BI dashboards geen exclusief speeltje van de CFO

2 minuten
557

Managementinformatie blijft vaak beperkt tot financiële informatie, terwijl juist de operationele processen veel data bieden om dashboards te maken die echt kunnen helpen om prestaties te verbeteren. “De nieuwe wereld is dat de business dat zélf meet, weet en ziet, met daar bovenop de analysekracht van controllers en cfo’s om de onderneming op een hoger plan te tillen.”

Wilco Schellevis leidt Refine-IT, een businessunit die is voortgekomen uit Visser & Visser Accountants en Belastingadviseurs, waar hij partner is. Hij publiceert al jaren over automatisering en business intelligence. “Bij veel organisaties wordt nog maar weinig gedaan met eigen data”, aldus Schellevis. “Jammer, want een moderne ERP-oplossing doet meer dan alleen het faciliteren van een effectief en efficiënt proces. Het biedt ook kansen voor dashboards die sturing geven, voor nieuwe inzichten. Een essentiële stap naar het sturen van een organisatie. Het niet alleen voelen, maar ook meten van signalen voor noodzakelijke verbeteringen. En… er wat mee doen!”

Juist daar stokt het vaak, weet Schellevis. Het binnenhalen en analyseren van data geeft weinig hoofdbrekens, de follow up des te meer. “Je zal de ondernemers en managers de kost moeten geven die vaak in de dashboards kijken, knelpunten of kansen signaleren, en na een half jaar merken dat er niks mee gedaan is. Zo haal je de businesscase van stuurinformatie onderuit.”

Dashboards in plaats van Excel

Als voorbeeld van hoe het wel moet noemt Schellevis het lokale management van een grote Nederlandse hotelketen dat zat te springen om ‘werkelijke waarde uit de systemen’. Aanvankelijk probeerde het managementrapportages samen te stellen door min of meer at random informatie in excelletjes bij elkaar te schrapen. Onbevredigend en nauwelijks te ontsluiten. Inmiddels zijn de spreadsheets daar verleden tijd; het bedrijf beschikt over scherpe kpi-dashboards. Ze stellen de bedrijfsleiding in staat te communiceren over de bedrijfswaarde en juist die dingen te doen die nodig zijn om het hotel aan te sturen. De dashboards tonen in één oogopslag relevante gegevens uit verschillende informatiegebieden, van het aantal reserveringen, de bezettingsgraad, (zaal)opbrengsten tot kassasysteem voor het restaurant en personeelskosten. Die worden automatisch verzameld, geanalyseerd en weergegeven in krachtige visualisaties.

Verrijken en combineren

Het verbinden van interne met externe data doet daar nog vette schep bovenop, zegt Schellevis. Bijvoorbeeld voor ‘sentimentsanalyses’. Refine-IT werkt daaarvoor samen met een partij die tot op detailniveau informatie verzamelt van de vijf grootste reviewsites, zoals Booking.com en Tripadvisor. “Onze partner veredelt die data door er analyses op te doen en die samen te vatten. Wij kopen die vervolgens in, om onze databases te verrijken en te combineren met gegevens over de financiële performance van hotels. In één oogopslag kan de hotelondernemer zijn bezettingsgraad zien, de gemiddelde prijs van zijn food & beverage en de waardering van zijn hotel ten opzichte van concurrerende hotels in de buurt.”

Exclusief speeltje

Business intelligence wordt onontbeerlijk, beweert Schellevis. En hij voegt eraan toe dat het vooral niet het exclusieve speeltje van de cfo moet zijn. “Nee, dat is het klassieke beeld waarin de cfo op een berg data zit en een koninkrijkje heeft, waarin iedereen die wat wil weten van hem afhankelijk is. De nieuwe wereld is dat de business dat zélf meet, weet en ziet, met daar bovenop de analysekracht van controllers en cfo’s om de onderneming naar een hoger plan te tillen.”

Bekijk ook de toolkit

speciaal voor financials

20+ tools, downloads, podcasts, checklists en whitepapers!

Lees ook eens deze:

Begin met typen en druk op enter om te zoeken