AFAS als fundament voor digitale overheidsorganisaties

Voorwoord

Beste lezer,

Welkom bij ons nieuwe magazine!

Als we het over de overheid hebben, komen thema’s als Common Ground en het Ravijnjaar 2026 al snel ter sprake, evenals de uitdaging van meer werk met minder mensen. Bij AFAS horen en zien we dit ook. Daarom leggen we de komende jaren specifiek de focus op de overheidssector, en ontwikkelen we diverse nieuwe functionaliteiten die zijn ontworpen om aan de behoeften van deze markt te voldoen. Daar komen we later in dit magazine op terug.

Data, digitalisering en automatisering bieden overheidsorganisaties enorme kansen. Overheidsorganisaties zijn op de goede weg maar moeten nog grote stappen zetten, zoals onder meer Jan Peter Balkenende benadrukte in de AFAS-talkshow ‘De kracht van datagedreven werken binnen overheidsorganisaties’.

In dit magazine willen we jou inspireren met wat het betekent om te werken met de geïntegreerde softwareoplossing van AFAS. Met AFAS in de cloud werk je met minder kans op fouten en krijg je beter inzicht in je in- en uitgaven. Laat je verrassen door de mogelijkheden en ontdek hoe je efficiënter kunt werken en meer impact kunt maken.

Veel leesplezier!

Komen we bij de laatste nieuwe functionaliteit. Wat is dat voor een oplossing?

Mohamed: ‘De Iv3-rapportage: een financiële analyse waarmee overheidsorganisaties bij de rijksoverheid verantwoorden hoe ze er financieel voorstaan. Deze gegevens zijn onder andere van belang bij de verdeling van het gemeentefonds. Als je dit platslaat is dit niet meer dan een dwarsdoorsnede van je financiële administratie. Toch zien wij dat veel gemeentes hier heel veel tijd aan kwijt zijn en dit extracomptabel doen. Administratieve rompslomp noemen we dat. Dat willen wij automatiseren! We gaan de volledige IV3-tabel straks meeleveren. Als beheerder kun je definiëren hoe de koppeling eruit ziet met je grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Daarna kun je met één druk op de knop een volledige IV3-analyse uit het systeem halen. Hiermee is het proces een stuk simpeler, maar bovendien minder foutgevoelig. Ons streven is altijd om zaken aan te passen bij de bron. Als er iets niet goed is geboekt pas je dat niet aan in je Excel, maar in de administratie. Met een druk op de knop heb je dan een nieuwe IV3-analyse met de wijziging verwerkt. 

Wat betekent de komst van deze ontbrekende puzzelstukjes voor gemeenten en provincies?

Bart: ‘We noemen het wel puzzelstukjes, maar daarmee doen we er eigenlijk geen recht aan. Het zijn stuk voor stuk krachtige functionaliteiten, waarmee we een brug slaan naar het gebruik van onze volledige ERP-oplossing. We boren met deze stappen feitelijk een nieuwe markt aan die kan gaan genieten van zeer uitgebreide innovatieve software waar we al jaren aan werken.’
Mohamed: ‘Bart slaat de spijker op zijn kop. Wij willen gemeenten laten gebruikmaken van al onze mogelijkheden binnen ERP. Dat pakket is superrijk aan functionaliteit. Met deze nieuwe toevoegingen is de drempel voor gemeenten en provincies verdwenen, waardoor zij er ook de vele voordelen van gaan ervaren.’ 

Wat zijn die voordelen? Wat levert het gemeenten en provincies op als zij met de ERP-software van AFAS gaan werken? 

Bart: ‘Vereenvoudiging van het complexe applicatielandschap, laagdrempeliger voldoen aan wet- en regelgeving en natuurlijk het digitaliseren en automatiseren van allerlei processen. Automatiseren van je activiteiten is iets waar elke organisatie altijd mee bezig zou moeten zijn. Dit levert namelijk tijd en kwaliteit op. Daarnaast is het vastleggen van je data in één centrale bron belangrijk. Dit is een grote uitdaging want gemeenten hebben veel verantwoordelijkheden en werken met veel verschillende losse applicaties. Dit leidt tot heel veel data (data-obesitas) en veel datastromen met alle risico’s van dien. Je wilt toewerken naar een situatie waarin je een kwalitatief stukje informatie maar één keer vastlegt. De overheid kent met betrekking tot dit punt al een sterke visie genaamd Common Ground. Wij willen hen helpen deze visie tot een realiteit te brengen. Tot slot is connectiviteit essentieel in deze branche. We hebben ons systeem open staan met connectoren (API’s), waardoor je de software heel makkelijk aan andere oplossingen koppelt. Het maakt ons systeem tot de spin in het web van al die andere applicaties eromheen.’

Dit klinkt als een veelbelovende ontwikkeling. 

Mohamed: ‘We gaan een frisse wind brengen in overheidsland. Veel gemeenten en provincies werken al jarenlang met hun huidige systemen. Het maakt dat je minder geneigd bent scherp na te denken over bestaande processen. Met onze ERP-oplossing en de nieuw ontwikkelde functionaliteiten bieden we een oplossing voor achterhaalde manieren van vastleggen. Wij activeren en inspireren door te laten zien hoe je zou moeten automatiseren om efficiënter te werken. Vanuit de gedachte van een standaardoplossing én vanuit de gedachte van best practice. Als er een mooi idee komt vanuit een gemeente, profiteren alle gemeenten die werken met ons software daarvan. We zorgen ervoor dat je op een hoog niveau van start gaat en hameren ook tijdens onze gezamenlijke reis op doorontwikkeling van je processen. Wat is de stip op de horizon, waar kunnen we komen?’
Bart: ‘Efficiënter werken en beter digitaliseren is één. Maar ook onze maatschappelijke visie ligt fantastisch in lijn met wat overheidsbedrijven belangrijk vinden. Duurzaamheid en inclusie staan centraal. Wij willen sociaal, milieubewust en toegankelijk zijn. Daar vinden we elkaar.’ 
Mohamed: ‘Ook vanuit het product zijn we bezig met CSR. Je kunt zaken als stroom en afvalverbruik vastleggen en dit presenteren in een intuïtief dashboard. Verduurzamen begint bij het creëren van inzicht in de huidige stand van zaken. Ik vind ook e-facturatie een mooi voorbeeld waarbij overheid vaak verder is dan andere organisaties. Wij kunnen al meer dan 10 jaar een digitale e-factuur versturen en ontvangen in onze software. Bij uitstek de meest efficiënte manier van factureren. Toch zie je dat de meeste organisaties elkaar een PDF of papieren factuur blijven sturen. De overheid is dat steeds meer aan het verplichten, dat vind ik een mooie stap! We zijn als softwareleverancier altijd goed in contact geweest met organisaties als Peppol om mensen over te krijgen op elektronisch factureren.’

Komende zomer gaat de ERP-software voor gemeenten en provincies live. Wat zou je hen nog willen meegeven? 

Bart: ‘Kijk eens kritisch naar je huidige applicatielandschap. Waar wordt welke data vastgelegd en hoe lopen de verschillende informatiestromen tussen al deze applicaties? Stel jezelf de vraag: is dit beter te regelen? Dan kom je vanzelf uit op een sterk basissysteem. En dat gaat onze ERP-oplossing zijn.’ Mohamed: ‘In het verlengde daarvan zou ik zeggen kijk ook kritisch naar hoe processen nu georganiseerd zijn binnen de organisatie. Stel als doel om ‘’heilige huisjes’’ omver te werpen en slimmer te werken. Laat je daarin inspireren door ons als partner.’

Nederlandse commercie als voorbeeld voor overheidsorganisaties

Momenteel wordt voor het doorvoeren van nieuw beleid bij de overheid vaak eerst een uitgebreide businesscase opgesteld. Dit leidt tot trage processen, waardoor de overheid achterloopt en de wereld om haar heen sneller innoveert. Resultaten van businesscases worden daardoor irrelevant en verouderd. Frans Feldberg, hoogleraar Data Driven Business Innovation aan de Vrije Universiteit Amsterdam, benadrukt dat commerciële bedrijven sneller en beter innoveren omdat ze durven te experimenteren: “De verstrekte data biedt een startpunt voor implementatie, en tijdens het proces ontdekken ze wat de juiste aanpak is.” Frank Ossewaarde, directeur Informatiemanagement bij de Rijksdienst van Ondernemend Nederland, beaamt dit en merkt op dat het herhaaldelijk inzetten van pilots essentieel is voor innovatie: “Overheidsorganisaties maken hier nog onvoldoende gebruik van.” Er is momenteel weinig samenhang tussen beleidsmakers en datamedewerkers. Werknemers zijn vaak onvoldoende op de hoogte van mogelijkheden, waardoor implementaties kunnen mislukken. “Technologie is zelden het probleem. Ik zou de overheid willen uitdagen om kennis op te doen bij commerciële instellingen en te experimenteren”, stelt Ossewaarde.

Privacy haaks op doelstellingen

Privacy en gegevensbescherming ligt bij datagedreven werken altijd extra onder het vergrootglas. Doelstelling van organisaties is om persoonlijke informatie niet publiek te maken. Europa loopt voorop in privacywetgeving en normen, maar dat brengt ook uitdagingen met zich mee. Balkenende: “Er zijn twee kanten van de medaille waar je rekening mee moet houden. In China wordt bijvoorbeeld een vermist kind binnen drie uur gevonden door het direct delen van camerabeelden, maar dit betekent ook constante surveillance. In Nederland is een bank verplicht om verdachte transacties te melden, maar banken werden lange tijd belemmerd om onderling informatie uit te wisselen.” Overheidsorganisaties moeten privacy van burgers waarborgen, maar de enorme hoeveelheid data maakt dit soms moeilijk. “Het zou kunnen helpen om een deel van deze informatie minder privacygevoelig te maken of zelfs openbaar te delen”, concludeert Ossewaarde. In de AFAS Talkshow waren Jan Peter Balkenende, Frans Feldberg en Frank Ossewaarde te gast. Het gesprek vond plaats in de studio op het hoofdkantoor van AFAS Software in Leusden, met als gastheer Bart Grootveld, Product Manager bij AFAS.

Zonder tegenslag geen succes. Die spreuk is zeker van toepassing op de weg die de P&O-afdeling van de gemeente Zeist heeft afgelegd met AFAS. De implementatie van het nieuwe HRM- en payroll-systeem was in 2022 een proces van vallen en opstaan. Al die verschillende regelingen in gemeenteland, al die excel-bestanden die nodig waren voor de migratie, al die voortschrijdende inzichten: het was een enorme klus.

Maar met een oplossingsgerichte mindset is er door alle partijen veel geleerd én voor elkaar gebokst. En kijk nu: AFAS is niet meer weg te denken uit de organisatie van de gemeente Zeist. Er zijn zoveel administratieve HR-processen geautomatiseerd en daardoor gestroomlijnd, dat het bijna niet meer voor te stellen is hoe omslachtig het vroeger ging. Medewerkers van de gemeente Zeist hebben die veranderingen dan ook vanaf dag één omarmd.

Efficiënt en minder foutgevoelig

‘Wat ons geholpen heeft, is dat we in één keer alle processen hebben omgegooid’, vertelt Liane van der Mispel, projectleider van de implementatie van AFAS bij de gemeente Zeist. ‘Ons uitgangspunt daarbij was: we volgen de standaard van AFAS. De organisatie moet zich aanpassen, niet het systeem. Dat werkt heel goed. We hebben daardoor niet ervaren dat medewerkers hun hakken in het zand zetten. We hebben veel uitgelegd, waardoor de adoptie van het nieuwe systeem goed is verlopen.’

‘De voordelen zijn duidelijk, want er gaan nu veel administratieve processen automatisch’, vult Marloes Mol Lous aan. Ze geeft een voorbeeld. ‘Neem een salariswijziging. De afdeling personeelszaken maakte daar voorheen een documentje voor aan, stuurde dat naar de teamleider voor akkoord, dan ging het weer terug naar personeelszaken voor een handtekening, dan moest het ook nog naar de medewerker voor een handtekening en ging het uiteindelijk in een mapje. Superlang verhaal en een langdurig proces. Vergat iemand te tekenen? Dan moest je daar weer achteraan. Dat behoort gelukkig tot de verleden tijd.’

Ander mooi voorbeeld: het geautomatiseerde proces rond de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Marloes: ‘Er gaat vooraf een automatisch bericht naar de medewerker om diegene te verwelkomen en de medewerker zelf weet precies wat hij of zij digitaal moet aanleveren. Dat maakt het proces efficiënt en minder foutgevoelig.’

Administratieve lasten gehalveerd

Liane rekent voor dat de administratieve lasten voor de P&O-organisatie van de gemeente Zeist zeker gehalveerd zijn sinds de komst van het nieuwe systeem. Daarnaast kan het team alle belangrijke zaken monitoren. ‘Waar bevinden documenten zich en bij wie liggen welke taken? Dat is altijd in een klik duidelijk. Dat is een verademing ten opzichte van hoe we het hiervoor deden. Toen moesten we de mailbox bijhouden om te kijken welke taken uitgestuurd waren en erachteraan als iets nog niet was teruggekomen.’ Nog een welkome verandering: dankzij het nieuwe systeem hebben medewerkers altijd toegang tot hun dossier. De tijd dat functioneel beheer van de gemeente Zeist tal van vragen moest beantwoorden, is voorbij. Marloes: ‘Nu hebben we functioneel beheer uitbesteed aan een AFAS-expert, die ons helpt bij de ontwikkeling van het systeem. Deze specialist loopt samen met ons alle workflows nog eens na en we kijken samen wat we nog meer kunnen automatiseren. Functioneel beheer is dus helemaal verankerd binnen onze organisatie.’

Inzichtelijk en datagericht werken

Terwijl de administratieve lasten sterk zijn verminderd, is het inzicht in processen en data juist toegenomen. Het zijn de meest significante veranderingen die de gemeente Zeist ervaart sinds ze met AFAS werkt. ‘We hebben meer inzicht in verlof, verzuim, formatie en bezetting’, zegt Liane. ‘Waarom gaan mensen uit dienst? Ook dat kunnen we nu beter vastleggen. Net als ontwikkelgesprekken. Dat is belangrijk met het oog op de huidige arbeidsmarkt. Binden is immers het nieuwe werven. Daar zijn we zeker nog niet klaar mee, maar we hebben wel beginnetjes gemaakt waarmee we verder kunnen. Voorheen hadden we alles in een mapje op de netwerkschijf staan en beschikten we niet over een digitaal personeelsdossier. Nu we dat wel hebben bouwen we veel meer informatie op. Daardoor kunnen we steeds datagerichter werken en dat is precies wat we willen. We zijn nu bezig om zelf rapportages te maken, al is dat een uitdaging omdat het in gemeenteland om veel specifieke informatie gaat.’

Kostenefficiëntie en succesvolle koppelingen

Inzicht kan ook leiden tot kostenefficiëntie, bijvoorbeeld als het gaat om het aantal externe medewerkers. De koppeling van het systeem van AFAS met Flextender helpt daarbij. De gemeente Zeist huurt namelijk alle externen in via dat platform. Marloes: ‘Door de koppeling met AFAS ziet de teammanager in een oogopslag wie onze externe medewerkers zijn, wat het uurtarief is van de externe medewerker en wat de einddatum van de samenwerking is. Er is één portaal dat overzicht en inzicht biedt. Dat werkt overkoepelend, ook voor HR. Dit wordt steeds belangrijker, want het aantal mutaties is groot. Als we op de oude manier waren verdergegaan hadden we veel meer informatie handmatig moeten verwerken.’

Over succesvolle koppelingen gesproken: ook de koppeling met de arbodienst werpt zijn vruchten af. ‘Dat scheelt ons werk’, vertelt Marloes. ‘Vroeger moesten we zelf bellen met de vraag of een medewerker bij de bedrijfsarts kon komen. Dat wordt nu allemaal in het systeem geregeld. Of neem de Zeist Academie, ons online leerportaal voor ontwikkeling van medewerkers. Als we een nieuwe medewerker aanmaken in het systeem, is hij automatisch gebruiker van onze academie. De systemen praten met elkaar, dat is heel handig.’

Nauwkeurig en betrouwbaar

Naast meer inzicht is de kwaliteit van data toegenomen. Beide ontwikkelingen dragen bij aan een hogere mate van nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de HR- en salarisgegevens binnen de P&O-organisatie van de gemeente Zeist. Dat is een flinke verbeterslag, stelt Liane. ‘Een manager ziet het meteen als er iets niet klopt. En een medewerker ook, omdat hij of zij inzicht heeft in het personeelsdossier. Er is ook één lijn in de werkwijze. Waar je vroeger je eigen ding kon doen, is dat nu niet meer mogelijk. Ook de accountant is blij. Alle nodige informatie wordt automatisch gegenereerd in het systeem, waar we voorheen bijvoorbeeld het aantal gemaakte kilometers moesten overtypen. De foutgevoeligheid is daardoor afgenomen.’

Het nieuwe systeem moet de gemeente Zeist ook helpen om aan de archiefwet te voldoen, al is dat nog wel een zoektocht. Het vereist veel werk om dat zo goed mogelijk in te regelen in het systeem, volgens de normen die er voor gemeenten bestaan om te archiveren. ‘Voor AFAS is er op dit gebied nog winst te boeken. Het is voor ons in elk geval een voordeel dat we personeelsdossiers niet meer handmatig hoeven op te schonen. Dat gebeurt nu met een klik op de knop. Dat is een grote tijdsbesparing.’

Gebruiksgemak

Anderhalf jaar na de start van de implementatie van de AFAS-software werken medewerkers er naar tevredenheid mee. Wellicht de belangrijkste graadmeter: er komen nauwelijks vragen over het systeem binnen. ‘Dat is het grootste compliment. Er zat na de implementatie een heel team klaar voor vragen, maar die kwamen niet. Nieuwe software kan ervoor zorgen dat mensen in protest komen en weerstand bieden, maar dat is in onze organisatie minimaal geweest.’ Medewerkers ervaren vooral meer gebruikersgemak. ‘Ze zijn blij dat ze zelf dingen kunnen regelen. Dat maakt hun werk makkelijker en er is minder afstand. Ze hoeven niet met personeelszaken te bellen of te mailen, maar kunnen zaken zelf regelen en inzien in hun dossier. Dat ze daarvoor de AFAS Pocket app kunnen gebruiken helpt daarbij. Daardoor kunnen ze bijvoorbeeld makkelijker declaraties indienen en verlof regelen.’

Doorontwikkeling

De doorontwikkeling van het systeem is bij de gemeente Zeist in volle gang. Het is zoals Liane het zegt: ‘De implementatie is de basis, de grootste winst zit in wat je daarna realiseert. Wij hebben de luxe dat we een AFAS-expert kunnen inhuren die ons helpt bij verdere ontwikkeling. We zijn ook blij met de openbare wensenlijst van AFAS. Dan zie je waar andere organisaties tegenaan lopen. Dat kan ons ook op ideeën brengen. Een ding is zeker: het systeem is nooit af, dat blijft in ontwikkeling. Maar we hebben, na een flinke leercurve doorgemaakt te hebben tijdens de implementatie, nu wel een mooi fundament staan.’

Hoe was het ook alweer? De ‘nieuwe’ situatie voelt al vertrouwd, maar IJle van der Meulen gaat graag even terug in de tijd. Hij is binnen de provincie Groningen de projectleider die zich bezighoudt met AFAS én geeft leiding aan het team Personeels- & Salarisadministratie. De ideale man dus voor een gesprek over wat de HRM & Payroll-software van AFAS de organisatie van de provincie Groningen brengt. 

Zijn verhaal begint in 2020. In dat jaar besloot de provincie Groningen dat het tijd was om de HR-processen en salarisadministratie verder te automatiseren. ‘Ons toenmalige pakket was niet meer toereikend met het oog op de toekomst’, vertelt IJle. ‘We voerden nog veel handmatig in. Die gegevens haalden we vervolgens via Excel weer tevoorschijn om ze goed in het systeem te krijgen. Verre van ideaal. Daarnaast zagen we in dat het gebruik van een app heel handig zou zijn om bepaalde mutaties sneller door te voeren.’ Het brengt hem op de hoofdvraag uit die periode: ‘Hoe kunnen we onze teamleiders en medewerkers meer aan het stuur krijgen bij HR-processen? Veel werd nog door tussenpersonen gedaan, zoals HR-adviseurs. Dat wilden we doorbreken.’ Een marktverkenning volgde, met de focus op best practices. IJle: ‘Dat was voor de provincie een nieuwe vorm van aanbesteden. We hebben de bal bij de vijf geselecteerde aanbieders gelegd en gezegd: laat maar zien wat jullie kunnen en waarvan jullie denken dat het bij ons past. Vervolgens hebben wij beoordeeld: waar voelen we ons het prettigst bij en waar gaan wij het meeste geluk aan beleven? AFAS kwam daarbij veruit als beste naar voren.’ 

Meer gebruiksgemak voor medewerkers

En zo kon de reis beginnen. De implementatie in de tweede helft van 2020 bevestigde het goede gevoel. IJle: ‘We hebben een soepele overgang naar AFAS ervaren. Weinig klachten vanuit medewerkers gehad, weinig showstoppers. Medewerkers ervaren meer gebruiksgemak en -vriendelijkheid sinds we met AFAS werken. De inrichting is in de basis goed geweest, al is er natuurlijk altijd wel wat te verbeteren. Doorontwikkeling stopt nooit.’ Wat de ingrediënten voor succes zijn geweest tijdens de implementatie? ‘We hebben zelf de regie gepakt. We stapten een nieuwe wereld binnen en alles flitst dan even om je heen. Dan is het belangrijk dat je goed aangeeft hoe je het systeem als organisatie ingericht wil hebben. De mensen van AFAS stonden daarvoor open en dachten met ons mee.’ Een andere gouden zet: medewerkers betrekken bij het implementatieproces. ‘Je kunt als management een nieuw systeem willen, maar medewerkers die het gaan gebruiken moeten het omarmen. Dus hebben we gebruikersgroepen samengesteld om mee te denken over de inrichting van workflows in InSite. Als je nu ziet hoe dat loopt, dan is dat een heel goede aanpak geweest.’
De provincie Groningen is bewust zoveel mogelijk bij de standaard van AFAS gebleven. ‘Ook dat is een belangrijk aspect geweest. Het zorgt ervoor dat we snel kunnen meebewegen met nieuwe ontwikkelingen. Ook voorkomen we hiermee onnodig maatwerk en onderhoud.’

Veel sneller declaraties doen

Er is veel verbeterd sinds de provincie Groningen voor haar HR-processen en salarisadministratie met AFAS werkt. Om te beginnen de salarisverwerking, volgens IJle het proces waar alle ogen op gericht zijn. ‘Vooraf hadden we gesteld dat we op uitbetaling 99 procent wilden scoren. Dat is 100 procent geworden. Dat is geweldig. AFAS heeft ons zo begeleid dat we samen met onze salaris. AFAS heeft ons zo begeleid dat we samen met onze salarisadministrateurs tot een goede salarisverwerking zijn gekomen. Die overgang is soepel verlopen.’

Zo zijn er meer successen geboekt met AFAS. Teamleiders en medewerkers van de provincie Groningen zitten inderdaad meer ‘aan het stuur’. IJle noemt tijdwinst en kostenbesparing als twee van de belangrijkste opbrengsten. ‘Onze medewerkers kunnen veel sneller declaraties doorvoeren en bonnetjes scannen via de AFAS Pocket App. Toen we begonnen hebben we direct een vrij ingrijpende beslissing genomen. Alle declaraties onder 50 euro laten we automatisch doorkomen via het systeem. Eerder werd er over bonnetjes van kleine bedragen weleens heen en weer gepingpongd. Daar waren we veel tijd aan kwijt. Nu we dat aan de voorkant in AFAS getackeld hebben gaat het veel directer, zonder dat iemand ertussen hoeft te komen voor controle.’ 

Nooit meer een ‘natte’ ondertekening

Ander winstpunt: medewerkers houden zelf hun gegevens bij, terwijl er voorheen ‘handjes’ tussenzaten die mutatieformulieren moesten inkloppen. Ook de doorlooptijd rond het opstellen van arbeidsovereenkomsten is versneld. IJle: ‘Sinds onze overstap naar AFAS verwerken we onze arbeidsovereenkomsten met nieuwe medewerkers niet meer op papier maar digitaal. Ze belanden altijd op de juiste plek. Ik noem dat gekscherend de snelwegen van AFAS. Elk document heeft zijn eigen weg waarover het na goedkeuring loopt, om vervolgens op de juiste plek in het dossier te belanden. Het is een enorme verbetering dat leidinggevenden die overeenkomsten nu niet meer ‘nat’ hoeven te ondertekenen, maar dat digitaal doen. Daarvoor hoeven ze niet meer op kantoor te komen. Daarnaast willen nieuwe medewerkers hun contract snel ondertekenen en dat faciliteren we op deze manier.’

Informatie altijd actueel en inzichtelijk

Alle gegevens hebben een logische plek in het systeem. Dat is volgens IJle een van de grootste voordelen die werken met AFAS oplevert. Want dat biedt weer de ideale basis om data te gebruiken als stuurinformatie. ‘Dit systeem biedt een structuur waarbij je actuele gegevens makkelijk kunt ontsluiten voor rapportages. De database is eenvoudig te doorgronden, zodat je snel bij je data kunt én die aan elkaar kunt knopen. Niet iedereen in onze organisatie werkt ermee, maar ze hebben er wel allemaal profijt van. Ik zeg weleens: elk veld dat je invult kun je uit de database halen om er vervolgens iets mee te doen. Dat is een grote verbetering.’

Hij geeft een concreet voorbeeld: ‘Neem formatie en bezetting. Voor overheidsinstanties is het belangrijk om zicht te hebben op hoeveel geld beschikbaar is, hoeveel mensen in de organisatie werken, op welke plek en of zij de belangrijkste dingen doen. Dankzij de software van AFAS is die informatie altijd actueel en inzichtelijk. Een ander mooi voorbeeld zijn verlofoverzichten. Voorheen keken we aan het einde van het jaar: wie heeft nog verlof openstaan? Dan werden er Excel-lijsten uitgedraaid om te controleren of de data klopte. Maar die gegevens waren nooit up-to-date. Nu hebben we altijd zicht op alle mensen in de organisatie en alle verlofpotjes. Daar hoeft onze HR-administratie geen extra handelingen meer voor te verrichten.’ Goede data-ontsluiting is één, rapporteren twee. Daarvoor gebruikt IJle de tool Power BI. De HR-rapportages heeft hij zelf bedacht. ‘We kunnen daardoor alle gegevens gefragmenteerd overzetten naar Power BI, waar we formules en grafieken op kunnen bouwen. We zijn daardoor altijd up-to-date met onze informatievoorziening én hebben meer inzicht in onze organisatie.’

Doorontwikkelen om te blijven meebewegen

Procesoptimalisatie door middel van verdere automatisering is een reis die altijd doorgaat. Bij de provincie Groningen zijn ze doordrongen van dat besef. ‘De wereld verandert, dus we moeten meebewegen’, zegt IJle. ‘Wijzigingen in wet- en regelgeving en de cao volgen elkaar op, waardoor we regelmatig aanpassingen moeten doorvoeren in het systeem. Het is een doorlopend proces van bijschaven.’ 
Ook andere optimalisaties zijn in volle gang. IJle: ‘Zo zijn we bezig met openstaande taken. We merken soms dat taken niet worden afgerond. We hebben ze allemaal in beeld gebracht. Nu is het de vraag: wat gaat hier verkeerd? Moeten we onze workflows aanpassen? Of moeten we medewerkers/teamleiders beter begeleiden? Ook willen we salariscontroles verder automatiseren met AFAS. En we brengen het proces rond de Wet verbetering poortwachter in beeld, zodat we er hopelijk menselijke handelingen tussenuit kunnen halen. Zo zijn we steeds bezig met verder optimaliseren en handiger maken van het administratieve werk van onze leidinggevenden, zodat we nog meer tijd winnen en geld besparen. En we weten: er is nog veel te halen. We benutten zeker nog niet alle mogelijkheden die AFAS ons biedt. Eén ding is zeker: op deze voet moeten we blijven doorgaan.’