Draaiboek AFAS Open
16 t/m 19 juni 2025

Algemeen

Contactpersonen

Algemeen
Leonie Brunekreef
leonie.brunekreef@afas.nl
06 – 24 37 43 88

Events
Eline van Binnendijk
eline.vanbinnendijk@afas.nl
06 – 11 41 00 84

Techniek
Joren Rupert
joren.rupert@afas.nl
06 – 10 90 29 97

Hamza Ghzili
hamza.ghzili@afas.nl
06 – 50 87 02 84

Partners
Stan van den Heuvel
stan.vandenheuvel@afas.nl
06 – 34 60 48 68

AFAS Standhouders / Events App
Milou Feenstra
milou.feenstra@afas.nl
06 – 11 92 11 90

Op- en afbouw

Uitgebreid draaiboek voor alle dagen

Onder deze tabel vind je een beknopt draaiboek per dag

Kleedkamerindeling

Maandag 16 juni: ERP + HRM & Payroll

Dinsdag 17 juni: HRM & Payroll (incl. Flex)

Woensdag 18 juni: ERP + HRM & Payroll (incl. Bouw)

Donderdag 19 juni: ERP + HRM & Payroll (incl. Accountancy)

Belangrijke informatie over de AFAS Events app

We maken tijdens de AFAS Open gebruik van de AFAS Events app. De app bevat oa de volgende functionaliteiten:

• Het programma, weergegeven als blokkenschema, met deelsessie rondes.
• Het persoonlijke programma per deelnemer. Deelnemers kunnen zelf hun favorieten aangeven waarmee ze een persoonlijk programma samenstellen. Uiteraard kunnen wij ook zien hoeveel deelnemers en welke deelnemers een sessie als favoriet hebben gekenmerkt.
• Een paarse of witte tag. Volg je het plenaire deel in het theater? Dan ontvang je een paars bandje. Volg je het plenaire deel in het Atrium? Dan ontvang je een wit bandje.
• Sprekers. Dit is voor jezelf als spreker ook fijn, want zo zie je snel welke sessies je hebt en waar je ze gaat geven.
• Locaties. We hebben bewust gekozen voor een beschrijving van de locaties en geen plattegrond. Ook in het pand vind je alleen beschrijvingen. De ervaring is dat een plattegrond gasten niet heel veel zegt, dus kunnen ze op deze manier lezen waar ze heen moeten.
• Stands. Zowel de stands van de partners als van AFAS zijn te vinden in de app.
• Het maken van connecties d.m.v. het scannen van de QR-code van de ander.
• Ook het aanmelden van deelnemers werkt met de QR-code in de app.
• Er is nog veel meer te vinden in de app, maar dat kun je zelf ontdekken!

Ook handig om te weten over de app:

• Iedereen ontvangt inloggegevens waarmee hij/zij automatisch de sessies ziet van de AFAS Open waar hij/zij voor ingeschreven.
• Als spreker, admin of standhouder zie je de sessies van alle dagen, jullie worden toegevoegd.
• Zijn er vragen? events@afas.nl

Belangrijke informatie voor sprekers

• Aanspreekpunten als er iets niet werkt zijn Merlin Bierman en Natascha van Valkengoed.
• Dresscode = AFAS eventkleding (donkerblauwe AFAS colbert inclusief pin, witte AFAS blouse, een nette spijkerbroek en nette schoenen) of jouw eigen kleding.
• Maak gebruik van de standaard AFAS Open powerpoint. Deze vind je hier: W:\AFAS Powerpoints\AFAS Open
• Houd je aan de begin- en eindtijden. Je start op het tijdstip dat de ronde officieel ook start. Het kan zijn dat er deelnemers later binnen komen lopen.
  Je eindigt op het tijdstip dat de ronde officieel ook eindigt. Een paar minuten eerder is niet erg, maar zorg ervoor dat je echt niet later klaar bent, anders gooi je het schema van de deelnemers in de war.
• Zorg dat je op tijd jouw presentatie klaarzet in de zaal waar je jouw deelsessie plaatsvindt.
• Als je tussen de rondes door moet wisselen van locatie, doe dit dan snel zodat je echt weer op tijd kunt beginnen.
• De planning en indeling in de AFAS Events app is leidend, check deze goed de dagen voorafgaand aan de AFAS Open. We zouden namelijk op basis van het animo nog kunnen wisselen van zaal.
• Ga bij de ingang van de zaal staan vanaf 20 minuten voor aanvang van de sessie zodat je gasten kunt verwelkomen, gasten aan jou herkennen dat ze bij de juiste sessie zijn of je ze eventueel door kunt verwijzen.
• Zorg dat je weet welke sessies waar en wanneer plaatsvinden. Gasten zullen jou aanspreken om te vragen waar ze heen moeten en dan is het fijn als je ze de juiste kant op kunt wijzen. Je kunt altijd de app erbij pakken.

Belangrijke informatie voor AFAS standhouders op kennispleinen

• Dit jaar werken we weer met ‘kennispleinen’ zoals op een beurs, die je zowel boven als beneden in het restaurant vindt. Aan de zijkanten langs het raam staan de partnerstands. Op de plattegrond (delen we nog) vind je de indeling per dag. Klanten komen dus gericht naar ‘jouw’ plein toe met vragen. Zorg ervoor dat je proactief bent en ze een welkom gevoel geeft.
  
• Zorg dat je iedere dag om 08:15 uur aanwezig bent bij de kick-off!
• Jassen en tassen leg je op je eigen werkplek of in een kluisje. Niet bij de stand.
• Aanspreekpunten als er iets niet werkt zijn voor Kennispleinen Bregje en AFAS Dienstpleinen Milou.
• Dresscode: AFAS eventkleding met naambordje (donkerblauwe AFAS colbert inclusief pin, witte AFAS blouse, een nette spijkerbroek en nette schoenen). Zo zijn we herkenbaar voor de deelnemers. Met nette schoenen (geen sneakers). Als je geen eigen evenementkleding hebt, kun je hier een setje aanvragen.
• Wij maken de kennispleinen weer herkenbaar voor de gasten (zodat ze weten wat ze waar kunnen vinden aan kennis) en werken met verschillende thema’s. De app helpt de gasten bij het vinden van de juiste plekken
• Maak gebruik van de standaard AFAS Open powerpoint.
  Deze vind je hier: W:\AFAS Powerpoints\AFAS Open.
  Naam powerpoint: AFAS Open 2025 standhouders.
  Je werkt met je eigen laptop. Wil je een toetsenbord of muis gebruiken, neem deze dan zelf mee. Zorg dat je laptop is opgeladen.
• Zorg dat je een werkende demo omgeving hebt draaien en de nieuwe functionaliteiten hebt geactiveerd/ ingericht voor het plein waar jij staat. De demo omgevingen op AOL gaan al eerder over dan de AFAS Open, dus deze kan je hiervoor gebruiken. 
• Er zijn schermen beschikbaar waarop je je laptop kunt aansluiten. Elke plein heeft demoplekken en banners.
• Zorg dat er altijd minimaal 1 persoon bij je stand is tijdens de rustige momenten, tussen 10:00 – 11:15 uur wanneer iedereen in het Theater of Atirum zit.
• AFAS Open App: Jullie ontvangen binnenkort allemaal een mail met inloggegevens: maak je profiel af met je foto en andere informatie!

Tips:

• Meng je met de klanten en maak een praatje. Wacht niet af totdat ze op je stand komen. Je kan ze ook vragen: “Ben je al vaker geweest?”, “Welke sessies ga je volgen?“, ‘Welke nieuwe functionaliteit ga je direct inrichten of is voor jouw organisatie belangrijk?”. Dan raak je vanzelf in gesprek, en wellicht kun je ze nog verder helpen op de inhoud. Maar spreek ze aan. Het is voor klanten juist heel fijn dat ze het gevoel hebben dat ze gezien worden. Wie wil er nou niet een kopje koffie drinken met de gezichten achter het product en onze diensten?
• Bekend: maar nog maar eens in de herhaling: ga niet met collega’s lopen ‘klitten’. Collega’s spreek je op andere momenten. Tijdens de AFAS Open spreek je met klanten.
• Geen troep of tassen bij de stands.