6 Lifehacking tips voor financials

Lifehacking klinkt misschien wat duister, maar heeft niets te maken met het inbreken op computers. Het slaat op het vinden van slimme manieren om dingen beter en sneller te doen, vaak door toepassing van technologie. En dat is handig, want als er in organisaties ergens schaarste aan is, dan is het wel tijd.

“Life” verwijst naar het persoonlijk aandachtsgebied om een probleem op te lossen, zoals persoonlijke productiviteit, organisatie of werkprocessen. Breng om te beginnen daarom je administratieve organisatie van A tot Z in beeld. Alle organisaties kennen standaardprocessen, maar toch is elke organisatie uniek. Hoe lopen de workflows, wat gebeurt er nog op papier, wat gaat van de ene naar de andere applicatie? Pas als je alles in kaart hebt gebracht is het tijd daar de tools bij te zoeken die maken dat je meer in control bent. Hieronder 6 lifehacking tips voor financials waarmee je tijd bespaart. Tijd die je kan besteden aan de dingen die er echt toe doen.

Tip 1. Gebruik workflows

Zorg dat alle onderdelen van alle processen binnen het bedrijf waar substantieel mensen mee bezig zijn, in een werkstroom of workflow gevat zijn. Of het nu het aanvragen van laptops, leaseauto’s of toegangsbadges betreft. Als je dit goed regelt kun je er ook op monitoren en je proces verbeteren. Een workflow is een optelsom van taken en acties van één of meerdere deelprocessen. Je kunt er actie op ondernemen door de taak af te handelen, te weigeren, delegeren of over te dragen. Medewerkers kunnen de eigen werkzaamheden en prioriteiten organiseren. Het management heeft inzicht in de actuele status van de onderhanden workflows. Zo ontstaat er een perfect beeld van de workload van een afdeling of persoon.

Tip 2. Automatiseer het facturatieproces

Ga over op e-factureren. Het facturatieproces, of het nu gaat om inkoop of verkoop, is in veel organisaties een echte tijdvreter. Factuur komt binnen, stempeltje erop van de beoordelaar, naar de administratie, scannen en herkennen, in een mapje zodat het controleerbaar is voor de Belastingdienst. Automatiseer het facturatieproces, van bestelling tot betaling, dat is makkelijker, sneller, inzichtelijker en efficiënter en bespaart zeeën van tijd.

Tip 3. Maak gebruik van bankkoppelingen

Zet in je online boekhouding de bankkoppeling open. Je hoeft dan niet meer zelf afschriften te importeren en exporteren. Een pinbetaling is bijvoorbeeld de volgende dag al verwerkt in de administratie. Je online boekhouding is altijd bij, of het nu gaat om wat erin komt of wat eruit gaat.

Tip 4. Betrek medewerkers in processen

Zorg dat je medewerkers op hun smartphone de beschikking hebben over een app waarmee ze HR-gerelateerde zaken kunnen regelen. Het aanvragen van verlof bijvoorbeeld, het registreren van uren of kilometers en declaratie van onkosten. Gaat het om een bonnetje, dan is het een kwestie van een foto maken en doorsturen, die direct bij de loonadministratie terecht komt en na goedkeuring meteen wordt uitbetaald.

Tip 5. Integreer contractenbeheer

Maak werk van je contractenbeheer en gebruik in je financiële systeem een applicatie die daar ook voor bedoeld is. Dat scheelt tijd en geld. Iedereen heeft, privé of zakelijk, weleens meegemaakt dat een contract stilzwijgend verlengd wordt. De betere applicaties geven een signaal zodra een overeenkomst bijna loopt.

Tip 6. Gebruik dashboards

Automatiseer niet alleen bedrijfsprocessen, maar maak die verzamelde data ook meteen inzichtelijk en begrijpelijk via dashboarding. Dat helpt enorm als je snel een beslissing moet nemen. Ben ik wel liquide? Kan ik over een paar maanden nog aan mijn verplichtingen voldoen? Kunnen we ons deze investering op dit moment veroorloven? Met de belangrijkste kpi’s altijd up-to-date en inzichtelijk ben je in staat om direct te schakelen.