Geen ondernemer zit te wachten op het sturen van herinneringen en aanmaningen. Je wil je klant niet tegen je innemen, maar tegelijk wil je met het oog op een constante cashflow bovenop je debiteuren zitten. Daarom hebben we 7 tips voor effectief creditmanagement voor je.
Wacht niet met factureren, maar doe dit direct nadat je een dienst of product hebt geleverd. Van aanmanen is dan nog geen sprake, maar snel factureren kan, behalve op je cashflow, sterk van invloed zijn op het verdere verloop van je debiteurenbeheer. Als jij treuzelt, straal je uit dat je betaling als tegenprestatie voor jouw werk of levering niet belangrijk vindt. Waarom zou je klant dan haast hebben?
Geneer je niet als je om je verdiende geld vraagt. Je klanten vinden het de normaalste zaak van de wereld dat ze bij de supermarkt niet op de pof kunnen kopen. Waarom bij jou wel? Laat je schroom varen. Misschien helpt het als je weet dat je de wet achter je hebt. Sinds 2017 geldt een maximale betalingstermijn van 60 dagen. Onder de nieuwe wet blijft binnen de EU de norm om binnen 30 dagen te betalen leidend. Korter kan en mag altijd.
Sommige organisaties betalen standaard en expres te laat. Ze laten jou of jouw bedrijf voor bank spelen. Vaak beseffen ze dat je, zeker als je een kleine leverancier bent, niet snel de relatie in gevaar brengt en/of uit kostenoogpunt minder snel een vordering uit handen geeft aan een derde partij. Laat je hier niet door intimideren, maar blijf bij strakke opvolging. Grotere kans dat jouw factuur dan niet onderop de stapel belandt maar naar boven verhuist.
Zorg ervoor dat je altijd over actuele en accurate gegevens beschikt. Het liefst ontsloten via een overzichtelijke cockpit of nog beter, door middel van interactieve visualisaties in de vorm van dashboards. Je verwachtingen en afwijkingen heb je daarmee altijd in kaart.
Regelmaat en een vast stramien zijn bij creditmanagement belangrijk. Door consequent te zijn, realiseren klanten zich dat zij betaling niet kunnen ontlopen. Het proces van A tot Z automatiseren helpt daar in belangrijke mate bij. Als een factuur de deur uit is, maar na de vervaldatum onbetaald blijft, kun je bijvoorbeeld na vijf dagen of een week automatisch een herinnering sturen. Na vijftien dagen of drie weken volgt de tweede herinnering. En na 30 dagen de laatste. Dan kan een juridische incassoprocedure worden gestart. Dat maak je al kenbaar in de laatste aanmaning. Als je het altijd zo doet, is het ook voor je klant duidelijk dat het zo werkt bij jouw bedrijf.
Een geautomatiseerd incassotraject levert behalve rust managementinformatie op. Is er een klant met een slappe betalingsmoraal, dan is dat mogelijk een signaal dat deze financiële problemen heeft en een potentieel risico vormt. Geeft je systeem veranderingen in het betalingsgedrag aan, dan kun je hier actie op ondernemen, bijvoorbeeld door informatie over de klant te winnen bij een externe partij. Een geautomatiseerde debiteurenadministratie laat je bovendien zien hoe groot de financiële risico’s van je bedrijf zijn en helpt je om te bepalen of je daar op moet gaan sturen.
Soms is het uitblijven van betaling niet ‘zomaar’, maar zit er een verhaal achter. Bijvoorbeeld een geschil over (de hoogte van) een factuur of ontevredenheid over een prestatie. Zorg dat het probleem van de klant snel duidelijk is en opgelost wordt, zodat er weer betalingen kunnen worden geïnd. Belangrijk is dan wel, dat je alle informatie bij de hand hebt over een order of bestelling. Als het hele order to cash-traject in één workflow zit, bent je er zo achter als een debiteur belt over een aanmaning. Of bel die klant zelf even. Is er wat aan de hand, dan kun je het vermoedelijk snel oplossen. En zo niet, dan is dat een stukje psychologische druk om betaling te bespoedigen.
In de ideale wereld is een groot deel van de hier genoemde werkzaamheden niet meer aan de orde. Dat sturen en ontvangen bedrijven alleen nog e-facturen naar elkaar. Uitgaande facturen gaan bij de ontvanger rechtstreeks de boekhouding in en worden daar automatisch geboekt en op de juiste plaats gezet. Dat gaat lekker snel, omdat er niet meer met papier hoeft te worden geschoven en er geen mailtjes heen en weer moeten. VNO-NCW en MKB Nederland wijzen erop dat een e-factuur tot wel 80 procent sneller wordt geboekt. Dat zou de BV Nederland volgens deze belangenbehartigers 750 miljoen euro schelen. Dat pleit voor een big bang: iedereen over op e-facturatie!
Breng je boekhouding naar een hoger niveau met AFAS financieel. Met onze software digitaliseer en automatiseer je de administratieve processen van je organisatie. Daardoor wordt de boekhouding een logisch gevolg van je bedrijfsprocessen en ben je veel minder tijd kwijt aan administratie.