Draaiboek AFAS Festival

Algemeen

AFAS Festival
Maandag 8 tot en met zaterdag 13 september

Contactpersonen

Events (algemeen)
Eline van Binnendijk
eline.vanbinnendijk@afas.nl
06 – 11 41 00 84

Events (op- en afbouw / catering)
Cornel van Valkengoed
cornel.vanvalkengoed@afas.nl
06 – 12 40 86 06

Sprekers / Standhouders
Milou Feenstra
milou.feenstra@afas.nl
06 – 11 92 11 90

Techniek (buiten)
Hamza Ghzili
hamza.ghzili@afas.nl
06 – 50 87 02 84

Techniek (binnen)
Jeroen Hoekstra
Jeroen.hoekstra@afas.nl
06 – 29 47 07 83

Hospitality
Marleen Luijer
marleen.luijer@afas.nl
06 – 53 86 41 64

Beveiliging
0970 10 25 44 60

Narrowcasting & signing
Natascha van Valkengoed
natascha.vanvalkengoed@afas.nl
06 – 29 64 17 60

Check-in
Merlin Bierman
merlin.bierman@afas.nl
06 – 29 67 63 87

dotNL
Femmy Spierings
femmy.spierings@afas.nl
06 – 28 86 61 36

Als je het écht niet meer weet
Leonie Brunekreef
leonie.brunekreef@afas.nl
06 – 24 37 43 88

AFAS Festival – beknopt programma

Maandag 8 september	AFAS Cultuurfestival
Dinsdag 9 september	AFAS Optimistival
Woensdag 10 september	AFAS Partnerfestival
Donderdag 11 september	AFAS Succestival
Vrijdag 12 september	AFAS Theaterfestival
Zaterdag 13 september middag	AFAS Familie- en vriendenfestival
Zaterdag 13 september avond	AFAS in Concert

Opbouw week 36

Wanneer	Wat	Waar	Wie
Ma 1 sept	Zitstenen verwijderen	Theaterplein	AFAS Hoveniers
Ma 1 sept	Schaakbord verwijderen	Kantoorplein	AFAS Hoveniers
Ma 1 sept	Tent opzetten	Theatertuin	AFAS Hoveniers
Ma 1 sept	Vleugel naar balletzaal	Balletzaal	Florian
Ma 1 sept	Aankleding balletzaal	Balletzaal	Primetime
Di 2 sept	Opbouw PodKas	Kantoortuin	Kas Verhuur
Woe 3 sept	Ponton theater	Theaterplein	Van Hameren
Woe 3 sept	Leveren ballastblokken	Theaterplein	Primetime
Don 4 sept	Start opbouw	Kantoor en Theater	Primetime
Don 4 sept	Opbouw Brug	Randweg	Event Bridge
Don 4 sept	Plaatsen IBC tanken	Kantoor en theater	Middelaar tenten
Don 4 sept	Plaatsen container	Kantoor	Team Infra
Don 4 sept	6 Vlaggen vervangen	Kantoor en Theater	AFAS Gebouwbeheer
Don 4 sept	Plaatsen 2 dome tenten	Kantoor en Theater	Domes Europe
Don 4 sept	Snoeien bomen	dotNL	AFAS Hoveniers
Don 4 sept	Verwijderen gaashek	Jeu de boules baan	AFAS Hoveniers
Vrij 5 sept	Opbouw tenten/aankleding	Kantoor en Theater	Primetime
Vrij 5 sept	Leveren koelwagens	Theater	Schoot
Vrij 5 sept	Leveren spullen keuken	Theater	Heman
Vrij 5 sept	Plaatsen tenten	Kantoor en Theater	Middelaar tenten
Vrij 5 sept	Doeken vervangen	Theater	System-Line
Vrij 5 sept tussen 09:00 en 12:00 uur	Verwijderen vleugel	Restaurant	Griffioen
Vrij 5 sept 14:00 uur	Verplaatsen podium	Restaurant	Kattenberg
Vrij 5 sept	Leveren Boozestop Bus	Theaterplein	BoozeStop
Vrij 5 sept	Start aanleggen infra	Overal	Team Infra
Za 6 sept	Opbouw	Overal	Primetime
Za 6 sept	Leveren paal & koord	Restaurant	Schoot
Za 6 sept	Aanleggen infra	Overal	Team Infra
Zo 7 sept	Plaatsen Do-it XL	Theaterplein	XL Games
Zo 7 sept	Bars vullen	Overal	Hospitality
Zo 7 sept	Stroom aanleggen	Overal	Team infra

Cultuurfestival – Maandag 8 september

Opbouw

Wanneer	Wat	Waar	Wie
Ochtend	Leveren waterfietsen	Veilige Haven	Gebouwbeheer
10:00 uur	Leveren Photobooth	Entree theater	BooqBox
Ochtend	Recharge Dome	Restaurant	ReCharge
Ochtend	Leveren pizzaovens	Theaterplein	HOWK
Ochtend	Leveren kopjes en ketels voor Energy Up	Sportzaal	Heman
Ochtend	Leveren laadpunten	Entree theater en kantoor	Charge to Go
Ochtend	Puntjes op de i + afmaken kantoorplein	Kantoorplein en theaterplein	Primetime
Ochtend	Sportzaal gereed	Sportzaal	AFAS Gebouwbeheer
11:00 uur	Opbouw Energy Up	Sportzaal, padelveld, binnentuin	Energy Up
Middag	Leveren Hit & Win machine	Entree theater	Bart Welzen
Middag	Doeken Massage Passage	Theatertuin	System-line

Beknopt programma

10:00 uur	Taartmoment
11:45 uur	Lunch bij foodstands
14:45 uur	Start sessie plenair in het theater
15:45 uur	Start deelsessies ronde 1
16:30 uur	Start deelsessies ronde 2
17:15 uur	Start deelsessies ronde 3
18:00 uur	Borrel XXL
19:30 uur	Einde

Belangrijke punten:

• Eventwebsite: https://www.afasfestival.nl/cultuurfestival
• We maken gebruik van de AFAS Events app. Alle collega’s kunnen het programma daarop zien.
• Medewerkers dragen een oranje festivalbandje

Draaiboek uitvoer

Wanneer	Wat	Waar	Wie
	Aankomst DJ & Soundcheck	Theater	Wijnand Klaver
14:15 uur	Iedereen gereed voor zaaldeuren open	Theater	Iedereen
14:30 uur	Zaaldeuren open	Theater	Hospitality
14:45 uur	Start plenair in het theater	Theater	Iedereen
14:45 uur	Fotograaf aanwezig	Theater	Rianne
15:30 uur	Einde plenair in het theater	Theater	Iedereen
15:45 uur	Start 1e ronde deelsessies	Zie app voor locaties + sessies	Iedereen
16:15 uur	Einde 1e ronde deelsessie
16:30 uur	Start 2e ronde deelsessies	Zie app voor locaties + sessies	Iedereen
17:00 uur	Einde 2e ronde deelsessie
17:15 uur	Start 3e ronde deelsessies	Zie app voor locaties + sessies	Iedereen
17:45 uur	Einde 3e ronde deelsessie
18:00 uur	Start borrel XXL	Theaterplein
19:30 uur	Einde

Optimistival – Dinsdag 9 september

Opbouw

Wanneer	Wat	Waar	Wie
Ochtend	Leveren Camper(Concert)	Theaterplein	Guido Spek
Ochtend	Podium theater	Theaterzaal	Primetime

Beknopt programma

11:00 uur	Festivalterrein open
11:30 uur	Start eerste sessie
16:15 uur	Start laatste sessie
17:00 uur	Einde

Belangrijke punten:

• Eventwebsite: https://www.optimistival.nl/
• Gasten worden aangemeld met AFAS Events app en krijgen een paars festivalbandje

Parkeren

• Bezoekers parkeren bij AFAS P1 en AFAS P2
• Er gaat een pendeldienst (Hellingman) van en naar Amersfoort Centraal: 09:45- 13:00 uur / 14:00 – 17:30 uur. Opstapplaats bus vanaf AFAS is bij halte Plesmanstraat (hier stappen gasten ook uit).
• Medewerkers parkeren bij Theo Meijer (vol? naar dotNL)

Draaiboek uitvoer

Wanneer	Wat	Waar	Wie
10:00 uur	Aankomst DJ & Soundcheck	Theaterplein	801 Bookings
10:00 uur	Kick-off voor iedereen	Theaterplein	Iedereen
10:00 uur	EHBO aanwezig	Restaurant	ARBO-centrum
10:30 uur	Klaar staan ontvangst eerste gasten	Theaterplein	Iedereen
10:45 uur	Fotograaf aanwezig	Theaterplein	Rianne
11:00 uur	Terrein officieel open	Theaterplein	Iedereen
11:30 uur	Start eerste sessie	Zie app voor locaties + sessies	Iedereen
16:15 uur	Start laatste sessie	Zie app voor locaties + sessies	Iedereen
17:00 uur	Einde

Partnerfestival – Woensdag 10 september

Opbouw

Wanneer	Wat	Waar	Wie
Ochtend	Podium theater	Theaterzaal	Primetime
Ochtend	Aankleding %-beter workshops	Cursuslokalen	System-line

Beknopt programma

13:30 uur	Festivalterrein open (ingang AFAS & dotNL)
14:00 uur	Start sessie plenair in het theater
15:30 uur	Start deelsessies ronde 1
16:00 uur	Netwerken
16:30 uur	Start deelsessies ronde 2
17:15 uur	Start deelsessies ronde 3
17:45 uur	Borrel XXL
19:00 uur	Einde
19:00 uur	Start opbouw weekmarkt
21:00 uur	Einde opbouw weekmarkt

Belangrijke punten:

• Eventwebsite: https://www.afasfestival.nl/partnerfestival
• Gasten worden aangemeld met AFAS Events app en krijgen een blauw, oranje, paars of wit festivalbandje. Dit is afhankelijk van de partner en is aangegeven door middel van borden.
  Blauw: Expert
  Oranje: Implementatiepartner
  Paars: Dienstverlenend partner
  Wit: Productpartner
• Er zijn 2 ingangen: AFAS & dotNL

Parkeren:

• Bezoekers parkeren bij AFAS P1, AFAS P2 en dotNL P3
• Medewerkers parkeren bij Theo Meijer (vol? naar dotNL)

Draaiboek uitvoer

Wanneer	Wat	Waar	Wie
12:30 uur	Kick-off voor iedereen	Theaterplein	Iedereen
13:00 uur	EHBO aanwezig	Restaurant	ARBO-centrum
13:00 uur	Aankomst DJ & Soundcheck	Theaterplein	801 Bookings
13:00 uur	Iedereen gereed voor aankomst eerste gasten	Ingang AFAS & dotNL	Iedereen
13:15 uur	Fotograaf aanwezig	Theaterplein	Rianne
13:30 uur	Terrein officieel open	Theaterplein	Iedereen
13:30 uur	Iedereen gereed voor zaaldeuren open	Theater	Hospitality
13:45 uur	Zaaldeuren open	Theater	Hospitality
14:00 uur	Start plenair in het theater	Theater	Iedereen
15:15 uur	Einde plenair in het theater	Theater	Iedereen
15:30 uur	Start deelsessie ronde 1	Zie app voor locaties + sessies	Iedereen
16:00 uur	Einde deelsessie ronde 1, start netwerken (pizzakraam open en uitserveren)	Theaterplein	Iedereen
16:30 uur	Start deelsessie ronde 2	Zie app voor locaties + sessies	Iedereen
17:00 uur	Einde deelsessie ronde 2
17:15 uur	Start deelsessie ronde 3	Zie app voor locaties + sessies	Iedereen
17:45 uur	Einde deelsessie ronde 3, start borrel XXL (alle kramen open)	Theaterplein	Iedereen
19:00 uur	Einde borrel XXL	Theaterplein	Iedereen
19:00 uur	Partners ontwerpen marktkraambord bij Henry Signpainter / opbouw marktkramen	Atrium	Partners Henry Signpainter
21:00 uur	Einde opbouw weekmarkt	Atrium	Stan

Succestival – donderdag 11 september

Beknopt programma

08:30 uur	Vroegevogeltent open, ontvangst vroege gasten
10:30 uur	Vroege gasten mogen het terrein op
11:00 uur	Terrein officieel open (ingang AFAS & dotNL)
11:30 uur	Start eerste sessie
17:45 uur	Start laatste sessie
19:00 uur	Einde

Belangrijke punten:

• Eventwebsite: www.succestival.nl
• Gasten worden aangemeld met AFAS Events app en krijgen een oranje festivalbandje
• Er zijn 2 ingangen: AFAS & dotNL

Parkeren:

• 3 personen of meer in één auto? Dan mogen gasten bij AFAS parkeren:
  – P1 AFAS – Inspiratielaan 3, Leusden
  – P2 AFAS – Inspiratielaan 3, Leusden 
• 2 personen of minder in één auto? Dan parkeren gasten op één van de overige locaties:
  – P4 Eurofleur – Ursulineweg 44, Leusden
  – P5 ARAG – Kastanjelaan 2, Leusden
  – P6 MHC Leusden – Schammersteef 2, Stoutenburg
• Gasten krijgen een kaartje mee met het nummer en de naam van de parkeerplaats, zodat ze aan het eind van de dag nog weten waar ze geparkeerd staan
• Er rijden tuktuks van en naar de parkeerplaatsen
• Er gaat een pendeldienst (Hellingman) van en naar Amersfoort Centraal: 09:45- 13:00 uur / 13:30 – 19:30 uur. Opstapplaats bus vanaf AFAS is bij halte Plesmanstraat (hier stappen gasten ook uit)
• Medewerkers parkeren bij Theo Meijer (vol? naar dotNL)

Draaiboek uitvoer

Wanneer	Wat	Waar	Wie
08:00 uur	Partners zetten puntjes op de i Weekmarkt	Atrium	Partners
08:30 uur	Aankomst blauwe vogels Close-Act	Vroegevogeltent	Close-Act
09:00 uur	Piano wordt gestemd	Balletzaal -3	Pianova
10:00 uur	Fotograaf aanwezig	Theater	Rianne
10:00 uur	EHBO aanwezig	Entreehal kantoor Restaurant	ARBO-centrum
10:00 uur	Lifeguards aanwezig	Veilige Haven	ARBO-centrum
10:00 uur	Kick-off voor iedereen	Theaterplein	Iedereen
10:00 uur	Aankomst DJ & Soundcheck	Theaterplein	801 Bookings
10:00 uur	Aankomst Moon About	Weekmarkt Atrium	Moon About
10:15 uur	Iedereen gereed voor aankomst eerste gasten	Ingang AFAS & dotNL	Iedereen
10:30 uur	Gasten vroegevogeltent het terrein op	Theaterplein	Iedereen
11:00 uur	Terrein officieel open	Overal	Iedereen
11:30 uur	Start eerste sessie	Zie app voor locaties + sessies	Iedereen
17:45 uur	Start laatste sessie	Zie app voor locaties + sessies	Iedereen
19:00 uur	Camper weg	Theaterplein	Guido Spek
19:00 uur	Happy Stones verplaatsen	van binnentuin naar theaterplein (Happy Stones dotNL laten staan voor zaterdag)	Energy Up

Theaterfestival – vrijdag 12 september

Opbouw/afbouw

Wanneer	Wat	Waar	Wie
Opbouw	Bar Anders bij stretchtent buiten	Theaterplein
Afbouw	Stoelen van tent naar Atrium	Atrium	Primetime
Opbouw 16:00 uur	Leveren AZ Pannaveld	Tuin bij entreecafé	AZ
Opbouw 16:00 uur	Memory XL	Tuin bij Atrium	Games XL

Draaiboek

Wanneer	Wat	Waar	Wie
11:00 uur	Ontvangst op het festivalterrein	Theaterplein	Iedereen
11:30 uur	Iedereen klaar voor zaaldeuren open	Theater	Iedereen
11:45 uur	Zaaldeuren open	Theater	Hospitality
12:00 uur	Welkom in het AFAS Theater	Theater	Herman Zondag Buddy Vedder
12:45 uur	Lunch op het theaterplein	Theaterplein	Iedereen
13:30 uur	Deelsessies & workshops
15:00 uur	Borrel	Theaterplein	Iedereen
16:00 uur	Einde

Belangrijke punten:

• Eventwebsite: https://www.afasfestival.nl/theaterfestival
• Er wordt geen gebruik gemaakt van de app
• Gasten worden dus niet aangemeld met AFAS Events app. Ze krijgen wel een paars festivalbandje
• Brug + dotNL = dicht

Parkeren:

• Iedereen parkeert bij AFAS

Familie- en vriendenfestival – zaterdag 13 september

Draaiboek

Wanneer	Wat	Waar	Wie
08:00 uur	Vleugel plaatsen	Theaterplein	Griffioen
11:00 uur	Vleugel stemmen	Podium theaterplein	Pianova
13:00 uur	Leveren drumcaravan XL	Theatertuin	Drumcaravan
13:45 uur	Fotograaf aanwezig	Theaterplein	Rianne
13:30 uur	Klaar staan voor ontvangst eerste gasten	Theaterplein	Iedereen
14:00 uur	Start Familie- en vriendenfestival	Theaterplein Doorlopend programma:	Iedereen
14:30 uur	Start sessie	Drijf in Dome	Spreker
15:15 uur	Start sessie	Drijf in Dome	Spreker
16:00 uur	Start sessie	Drijf in Dome	Spreker
17:00 uur	Einde
17:00 uur	Afbouw ReCharge Dome	Restaurant	ReCharge
	Ophalen laadpunten telefoons	Entree theater	Charge to Go
	Techniek	Overal	Flexrental
17:00 uur	Start afbouw Do-it XL (tot gasten komen)	Theaterplein	Games XL
19:00 uur	Vervolg afbouw Do-it XL	Theaterplein	Games XL
19:00 uur	Vleugel ophalen	Theaterplein	Griffioen

Belangrijke punten:

• Eventwebsite: https://www.afasfestival.nl/familie-vriendenfestival
• Op de website vind je het programma
• Gasten worden niet aangemeld met AFAS Events app. Ze krijgen wel een oranje festivalbandje

Parkeren:

• Bezoekers parkeren bij AFAS
• Medewerkers parkeren bij dotNL

AFAS in Concert – zaterdag 13 september

Draaiboek

Wanneer	Wat	Waar	Wie
17:45 uur	Ontvangst gasten show 1	Theaterplein	Hospitality
18:30 uur	Iedereen gereed voor zaaldeuren open	Theater	Iedereen
18:45 uur	Zaaldeuren open	Theater	Hospitality
19:00 uur	Show 1	Theater	Iedereen
20:00 uur	Ontvangst gasten show 2	Theaterplein	Hospitality
20:15 uur	Einde show 1	Theater	Iedereen
20:45 uur	Iedereen gereed voor zaaldeuren open	Theater	Iedereen
21:00 uur	Zaaldeuren open	Theater	Hospitality
21:15 uur	Show 2, alle gasten show 1 moeten weg zijn	Theater	Iedereen
22:30 uur	Einde show 2	Theater	Iedereen
23:30 uur	Gasten show 2 moeten weg zijn	Theater	Iedereen
23:30 uur	Afbouw, barren leeg

Belangrijke punten:

• Eventwebsite: https://www.afasfestival.nl/theaterfestival
• Bij de check-in op theaterplein worden gasten gecheckt of ze in bezit zijn van een ticket. Het scannen gebeurt bij de poortjes.
• Kleur bandje per ticket:
  Show 1: Blauw
  Deelnemers backstage show 1: Oranje
  Show 2: Wit
  Deelnemers backstage show 2: Paars

Parkeren:

• Bezoekers parkeren bij AFAS P2
• Fietsen op P1
• Medewerkers parkeren bij dotNL

Afbouw week 38

Wanneer	Wat	Waar	Wie
Zo 14 sep	Ophalen Photobooth	Entree theater	BooqBox
Zo 14 sep	Afbouw AV	Overal	Flexrental
Zo 14 sep	Afbouw Do-it 11:00 uur	Theaterplein	Games XL
Ma 15 sep	Ophalen Boozestop bus	Theaterplein	Boozestop
Ma 15 sep	Terugplaatsen podium	Restaurant	Kattenberg
Ma 15 sep	Afbouw aankleding	Overal	Primetime
Ma 15 sep	Vlaggen omruilen	Kantoorplein en theaterplein	AFAS Gebouwbeheer
Ma 15 sep	Afbouw pannaveld	Theatertuin	AZ
Ma 15 sep	Spullen ophalen	Overal	Heman HOWK Schoot
Ma 15 sep	Afbouw AV	Overal	Flexrental
Di 16 sep	Terugplaatsen vleugel (vóór 10:30 uur)	Restaurant	Griffioen
di 16 sep	Stemmen vleugel (11:00 uur)	Restaurant	Pianova
Di 16 sep	Afbouw brug	Randweg	Eventbridge
Di 16 sep	Afbouw aankleding	Overal	Primetime
Do 18 sep	Zitstenen terugplaatsen	Theaterplein en kantoorplein	AFAS Hoveniers
Do 18 sep	Schaakbord terugplaatsen	Kantoorplein	AFAS Hoveniers

Belangrijke informatie organisatie

Algemeen

• Iedereen is op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag aanwezig voor de kick-off. Check de tijden in het draaiboek.
  Degenen die daarvoor al een taak hebben zijn er eerder.

Kleding

• Dresscode de hele week is een donkerblauwe AFAS Festival polo met een spijkerbroek & sneakers.
• Je haalt je AFAS Festival polo zelf bij AFAS op, op dag van het evenement. Deze liggen klaar bij de MyPup op -2. Je polo lever je aan het einde van de dag weer bij de MyPup in, in de daarvoor bestemde groene zak. Let op: je wast je polo zelf niet, deze wordt naar de stomerij gebracht. Heb je op een andere dag tijdens AFAS Festival nog een rol? Dan pak je deze ochtend weer een schone polo.
  Let op: het is echt belangrijk dat er géén polo’s mee naar huis gaan, zodat we iedere dag weer genoeg schone polo’s hebben.

AFAS Events app

• Tijdens Cultuurfestival, Optimistival, Partnerfestival en Succestival werken we met de AFAS Events app voor het programma.
• Tijdens Optimistival, Partnerfestival en Succestival werken we met de AFAS Events app voor het inchecken van gasten.
• Zorg dat je de AFAS Events app gedownload hebt en aangemeld bent. Je downloadt de AFAS Events app gemakkelijk via de App Store of Google Play Store. Jouw inloggegevens heb je per mail ontvangen.
  Heb je problemen met inloggen? Dan kun je op de dag zelf terecht bij de informatiebalie op het Theaterplein.

Catering

Bij de foodstands worden voor de gasten de volgende gerechten geserveerd:

• Pizza
  Lactose / Gluten
• Libanees brood
  Lactose / Gluten
• Patatas bravas
  Lactose / Gluten
• Poké bowl
  Mosterd / Ei / Soja
• Broodje kipburger
  Lactose / Gluten / Mosterd / Ei
• Lotte’s Cannoli’s
  Lactose / Gluten / Ei / Noten

Crew

• Voor crew, artiesten en sprekers is er maandag tot en met zaterdag de hele dag eten beschikbaar in het restaurant. Iedereen in een AFAS Festival polo eet in het restaurant (boven).
• Op maandag (Cultuurfestival) eet iedereen bij de foodstands.
• Diner: als medewerker meld je je voor iedere dag dat je mee-eet aan via ABBS. Externen worden doorgegeven in het evenement in Profit.