medewerker wordt gestuurd.

Bouw je eigen workflow met je eigen bronnen

In je workflow leg je je eigen prompt vast. Hiervoor kan je eigen bronnen toevoegen, zoals bijvoorbeeld een lijst met veelgestelde vragen of de meest recente cao. Zo voorkom je dat AI antwoorden gaat verzinnen en alleen zinvolle reacties geeft.

Het ‘recht om vergeten te worden’ voer je makkelijk uit om de gegevens te blokkeren voor gebruik, te verwijderen of onherkenbaar te maken. Binnen AFAS zijn er verschillende opties voor.

In de wet is veel aandacht voor ‘dataportabiliteit’. De opties in onze software, zoals analyses, rapporten via pdf en/of XML, zijn genoeg om aan de wet te voldoen. Het is mogelijk om gegevens die niet meer in gebruik zijn te blokkeren, dossierstukken en sollicitanten te verwijderen. Verwijderacties worden vastgelegd, zodat je kunt laten zien dat gegevens verwijderd zijn.

Met de BI-dashboards laat je belangrijke HR-data op een duidelijke manier zien. Je verandert ruwe data in begrijpelijke informatie. Zo krijg je actuele stuurinformatie!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Afspiegelingsbeginsel
• Bezetting
• Formatiebeheer
• Keuzemodel
• Lerarenregister (onderwijs)
• Loonbeslagen en leningen: ESS
• Loonbeslagen en leningen: HRM
• Loonkosten
• Loonmutaties
• Ontwikkeling loonschalen
• Organigram
• Payroll regelingen
• Sociaal: Kengetallen
• Sociaal
• Sociaal jaarverslag
• Succession planning
• Verlof: ESS
• Verlof: HRM
• Verlof: MSS
• Verzuim: ESS
• Verzuim: HRM
• Verzuim: MSS
• Vlootschouw
• Wagenpark
• Werving en selectie
• Wet werk en zekerheid

Standaard ondersteunen we meer dan 200 cao’s met pensioenregelingen en salaristabellen, en ze worden in de software bijgewerkt. Met AFAS Online worden veranderingen in de cao automatisch aangepast. Je voldoet niet alleen aan de nieuwste Nederlandse wetten en regels, maar ook aan die van jouw vakgebied.

Wat merk je hiervan in de software?

De cao’s hebben veel dingen over hoe je salarissen regelt en arbeidsvoorwaarden. Bij salarissen gaat het over looncomponenten, grondslagen en parameters. Bij arbeidsvoorwaarden moet je denken aan inrichting voor ziekte en verlof. Het CAO Team van AFAS zorgt voor de cao’s en houdt je op de hoogte. Als er een nieuwe versie is, wordt die automatisch bijgewerkt. Zo ben je altijd bij.

Als medewerker dien je eenvoudig je declaratie in via AFAS Employee Self Service. Een workflow informeert de manager of HR-afdeling over de declaratie, waarna zij besluiten of deze goedkeuring krijgt voor salarisbetaling.

Je stelt zelf in of declaraties tot een bepaald bedrag automatische goedkeuring krijgen, waardoor je tijd en werk bespaart. Zodra goedkeuring plaatsvindt voor een declaratie in AFAS Software, verwerkt het systeem deze direct in de salarisadministratie, zonder gegevens handmatig over te zetten.

Meer handige functies

• Declaraties automatisch goedkeuren tot een bepaald bedrag
• Declaraties ingesteld in de AFAS-template
• Dien declaratie eenvoudig en snel in via de AFAS Pocket app of InSite (jouw intranet)
• Verzameldeclaraties indienen
• Voorschotten uitbetalen

Digitaal ondertekenen: snel, veilig en betrouwbaar

Digitaal ondertekenen zit helemaal in onze systemen. Geen papier meer, alleen nog digitalisering en automatisering. En belangrijk voor jou: dit kost je niks extra.

In veel HR-processen en andere bedrijfsprocessen zet je vaak handtekeningen. Hoe doe je dat? Printen, tekenen en weer scannen? Binnenkort niet meer. Met AFAS zet je snel handtekeningen zonder printer.

Hoe werkt het echt?

Als een document ondertekend moet worden, krijgt de medewerker of relatie dit als taak. Dit kan op het intranet zijn of op jouw portaal voor externen. De AFAS Signing Service werkt met tweestapsverificatie via een sms-code. Om te kunnen tekenen, moet de ondertekenaar eerst de sms-code invoeren. Zo weten we zeker dat de handtekening echt wordt gezet door de juiste persoon. Als het document is ondertekend, komt er een extra blad onderaan het document. Dit is de audit trail, waarin het hele proces staat. Zo heb je volledige juridische bewijskracht.

Juridisch geldig

Met de geavanceerde elektronische handtekening heb je een juridisch geldige handtekening. Omdat alle stappen inzichtelijk zijn, heb je altijd volledige bewijskracht voor je elektronische handtekening.

Per land kunnen eigen regels gelden over de geldigheid van een geavanceerde handtekening voor de verschillende doeleinden. Bepaal zelf of de digitale handtekening van AFAS rechtsgeldig is voor het beoogd doel.

Met Employee Self Service ligt administratie niet meer bij één persoon of afdeling. In plaats daarvan is de administratieve druk verspreid over de organisatie. Door te kiezen voor administratie bij de bron, voorkom je fouten. Employee Self Service werkt makkelijk, inzichtelijk en sneller.

De voordelen van Employee Self Service:

• Afgestemd op jouw organisatie
• HR heeft tijd voor strategisch HRM
• HR is 24/7 beschikbaar
• Informatie is altijd up-to-date
• Meer inzicht
• Minder foutgevoelig

Voorbeelden van Employee Self Service

• Declaraties indienen
• Gegevens wijzigen (adres, telefoonnummer)
• Verlof aanvragen
• Ziekmelden

Gemiddeld gaat 35% van de nieuwe medewerkers binnen 2 jaar weg bij een organisatie. Vooral bij grote bedrijven geeft dit veel administratie. Het is belangrijk om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren.

Instroom

Als je een geschikte kandidaat hebt, begint het proces van in dienst melden. Dit proces start de manager in InSite. Met profielen en workflows gebeurt dit helemaal digitaal en gecontroleerd. De ID-check met Valicare (optioneel) zorgt dat alles foutloos verloopt.

Nieuwe medewerkers moeten snel succesvol zijn. Daarvoor hebben ze gereedschap nodig, zoals een laptop, telefoon of opleiding. Slimme workflows zorgen dat deze taken automatisch starten. Zo begint de nieuwe medewerker goed!

Doorstroom

Vanaf de eerste dag werkt de medewerker aan zijn/haar carrière. In AFAS Software leg je alles vast. Dat levert belangrijke managementinzichten op. Je beheert makkelijk:

• Contractverlenging
• Contractwijziging
• Functiewijziging
• Overplaatsing
• Roosterwijziging
• Salariswijziging

Uitstroom

Sommige medewerkers verlaten je bedrijf. Is het uitstroomproces al geregeld? Leg je vast wat er in het exitgesprek gezegd wordt? Dit helpt om je bedrijf beter te maken. Leg ook de reden voor het vertrek vast voor statistieken.

In InSite is er een ESS/MSS-functie om jezelf uit dienst te melden. De workflow zorgt dat de personeelsadministratie weet dat de medewerker vertrekt en regelt de laatste salarisbetaling.

Managers hebben graag zoveel mogelijk controle. Met Manager Self Service (MSS) nemen ze een deel van de HR-taken over.

Meer werk? Nee hoor. Managers en leidinggevenden zijn hierdoor meer betrokken bij de medewerkers. Doordat managers altijd met de nieuwste gegevens werken, weten ze wat er gebeurt en kunnen ze sneller bijsturen als dat nodig is.

De voordelen van Management Self Service:

• HR heeft tijd voor strategisch HRM
• Inzicht in ken- en stuurgetallen van de afdeling
• Minder foutgevoelig
• Recht op mutaties invoeren van eigen afdeling
• Taakgestuurd werken

Voorbeelden van Management Self Service

• Contracten verlengen of opzeggen
• Declaraties beoordelen
• Medewerkers in dienst en uit dienst melden
• Personeelsdossiers van medewerkers inzien en wijzigen
• Vastleggen gespreksverslag talentmanagement
• Verlof goedkeuren en ziekte melden

Voor InSite krijg je een helemaal ingerichte pagina. Je voegt niet alleen auto’s, maar ook andere vervoermiddelen zoals fietsen toe. Alles staat overzichtelijk in InSite.

Werkgebonden personenmobiliteit

Nieuwe wet- en regelgeving vraagt dat werkgevers met 100 of meer medewerkers laten zien hoe hun medewerkers reizen. Dit is om te kijken naar de uitstoot van werkend Nederland en een groenere toekomst aan te moedigen. AFAS heeft een uitgebreide themapagina gemaakt met alles over deze wet.

Onboarden is het proces waarbij nieuwe medewerkers soepel in jouw organisatie komen. Goed onboarden zorgt ervoor dat je nieuwe collega zich snel helemaal thuis voelt, terwijl jij maar een beetje werk hoeft te doen om het proces af te maken.

Eén gestroomdlijn proces

De workflow Onboarden zorgt voor een vlot en overzichtelijk proces om medewerkers aan te nemen of opnieuw in dienst te nemen.

• Digitale vraag naar extra gegevens
  Via OutSite kun je aanvullende gegevens van een sollicitant opvragen. Bijvoorbeeld documenten, gegevens en opleidingen. Je kunt de workflow zo aanpassen dat het automatisch doorgaat als de sollicitant de nodige gegevens heeft gegeven.
• Digitale identiteitscontrole
  Met de ID-check en de RTW-check van Valicare kun je snel en makkelijk checken of de medewerker een geldig identiteitsbewijs heeft en in Nederland mag werken.
• Digitaal ondertekenen
  Laat de arbeidsovereenkomst digitaal tekenen, zo handel je het proces helemaal online af.

Door met workflows te werken, verdwijnt administratief werk. Geautomatiseerde controles besparen je tijd. Zo heb jij als salarisadministrateur meer tijd voor belangrijke payrollzaken.

De voordelen van de salarisadministratie met AFAS

• Altijd een actuele cao
• Automatische controles met de Payroll Auditor
• HRM & Payroll in één systeem
• Inzicht met dashboards
• Minder administratie door slimme automatisering
• Mutaties storen je controleproces niet, omdat je de verloningsperiode kunt dichtzetten.

Automatische controles met de Payroll Auditor

Samen met klanten hebben we de Payroll Auditor gemaakt: jouw persoonlijke hulp voor alle controles op het payrollproces. De Payroll Auditor doet standaard meer dan 130 controles. Zo voorkom je fouten in de loonadministratie en ben je minder tijd kwijt aan het controleren van de verloning.

Doorstroom of talentontwikkeling is belangrijk voor goed talentbeheer. Kijk naar de vaardigheden van medewerkers en welke ze voor hun werk nodig hebben. Of ontdek hoe hun vaardigheden met wat groei of verandering goed bij ander werk passen. Veel organisaties gebruiken een model voor talentontwikkeling. Misschien is dat ook voor jouw organisatie goed.

Opleidingsportaal voor medewerkers

Op InSite is een kennisportaal waar je alles vindt over opleidingen, cursussen en diploma’s.

Alle opleidingen en cursussen die je hebt gedaan staan in je medewerkersdossier. Ze hebben een certificaat of diploma. Om je talent beter te maken, kun je je op je kennisportaal aanmelden voor nieuwe opleidingen of cursussen.

Competentiemanagement (gesprekkencyclus)

De persoonlijke groei kun je sturen met competentiemanagement. Daardoor staat vast welke vaardigheden nodig zijn per functie. Je kunt ook gesprekscyclus gebruiken, zodat de persoonlijke groei ook in het dossier van de medewerker staat.

In AFAS Software bewaar je alles rondom competentiemanagement

Nulmeting

• Eenmalig gesprek voor nieuwe medewerkers of bij het wisselen van afdeling
• Bepaal het beginniveau van de medewerker

Doelstellingengesprek

• Verwachtingen en doelen vastleggen voor de cyclus
• Plan afspraken voor het volgende voortgangsgesprek

Voortgangsgesprek

• Afspraken maken of bijstellen, doelen en vaardigheden toevoegen

Beoordelingsgesprek

• Geef doelen en vaardigheden een cijfer
• Afspraken als gehaald of niet gehaald zien

De thuiswerkende medewerker is, vooral sinds de pandemie, een nieuwe uitdaging voor HR. Hoe regel je de specificatie van reiskosten en de thuiswerkvergoeding? En hoe houd je overzicht over de bezetting?

In AFAS Software leggen medewerkers hun thuiswerkdagen vast. Dit geeft overzicht in de bezetting op de afdeling en kun je koppelen aan een thuiswerkvergoeding.

Met AFAS Software zien medewerkers altijd hoeveel verlofdagen zij nog tegoed hebben. Met Employee Self Service (ESS) boek je zelf je verlof via de AFAS Pocket app of InSite.

Self Service voor verlof

• Kopen, verkopen, boeken of intrekken van verlof
• Verlofreeksen
• Verschillende verlofsoorten als vakantie, ouderschapsverlof, onbetaald en bijzonder verlof
• Reden van verlof (zelf te beheren)

Slimme integraties

• Je beschikt altijd over een actuele cao
• Koppeling met Projecten (optioneel)
• Koppeling met je agenda (optioneel)

Verzuim gaat over afwezig zijn door ziekte, zwangerschap of een arbeidsongeval. Het proces begint met een ziekmelding en eindigt met een betermelding. Workflowtaken sturen het verzuimverloop.

Met AFAS Software wordt verzuimbegeleiding een helemaal automatisch proces via InSite. Door een verzuimmelding starten signaleringen automatisch taken. De leidinggevende of bedrijfsarts pakt deze op. Alle taken voor de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) staan erin.

De uitgebreide mogelijkheden van verzuim in AFAS:

• ARBO-instantie
• Bedrijfsartsportaal
• Digitale aanlevering UWV
• Sluitingsperiode
• Verzuimbegeleiding
• Verzuimprofielen
• Wachtdagen

Het normale wervings- en selectieproces heeft veel kleine administratieve stappen. Van het maken van de vacature tot het voorbereiden van de eerste werkdag.

In AFAS regel je alles vanaf één centrale plek. Door OutSite (je eigen Werkenbij-site) en InSite (je eigen medewerkersportaal) te verbinden, maak je een compleet eigen sollicitatiepagina. Hier voeren kandidaten zelf hun gegevens in. Aanvullende informatie nodig? Je vraagt het makkelijk uit met een workflow. Dit noemen we Sollicitant Self Service. En heb je een nieuwe vacature? Met de job alert vertel je de juiste kandidaat hierover.

Natuurlijk kun je goede managementinformatie bekijken om het wervingsproces goed in de gaten te houden.

Nadat je voor AFAS gekozen hebt, starten we met een intake. Hierin maken we samen een planning: wat is voor jou prettig en wanneer wil je overgaan op onze software?

Vervolgens gaan wij de basisinrichting vast voor je klaarzetten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het personaliseren van je InSite en je offertes. Zo voelt de nieuwe software direct vertrouwd wanneer je ermee aan de slag gaat.

Als organisatie wil je niet afhankelijk zijn van je softwareleverancier. Je wil immers zelf je processen kunnen beheersen en optimaliseren. Om optimaal te leren werken met AFAS, volg je een online basiscursus.

Houd rekening met 2 dagen online cursus (afhankelijk van hoe snel je er doorheen gaat) om de software goed te leren kennen. De cursus volg je vanaf je eigen werkplek. Met deze basiskennis maak je een vliegende start. De online basiscursus is inbegrepen in je abonnement.

Meer cursussen volgen?

Uiteraard zijn er meerdere cursustrajecten te volgen om je kennis uit te breiden. Bekijk ons aanbod en de bijbehorende tarieven.

Het is van belang om jullie huidige bedrijfsprocessen te analyseren. Wellicht kom je tot de conclusie om sommige bedrijfsprocessen opnieuw te evalueren en – waar nodig – aan te scherpen. De ervaren consultants van AFAS ondersteunen je op afstand bij dit proces en zorgen ervoor dat je bereikt wat je wil bereiken: meer inzicht, minder kosten en meer werkplezier voor jou en je medewerkers.

Project self-service met SIMPLR

SIMPLR is de naam van onze projectmethode. Met SIMPLR staan alle taken die bij de implementatie horen direct al voor je klaar in de klantportal. Samen met alle stakeholders zorg je ervoor dat jouw implementatie een succes wordt. De uitvoering wordt zo veel meer een co-productie, waarin de nadruk ligt op gezamenlijk commitment en gedeelde verantwoordelijkheden, op kennis delen en resultaatgerichtheid.

Standaardinrichting

Tijdens de implementatie helpen onze consultants op afstand bij de standaardinrichting en de begeleiding hiervan. Deze werkzaamheden zijn inbegrepen bij het abonnement. Hierdoor heb je géén hoge eenmalige kosten voor consultancy. Reken op een gezamenlijke tijdsinvestering van 30 tot 40 uur.

Let op: de inrichting van eventuele koppelingen is niet inbegrepen in de standaard.

Servicemanagement staat voor je klaar

Wil je in de toekomst verder optimaliseren of andere functionaliteit inrichten? Dit pakken we direct op met de Servicemanager. De inrichting kan op afstand uitgevoerd worden, maar óók samen met jou. Zo dragen wij kennis over aan jou en heb je ons de volgende keer niet meer nodig. De servicemanager is jouw flexibele consultant op afstand en is per uur in te schakelen (tarieven).

De laatste stap is de livegang! Je data is over en je gaat nu echt werken met AFAS Software. De servicemanager neemt contact me je op en bespreek of er nog wensen zijn.

Na livegang zijn er diverse mogelijkheden waar je terechtkan met jouw vragen. We hebben ze voor je op een rijtje gezet:

• Help Center
  Het Help Center is dé zoekmachine voor het antwoord op je vraag. Gemiddeld worden 80% van de vragen al beantwoord in het Help Center!
• Support
  Loop je tegen een probleem aan tijdens het uitvoeren van je dagelijkse werkzaamheden wat je niet kan oplossen met het Help Center? Dan helpt AFAS Support je dit probleem gratis op te lossen. 70 collega’s verdeeld over 4 gespecialiseerde teams staan voor je klaar om je te helpen.
• Servicemanagement
  Heb je een kleine inrichtingsvraag? Deze pakken we direct op met de Servicemanager. De servicemanager is jouw flexibele consultant op afstand en is per uur in te schakelen (tarieven).