Draaiboek AFAS Open
10 t/m 14 juni 2024

Algemeen

Theaterprogramma

Contactpersonen

Algemeen
Leonie Brunekreef
leonie.brunekreef@afas.nl
06 – 24 37 43 88

Events
Marieke Oude Munnink
marieke.oudemunnink@afas.nl
06 – 15 14 42 20

Techniek
Joren Rupert
joren.rupert@afas.nl
06 – 10 90 29 97

Hamza Ghzili
hamza.ghzili@afas.nl
06 – 50 87 02 84

Partners
Stan van den Heuvel
stan.vandenheuvel@afas.nl
06 – 34 60 48 68

Standhouders
Yasmine van Dusschoten
yasmine.vandusschoten@afas.nl
06 – 25 29 20 75

Opbouw donderdag 6 / vrijdag 7 juni

Uitgebreid draaiboek voor alle dagen

Onder deze tabel vind je een beknopt draaiboek per dag

Beknopt

Maandag 10 juni: HRM & Payroll

Dinsdag 11 en woensdag 12 juni: HRM & Payroll

https://www.ntk.nl/voorstelling/margriet-live

Donderdag 13 juni: ERP (incl. Accountancy)

Vrijdag 14 juni: ERP (incl. Flex)

Belangrijke informatie over de AFAS Events app

We maken tijdens de AFAS Open gebruik van de AFAS Events app. De app bevat oa de volgende functionaliteiten:

• Het programma, weergegeven als blokkenschema. Zo is de planning van de dag in 1 opslag zichtbaar.
• Het persoonlijke programma per deelnemer. Deelnemers kunnen zelf hun favorieten aangeven waarmee ze een persoonlijk programma samenstellen. Uiteraard kunnen wij ook zien hoeveel deelnemers en welke deelnemers een sessie als favoriet hebben gekenmerkt.
• Sprekers. Dit is voor jezelf als spreker ook fijn, want zo zie je snel welke sessies je hebt en waar je ze gaat geven.
• Locaties. We hebben bewust gekozen voor een beschrijving van de locaties en geen plattegrond. Ook in het pand vind je alleen beschrijvingen. De ervaring is dat een plattegrond gasten niet heel veel zegt, dus kunnen ze op deze manier lezen waar ze heen moeten.
• Stands. Zowel de stands van de partners als van AFAS zijn te vinden in de app.
• Het maken van connecties d.m.v. het scannen van de QR-code van de ander.
• Ook het aanmelden van deelnemers werkt met de QR-code in de app.
• Er is nog veel meer te vinden in de app, maar dat kun je zelf ontdekken!

Ook handig om te weten over de app:

• Iedereen ontvangt inloggegevens waarmee hij/zij automatisch de sessies ziet van de AFAS Open waar hij/zij voor ingeschreven.
• Als spreker, admin of standhouder zie je de sessies van alle dagen.
• Zijn er vragen? marketing@afas.nl

Belangrijke informatie voor sprekers

• Aanspreekpunten als er iets niet werkt zijn Merlin Bierman en Natascha van Valkengoed.
• Dresscode = AFAS eventkleding (donkerblauwe AFAS colbert inclusief pin, witte AFAS blouse, een nette spijkerbroek en nette schoenen) of jouw eigen kleding.
• Maak gebruik van de standaard AFAS Open powerpoint. Deze vind je hier: W:\AFAS Powerpoints\AFAS Open 2024
• Houd je aan de begin- en eindtijden. Je start op het tijdstip dat de ronde officieel ook start. Het kan zijn dat er deelnemers later binnen komen lopen.
  Je eindigt op het tijdstip dat de ronde officieel ook eindigt. Een paar minuten eerder is niet erg, maar zorg ervoor dat je echt niet later klaar bent, anders gooi je het schema van de deelnemers in de war.
• Zorg dat je op tijd jouw presentatie klaarzet in de zaal waar je jouw deelsessie plaatsvindt. Voor de 1e ronde is dit 1 uur van tevoren.
• Als je tussen de rondes door moet wisselen van locatie, doe dit dan snel zodat je echt weer op tijd kunt beginnen.
• De planning en indeling in de AFAS Events app is leidend, check deze goed de dagen voorafgaand aan de AFAS Open. We zouden namelijk op basis van het animo nog kunnen wisselen van zaal.
• Ga bij de ingang van de zaal staan vanaf 20 minuten voor aanvang van de sessie zodat je gasten kunt verwelkomen, gasten aan jou herkennen dat ze bij de juiste sessie zijn of je ze eventueel door kunt verwijzen.
• Zorg dat je weet welke sessies waar en wanneer plaatsvinden. Gasten zullen jou aanspreken om te vragen waar ze heen moeten en dan is het fijn als je ze de juiste kant op kunt wijzen. Je kunt altijd de app erbij pakken.