Agile: lastig voor controlefreaks en controllers

4 minuten
466

De voordelen van agile werken worden in alle toonaarden bezongen. Zo zou agile bedrijven veranderen van uiterst traag varende mammoettankers tot snelle torpedojagers. Wie kan daartegen zijn? Nou, business controllers dus: “Als ik al een controller ontmoet die zich druk maakt over agile, dan is het eerder hoe ze deze wendbaarheidsbeweging kunnen inperken en bestrijden.”

Agile betekent letterlijk: behendig. Bij deze werkwijze worden projectteams samengesteld die ‘lenig’ genoeg moeten zijn om resultaten snel aan te passen aan een gewijzigde omstandigheden of klantbehoeften. Het is een methode die complexe projecten in stukjes (iteraties) opdeelt. Aan het eind van elke iteratie (bijvoorbeeld elke twee weken of elke maand) wordt een concreet resultaat gepresenteerd. Daardoor wordt veel eerder waarde geleverd, is vlotter zichtbaar of een project haalbaar is en kan ingespeeld worden op eventueel veranderde (klant)behoeften. Dat is althans de theorie.

Toepassing van agile

Erop vertrouwen dat ‘zelfsturende’ agile teams hun projecten onder controle hebben, is voor organisaties die van oudsher top-down georiënteerd zijn, moeilijk te verteren. De oude organisatie moet zich aanpassen om agile te kunnen werken en niet andersom. Volgens KPMG Management Consulting, dat onderzoek deed naar de toepassing van agile, heeft bij bijna de helft van de bedrijven het management het gevoel te weinig controle te hebben over een agile project. Zo’n 40 procent van de bedrijven is van mening dat controle(verlies) één van de grootste uitdagingen is bij overstap naar deze vorm van projectmanagement.

Kernwoord bij agile is loslaten, en dat staat haaks op controle en beheersing. Loslaten betekent het delegeren van besluitvorming, maar focus op gemeenschappelijke doelen. Het betekent de aandacht verschuiven van controle naar meewerken en samenbrengen. Van verantwoording naar ‘lessons learned’.

Meerjarige investeringsagenda’s

Agile stelt business controllers voor tal van dilemma’s. Want hoe kun je budgetteren als beslissingen worden uitgesteld tot het laatste moment? Wat is het nut van meerjarige investeringsagenda’s als het roer snel om moet kunnen? Toch hoeven de controlfunctie en agile elkaar niet per se te bijten. Agile is immers resultaatgericht. De controller krijgt eerder inzicht of investeringen of uitgaven renderen. Dat betekent wel, dat bij agile werken ook agile rapporteren en controleren hoort, aan het eind van iedere iteratie, uitgedrukt in kpi’s als klantenimpact, voortgang en prognose. De controller zal dus moeten meedenken en -bewegen bij processen.

Prof.dr.ir. Rini van Solingen (TU Delft) beweert nog geen business controller tegen te zijn gekomen die concreet meebeweegt in het agile werken, zegt hij in het controllersvakblad CM:. ‘Ik heb nog niemand aan de besturende kant ontmoet met een duidelijk antwoord of strategie. Ja, visionaire managers en directeuren. Maar niemand die dat ook daadwerkelijk inricht en borgt in de operatie. En als ik al een controller ontmoet die zich hier druk over maakt, dan is het eerder hoe ze deze wendbaarheidsbeweging kunnen inperken of bestrijden, dan dat ze een oplossing bieden.’

Agile ingeburgerd

KPMG constateert dat agile ondanks alle bedenkingen flink ingeburgerd; bij bijna driekwart van de bedrijven in Nederland en België wordt de methodiek ingezet. Van die ondernemingen geeft 60 procent aan dat agile projectmanagement dé manier is om flexibeler te kunnen opereren en doorlopend in te spelen op veranderingen. Drie van de vier onderzochte bedrijven verwachten dat agile de komende jaren de nieuwe norm zal zijn bij veranderingsmanagement. En 85 procent gaat ervan uit dat de komende jaren sprake zal zijn van een ‘hybride’ situatie waarbij traditionele en agile benaderingen door elkaar worden gebruikt.

Geleidelijkheid

Dat ‘hybride’ sluit aan op de opvattingen van Edwin Tuin, consultant en schrijver van het boek “Alles draait om verandering – vooruitgang en groei bestuurbaar maken”. In zijn boek en in blogs geeft hij tips over veranderingsmanagement. Met betrekking tot agile bepleit hij geleidelijkheid. Wat werkt moet volgens hem niet te snel overboord gegooid worden. ‘Het is bijvoorbeeld prima om een plan te maken, maar zorg dat het beknopt is. Eenvoudige rapportages kunnen prima helpen om aan te geven wat wel of geen aandacht verdient’. En verder: ‘Stuit medewerkers niet onnodig tegen de borst en pas het beschikbare en goed werkende instrumentarium toe in een agile context. Zo voorkom je tevens dogmatisme en dat agile (als methodiek) een doel is in plaats van een middel.’

Als een bedrijf over wil op agile, is het volgens Tuin belangrijk dat het management zowel vertrouwen als betrokkenheid uitstraalt. ‘Geef medewerkers de ruimte, laat je zien op locatie, verdiep je in de werking en spreek je uit over ambitie en doelstelling. Focus vooral op bijdrage aan de doelstellingen en stel van dat die boodschap wordt begrepen’, aldus Tuin.

Weg oud jargon

Een tip die Tuin ook geeft, is om bestaande instrumenten, methodieken en jargon andere naampjes te geven. Zo is volgens hem de term ‘business case’ old school en de verwachtingen rond inhoud en werking blijven daar dan aan hangen. Verder adviseert hij heldere keuzes te maken en vooral prioriteiten te stellen. ‘Het risico van agile is een wildgroei aan oplossingen en features die complexiteit onnodig kunnen vergroten. Zorg dus voor een heldere relatie tussen ambitie, doelstellingen en integrale oplossing.’

Verder zegt Tuin dat de lat van de verwachtingen beter niet meteen te hoog gelegd kan worden. ‘Het vereist enorm veel inspanning om te veranderen en inzet van instrumenten alleen is onvoldoende. De idee dat Agile zich als vanzelf “als een olievlek” – na bereiken van een “tipping point” – in een oude organisatie zal verspreiden is een illusie’, aldus de schrijver-adviseur. Blauwdruk-denken past naar zijn idee niet bij agile, maatwerk wel. ‘Richt je op vermindering van overhead en maximaal op waarde creatie en sluit aan bij de kwaliteiten en “way of working” van de organisatie.’

Bekijk ook de toolkit

speciaal voor financials

20+ tools, downloads, podcasts, checklists en whitepapers!

Lees ook eens deze:

Begin met typen en druk op enter om te zoeken