Spring naar content

Zorg & welzijn

Minder administratie, meer tijd voor het leveren van zorg

Introductie

Tijd voor mensenwerken, weg met administratie

Werken in de zorg is prachtig. Iedereen werkt keihard om mensen beter te maken, een glimlach op hun gezicht te verzorgen of ze bij te staan wanneer ze het zwaar hebben. Zorgmedewerkers, administratiemedewerkers en bestuurders – allemaal dragen ze bij. Om de beste zorg te kunnen verlenen, wil je voorkomen dat administratie en bedrijfsvoering alle tijd innemen. Wij begrijpen dat dat best een uitdaging kan zijn. De software van AFAS gaat je helpen.

Schaarste, value based healthcare en digitale transformatie. Slechts enkele begrippen die managers en bestuurders in zorg en welzijn bezighouden. Goede bedrijfsvoering is dan ook van cruciaal belang om weer te kunnen focussen op waar het om draait in de zorg: de zorgvrager.

Tijd voor een digitale en integrale administratieve oplossing die jou tijd en geld bespaart. Een pakket waarmee je een sterk HRM-beleid kan voeren. En waarmee het management in één oogopslag ziet hoe de geldstromen of openstaande vacatures ervoor staan.

Product tour

Product tour

Product tour door onze ERP-software

Veel zorginstellingen gebruiken de software van AFAS en zijn er zeer tevreden over. Dat succes betekent niet dat we stil kunnen zitten. Integendeel: we putten continu uit onze ervaring én die van onze klanten om verbeteringen door te voeren. We onderhouden intensieve contacten met brancheorganisaties en met onze klanten. Geregeld organiseren we inspraaksessies. Én we volgen wijzigingen in cao’s op de voet, zodat we steeds op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en deze kunnen meenemen in updates.

Liever een demo afgestemd op jouw organisatie? Maak een afspraak!

  • Zorg

    Speciaal voor de zorg

    Hoe werkt AFAS voor jouw branche? En wat hebben we ontwikkeld speciaal voor jouw branche? Dit is waarom jouw branchegenoten met AFAS werken.

  • Financieel

    Laat zoveel mogelijk financiële processen automatisch door onze software uitvoeren. Zo houd je tijd over voor écht belangrijke zaken.

  • CRM

    CRM is de basis voor bijna al je processen. Leg alle contactmomenten met relaties eenvoudig vast: digitaal én zoveel mogelijk automatisch.

  • HRM & Payroll

    Regel je zaken als payroll, verlof, verzuim en werving & selectie met één muisklik en minimaliseer de administratie ervan.

  • AFAS Pocket app

    De software van AFAS in je broekzak. Met de AFAS Pocket app heb je altijd toegang tot de belangrijkste informatie.

  • Logistiek

    Ordermanagement

    Van bestelling tot levering, vereenvoudig je administratie met ordermanagement. Maak het inkoopproces makkelijker!

  • Projecten

    Krijg inzicht en controle over jouw projecten. Van voorcalculatie tot nacalculatie.

  • Cloud

    AFAS Online

    Met AFAS Online werk je veilig in de cloud en ben je snel op weg dankzij de AFAS Template.

Speciaal voor Zorg & welzijn

Speciaal voor Zorg en welzijn

Strategisch HRM

Kies voor employee- en manager self service

Krijg grip op instroom, doorstroom en uitstroom. En met employee self service (ESS) en management self service (MSS) maak je het medewerkers makkelijk om hun al HR-administratie bij te werken.

Afgestemd op de zorg

Standaard worden alle zorg-cao’s inclusief pensioenregelingen en salaristabellen meegeleverd en bijgehouden in de software. Dankzij AFAS Online worden wijzigingen in de cao automatisch bijgewerkt. Je voldoet dus niet alleen aan de meest recente Nederlandse wet- en regelgeving, maar ook aan die van de zorg.

Ook zaken als de VOG, BIG-registratie en VRH-registratie regel je eenvoudig met AFAS.

Inkoop in de zorg

Automatiseer het proces van inkoop tot aflevering

De voorraad in de kast op de afdeling mag nooit leeg zijn. Dit is het uitgangspunt voor de inrichting van het orderproces binnen AFAS.

Met AFAS Software digitaliseer en automatiseer je het inkoopproces. Op die manier zorg je voor een flinke vermindering van administratieve taken en terugkerende handelingen. Ook al is het proces compleet verschillend per instelling. Een ziekenhuis doet heel anders inkoop dan een zorginstelling met 200 verschillende locaties. Toch maakt AFAS je het makkelijker. Met onder andere:

  • Werken met workflows (inkoopaanvragen)
  • OCI-koppelingen (bekijk alle OCI-koppelingen)
  • Magazijn- en voorraadbeheer
  • Dashboards voor actueel inzicht

Bekijk de video van Medisch Spectrum Twente

Bekijk de video en leer hoe MST het proces van inkoop tot aflevering heeft geautomatiseerd.

Facturatie in de zorg

Cliënten, WMO, PGB & zorgadministratie

In de zorgbranche spreken we liever van cliënten in plaats van patiënten. Aan de cliënten wordt naast de zorgdiensten ook periodiek een factuur gestuurd voor de huur van de woning, de telefoon, de internetaansluiting.

Daarnaast is het mogelijk om de cliënten te voorzien van zak- en voedingsgeld, zodat zij in staat zijn binnen de zorginstelling inkopen te verrichten in de winkel.

Wil je verder de diepte in?

Je eigen portaal

Voor werving & selectie of voor vrijwilligers

Met je eigen portaal onderhoud je gemakkelijk het contact met sollicitanten en vrijwilligers.

Sollicitant self service

Er is veel vraag naar goed zorgpersoneel. En dan zit het werving- en selectieproces ook nog vol kleine administratieve stapjes. In AFAS regel je dit alles vanaf één centrale plek. Door OutSite (je eigen Werkenbij-site) en InSite (je eigen medewerkersportaal) met elkaar te verbinden, bouw je zelfs een compleet eigen sollicitatieportal. Hier voeren kandidaten zelf hun gegevens in. Vervolgens start het systeem automatisch interacties met ze op. Sollicitant Self Service, noemen we dat. En heb je een nieuwe vacature? Met de job alert breng je de juiste kanditaat op de hoogte.

Je eigen vrijwilligersportaal

Je kunt met AFAS je eigen vrijwilligersportaal bouwen. Beheer vrijwilligers, declaraties van vrijwilligers, evenementen en donaties via het speciale vrijwilligersportaal. Allemaal geïntegreerd in de ERP-software.

Duik in de zorgtemplate

Een goed voorbeeld stellen en dat delen met andere zorgaanbieders. Dat is waar best practices in de zorg om draaien. Zorgaanbieders bedenken regelmatig nieuwe methoden of activiteiten om de kwaliteit van zorg in de praktijk te verbeteren.

Wij hebben de best practices van onze meer dan 12.000 klanten (waarvan meer dan 500 zorginstellingen) samengevoegd tot een standaard voor zorg en welzijn.

Zo implementeren we samen in een korte tijd een bewezen efficiënte, digitale en geautomatiseerde manier om de bedrijfsvoering van jouw instelling te realiseren.

St. Antonius Ziekenhuis: ‘We hebben een effectiviteitswinst van minimaal tien procent behaald

Erwin Lute (Manager Financiën en Informatievoorziening): “Ik durf de stelling aan dat de inspanningen van AFAS bijdragen aan het realiseren van zorginhoudelijke verbeteringen.”

Financieel

Financieel
Financieel in de software van AFAS

Financiële administratie

Stop met administreren, start met automatiseren!

Bij AFAS streven we naar het optimaal automatiseren van financiële processen. Het doel is: ‘boekhouden met het licht uit’. Dit bereik je door zoveel mogelijk handelingen door de software te laten uitvoeren en de boekhouding een logisch gevolg te maken van je bedrijfsprocessen.

Doordat zowel de payroll-, project- en logistieke administratie met AFAS Software worden vastgelegd, is de boekhouding altijd actueel. De journaalposten worden automatisch gegenereerd vanuit een salarisuitbetaling, declarabele uren leiden tot een verkoopfactuur en ingekochte materialen zorgen voor mutaties in het inkoopboek. En werk je met abonnementen? Deze factureer je met één druk op de knop. Repeterend administratief werk leent zich namelijk uitstekend om geautomatiseerd te worden!

Alle financiële processen in één pakket

Het doel is zoveel mogelijk administratieve handelingen door de software te laten uitvoeren, waardoor jij meer tijd overhoudt voor echt belangrijke zaken, zoals het informeren en adviseren van andere afdelingen en collega’s op basis van actuele informatie.

AFAS InSite brengt al je bedrijfsprocessen samen. Hier zie je bijvoorbeeld een factuur in de workflow.

Profit is de backoffice. Vanuit hier richt je al je processen in.

Waar wil je meer over weten?

Klik op een blok en duik de details in

Het werken met een abonnementsmodel wordt steeds meer toegepast. Als je abonnementen aanbiedt, wil je geen gedoe hebben met beheer en periodiek factureren. De software van AFAS helpt je het overzicht te bewaren en al je abonnementen eenvoudig te beheren en te factureren.

Het verkopen van een abonnement op producten en diensten biedt mooie kansen om snel uit te breiden met je klantenbestand en zorgt tevens voor een mooie basis van repeterende omzet. Het risico is dan wel dat de administratievelastendruk toeneemt. Met de abonnementen functionaliteit van AFAS heb je duidelijk inzicht in de in- en verkoopprijs, prijsafspraken per klant, kun je automatisch factureren en verwerk je de omzet met één druk op de knop in je boekhouding. Zo heb je maximaal resultaat met minimale administratieve handelingen.

Dit kan je met abonnementen

  • Abonnementsfacturatie (ook pro forma)
  • Abonnementen met vreemde valuta
  • Afwijkend incasseren
  • Collectieve prijswijzigingen
  • Crediteren
  • Transitorisch opbrengsten boeken

De AFAS Finance Auditor is jouw persoonlijke boekhoudassistant. Standaard controleert deze je boekhouding op meer dan 100 fouten en waarschuwingen. Je kunt hier ook eenvoudig zelf punten aan toevoegen. Vanuit de melding navigeer je direct door naar de bron om het probleem te verhelpen.

Doe dit in ieder geval bij de maandafsluiting, maar mooier is het natuurlijk als dit in je wekelijkse werkzaamheden terug te vinden is.

Finance auditor

Met de BI-dashboards toon je belangrijke financiële data op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. En dat levert je actuele stuurinformatie op!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

  • Btw Recap
  • Budgethouder
  • Contractbeheer
  • Crediteuren
  • Debiteuren
  • Dichtraming winst en verlies
  • Exploitatie (+ verbijzonderd)
  • Liquiditeit
  • Jaarrekening
  • Spendmanagement
  • Vaste activa
  • Verkoopomzet
  • Winst en Verlies

Het maken van een btw-aangifte is nu eenmaal verplicht. Per periode dient de btw-aangifte opgemaakt te worden en digitaal opgegeven aan de Nederlandse belastingdienst. Dat moet binnen één maand na het aangiftetijdvak.

De btw-aangifte wordt gelukkig een stuk eenvoudiger met AFAS Software. We verzenden de aangifte digitaal via het AFAS-certificaat, en alles gebeurt volledig digitaal. Je hoeft dus geen gegevens meer handmatig in te voeren op de website van de belastingdienst.

Elke organisatie heeft te maken met inkoop. Zijn het geen handelsgoederen of diensten van derden, dan zijn het wel kantoorbenodigdheden of relatiegeschenken. Echter zijn veel inkoopprocessen niet voldoende vormgegeven binnen de organisatie en haar informatiesystemen, wat tot de praktijk leidt tot een wildgroei aan leveranciers en een gebrek aan grip op kwaliteit en inkoopvoorwaarden. Door inkoopprocessen strategisch te benaderen en te borgen in jouw ERP-systeem houd je grip op het proces en de uitkomsten hiervan.

Daarom werk je met inkoopaanvragen. De aanvraag loopt via een workflow en wordt omgezet naar offerte of order. Aanvragen doe je vanuit een productcatalogus, via een vrije aanvraag of via een OCI-koppeling. OCI is er om vanuit de webshop van de leverancier te bestellen en automatisch een inkoopaanvraag in AFAS vast te leggen.

Weten welke kosten je kunt verwachten en wanneer deze betaald moeten worden is van cruciaal belang voor jouw organisatie. Daarbij is een goede vastlegging van verplichtingen en contracten met leveranciers essentieel, zodat onverwachte en onbedoelde contractverlengingen worden voorkomen!

Profiteer van slim contractbeheer:

  • Inzicht met dashboards
  • Automatische signalering
  • Facturen automatisch betalen door vastgelegde contracten
  • Automatische verplichtingen in je boekhouding
  • Opgeslagen in het digitale dossier (inclusief bijlagen)
  • Volledig te autoriseren

Een tevreden klant zal ook bereid zijn om de factuur te betalen. Als iedereen de ontvangen facturen op tijd zou betalen heb je geen debiteurenbeheer nodig. De werkelijkheid is echter anders. Helaas behoort het versturen van één of meerdere aanmaning tegenwoordig tot de normaalste zaak van de wereld. Het bewaken van de vervallen posten en een aanmaningsproces inrichten is daarom ook noodzakelijk. Heeft de klant echter te veel betaald of is het saldo door het verstrekken van een creditnota negatief, dan kun je het saldo ook terugbetalen.

Of het nu gaat om abonnementen, aanmaningen of incasso-opdrachten, met AFAS Software maak je je debiteurenbeheer een stuk makkelijker. En met het bijbehorende dashboard weet je altijd hoe je debiteurenbeheer ervoor staat.

Vaarwel papieren factuurstromen: E-factureren is de nieuwe realiteit. Automatisch gegenereerd en verwerkt, zonder menselijke handelingen. Zo voorkom je fouten en tijdrovend dubbel werk.

Vanaf nu verloopt het factuurproces volledig digitaal. Je geniet gelijk van de voordelen: het is veiliger, goedkoper en sneller. AFAS is al sinds 2008 volledig UBL-ready – en dat is niet voor niets. En als je het nu nog niet gebruikt: zelfs de overheid is om. En dat is niet voor niets!

De periodecijfers zijn niet eenmaal per jaar, kwartaal of maand beschikbaar, maar dagelijks bijgewerkt en volledig inzichtelijk. Het werken vanuit de gedachte dat de exploitatie centraal staat om de organisatie te sturen geeft niet alleen de financieel onderlegde mensen sturing, maar is beschikbaar voor de hele organisatie.

Inkoopfacturen verwerken kan op diverse manieren in Profit, zoals via E-facturen, scan & herken-apps of inkoopjournaalposten. AFAS richt zich op de toekomst van e-facturen (ubl), maar in de praktijk wordt nog maar 10% van alle facturen als e-factuur uitgewisseld.

Pdf-facturen zijn arbeidsintensief om te verwerken. Scan & herken maakt dit proces eenvoudiger door gegevens op de pdf te lezen en herkennen. Dit maakt inkoopfacturen eenvoudiger te verwerken, ongeacht hoe ze worden aangeleverd.

Hoe werkt het precies?

Voor klanten met specifieke wensen blijven partneroplossingen beschikbaar.

Het kosteloze gebruik is op basis van fair use. Fair use betekent dat we uitgaan van het verwerken van facturen in de administratie van de eigen onderneming. De functionaliteit is niet bedoeld voor dienstverlening aan derden.

Het verwerken van de administratie is een dagelijks terugkerende activiteit. Sommige mutaties doe je dagelijks en andere wekelijks of zelfs maandelijks. Om sturing te geven aan je organisatie is het een must om bij te zijn met de administratieve verwerking. Als je maandcijfers moet aanleveren en de helft is geboekt, kun je beter niets aanleveren. Het is van belang om je processen die invloed hebben op het resultaat met zo min mogelijk inspanning uit te voeren.

Met AFAS Financieel verwerk je eenvoudig:

  • Beginbalans
  • Mutaties boeken
  • Bankafschriften (automatisch in te lezen met de bankkoppeling)
  • Facturen (+ E-facturen)
  • Loonjournaalposten
  • Betaalopdrachten
  • Incasso-opdrachten
  • Terugbetalingen
  • Vaste activa
  • Rekeningcourant

Alle onderdelen van financieel

  • Actuele wet- en regelgeving
  • Afletteren
  • Auditfile
  • Automatisch betalen crediteuren
  • Automatisch verdelen verbijzonderingen
  • Automatisch verwerken bankafschrift
  • Automatische incasso debiteuren
  • Bankkoppelingen (ING, Rabobank & ABN AMRO)
  • Betaallink versturen bij de factuur en aanmaning (via Mollie)
  • Bijlagen vastleggen
  • Btw-/ICP-aangifte
  • Budgethouders (& deelbudgethouders)
  • Budgetteren met budgetscenario’s
  • Consolidatie
  • Contractmanagement
  • Crediteurenbewaking
  • Dashboards
  • Debiteurenbewaking
  • Finance Auditor
  • Importeren bankafschriften
  • Kolommenbalans
  • Kredietbeperking & betalingskorting
  • Meerdere administraties
  • Multivaluta
  • Periodeafsluiting borgen
  • Procuratieschema
  • Proef-/saldibalans
  • Rekening-courantverhouding
  • Reserveringen en verplichtingen
  • Scanbox (scan & herken)
  • Transitorische posten
  • UBL & e-factureren
  • UBD-aangifte
  • Vaste activa
  • Vaste journaalposten
  • Verbijzonderen tot 5 dimensies
  • Verslaglegging
  • Verzamelfacturen
  • VIES Controle (Vat Information Exchange System)
  • Wet Keten Aansprakelijkheid

SDW: ‘Het digitaliseren van bedrijfsprocessen is eenvoudiger dan je denkt’

De automatiseringsslagen maken het werk van de medewerkers van SDW efficiënter en makkelijker.

CRM

CRM

CRM

Leg alle contactmomenten vast: digitaal en automatisch

Om relaties zo goed mogelijk van dienst te zijn, moet je hun data duidelijk en centraal vastleggen. Zo heb je een compleet en actueel beeld van je relaties en wat er bij hen leeft. En dat is precies de kern van ons CRM-systeem. Alle informatie over je relaties staat in één geïntegreerd systeem. Denk hierbij aan gegevens van (potentiële) klanten, leveranciersgegevens, correspondentie, campagnes, offertes, maar ook financiële gegevens.

In AFAS CRM is relatiebeheer de basis van al je bedrijfsprocessen. Een goed voorbeeld hiervan is het digitale dossier. Alle activiteiten rondom een klant, medewerker of relatie kun je overal raadplegen en aanvullen. En door CRM te verbinden met je belangrijkste bedrijfsprocessen, krijg je een compleet dossier met bijvoorbeeld klantbezoeken, e-mailverkeer, lopende forecasts, offertes en facturen. Allemaal in hetzelfde dossier.

Al je relaties in één systeem

De ideale basis voor je bedrijfsprocessen

In de basis gebruik je CRM-software om relaties te beheren. Klanten, maar ook prospects, medewerkers, leveranciers en sollicitanten leg je vast in het CRM.

Op jouw eigen InSite beheer je al je relaties. Raadpleeg het dossier, voeg nieuwe relaties toe of werk de forecast bij. Alles leg je vast in één compleet dossier!

Met de AFAS Pocket app heb je CRM in je broekzak. Ideaal als je veel onderweg bent.

Waar wil je meer over weten?

Klik op een blok en duik de details in

Met OutSite bouw jij je eigen klantportaal. Uniek aan OutSite is dat je gegevens uit je ‘backoffice’ ophaalt en in een veilige omgeving aanbiedt aan de buitenwereld. En dankzij het content management systeem (CMS) achter Outsite bouw en onderhoud je eenvoudig zelf je eigen website.

Wat voor portalen kan je maken met OutSite?

  • Accountancyportaal
  • Bedrijfswebsite
  • Bestelportaal
  • Cursusportaal
  • Klantportaal
  • Vrijwilligersportaal
  • Werken-bij site

Voorbeeld cursusportaal

Voorbeelden van processen via je eigen klantportaal:

  • Inzicht in facturen
  • Offertes digitaal ondertekenen
  • Abonnementen beheren
  • Incidenten & ticketing
  • Cursusmanagement

Met forecast heb je inzicht in alle lopende trajecten van sales, de mogelijke scoringskansen en de te verwachten orders in de komende periode. Daarnaast leg je ook bij de niet gescoorde orders vast waarom deze niet zijn gescoord. Deze schat aan informatie kun je mooi gebruiken om je organisatie te verbeteren, je kunt de reden waarom een klant niet voor je kiest aanpakken zodat dit een volgende keer niet meer gebeurt. Ook kun je vastleggen met welke concurrenten je in de race zit voor deze order.

Slim werken met forecasting

  • Forecast kan gevuld worden op basis van offertes uit ordermanagement.
  • Forecast vormt de basis van de voorcalculatie in projecten.
  • De salesmedewerker heeft inzicht in zijn of haar trajecten.

Leg het hele salesproces vast

  • Forecastgroepen
  • Reden afgelegde of succesvolle forecast
  • Bron
  • Concurrenten
  • Forecast statussen
  • Contactmoment
  • Workflow offerte
  • Campagnes (marketing)

Vanuit verschillende onderdelen van het systeem wordt het dossier automatisch gevuld. Afhankelijk van de organisatie zullen de klanten worden bediend vanuit een bepaald onderdeel uit het ERP-systeem. Zo zal een handelsonderneming vanuit ordermanagement gaan factureren, een bouwonderneming vanuit de projectadministratie, een projectontwikkelaar vanuit de abonnementenadministratie. Al deze bedrijfsprocessen zorgen voor een automatische dossiervorming.

Wat wordt automatisch vastgelegd?

  • Abonnementen (denk aan facturen en contracten)
  • Cursusadministratie
  • Debiteurenbeheer
  • Facturatie
  • Projectadministratie

Met cursusmanagement ben je gegarandeerd van een snelle, geïntegreerde en trefzekere afhandeling van alle inschrijvingen van relaties die bij jou een cursus, seminar of een evenement bijwonen. Uiteraard kun je ook interne trainingen aanmaken en automatisch bijhouden wie van de medewerkers aanwezig is. Je kunt zelfs cursustrajecten klaarzetten voor je collega’s.

De belangrijkste functies

  • Automatische dossiervorming
  • Automatische facturatie
  • Automatische herinneringen
  • Bijhouden van presentielijsten
  • Certificaten genereren
  • Cursussen aanbieden via je eigen portaal
  • Integratie met de boekhouding
  • Inzicht met dashboards
  • Kortingsvouchers beheren

Cursusmanagement voor intern

Medewerkers kunnen zichzelf eenvoudig via het interne portaal inschrijven voor een cursus. Desgewenst komt deze ter controle eerst uit bij de leidinggevende of de afdeling die erover gaat. Op de achtergrond wordt ondertussen alles automatisch in het digitale dossier opgeslagen. Zo behoud je altijd inzicht in de ontwikkeling van je medewerkers!

Cursusmanagement voor extern

Met cursusmanagement is het proces van inschrijving tot facturatie van cursussen optimaal ingericht. Je bent verzekerd van een snelle, geïntegreerde én trefzekere afhandeling van alle inschrijvingen van relaties die bij jou een cursus of seminar volgen.

cursusmanagement systeem met cursusadministratie

Met de software van AFAS heb je alles in huis om aan de meest actuele privacywetgeving te voldoen. Zo weet je zeker dat de privacy van je relaties gewaarborgd is. Prettig voor jouw organisatie én voor je relaties. Je kunt ons op onze blauwe ogen vertrouwen, en daarnaast hebben we uiteraard verschillende certificeringen. Zo toont het Data Pro-certificaat aan dat je met onze software kunt voldoen aan de AVG-wetgeving.

Alle data wordt in Nederland gehost onder de Nederlandse wetgeving. Daarnaast ben je verzekerd van een dagelijkse back-up.

Met de BI-dashboards toon je belangrijke CRM-data op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. En dat levert je actuele stuurinformatie op!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

  • Cursusmanagement
  • Dossiers
  • Event intelligence
  • Forecast per branche of afdeling
  • Gesloten forecast
  • Niet-gescoorde forecast
  • Open forecast
  • Open workflows

Alle onderdelen van CRM

  • AFAS Pocket app
  • Campagnebeheer
  • Contactpersonen
  • Controle op dubbele CRM-contacten
  • Cursusmanagement
  • Cursustrajecten
  • Digitaal dossier
  • Digitaal ondertekenen
  • Evenementmanagement
  • E-mailingen
  • Enquêtes
  • Evenementenbeheer
  • Forecasting
  • Klantportaal (zelf te bouwen & onderhouden)
  • Organisaties & personen
  • Prospect- en klantbeheer
  • Prospectdossier
  • Relatiemanagement
  • Sales automation
  • Selecties en segmentatie
  • Targets
  • Twee-factorauthenticatie voor je (klant)portaal (optioneel)
  • Voldoen aan de AVG-wetgeving
  • Workflowmanagement

Tijd voor een persoonlijke demo?

TSN Thuiszorg: ‘Alle tijd en energie moeten we in onze kerntaken kunnen steken.’

Alle processen die niet direct met de zorgtaak te maken hebben, zijn zo ingericht dat ze ten volle in dienst van die zorgtaak staan. Zo doet TSN meer met minder.

HRM & Payroll

HRM en Payroll
HRM & Payroll in de software van AFAS

HRM & Payroll

Minder administratie, meer tijd voor strategisch HR

Met de software van AFAS stroomlijn je alle HR- & payrollprocessen en minimaliseer je de administratie ervan. Het resultaat? Jij bent minder tijd kwijt aan administratie en jij kunt je bezig houden met strategisch HR.

Administratie zoals verlof, verzuim en de salarisverwerking kosten je nu nog veel tijd. En dat terwijl deze administratieve werkzaamheden al lang niet meer je primaire focus zijn. Want HR verschuift. Thema’s als werkgeluk en strategische personeelsplanning krijgen prioriteit.

Met de modules HRM & Payroll krijg je weer grip op je HR-processen. Automatiseer tijdrovende administratie, betrek je team beter en gebruik onze slimme dashboards voor meer grip en inzicht. Het gevolg? Je hebt weer tijd voor wat écht belangrijk is.

Aan de slag met ESS & MSS

Betrek je medewerkers bij HR-processen

Ligt al je administratie nog bij één persoon of afdeling? Met Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS) is dat verleden tijd. Vanaf nu wijzigt iedere medewerker makkelijk zijn of haar HR-gegevens. 24/7 beschikbaar en altijd binnen handbereik met de AFAS Pocket app.

Op jouw eigen InSite breng je al je HR-zaken samen. Ook is InSite in te zetten als intranet. Zo werk je met één portaal voor al je medewerkers.

Via de AFAS Pocket app regelen medewerkers al hun HR-zaken gewoon zelf. Uren boeken? AFAS Pocket! Net iets gekocht en wil je dit declareren? AFAS Pocket!

Waar wil je meer over weten?

Klik op een blok en duik de details in

Met Employee Self Service ligt administratie niet meer bij één persoon of afdeling. In plaats daarvan is de administratieve druk verspreid over de organisatie. Door te kiezen voor administratie bij de bron, voorkom je fouten. Employee Self Service werkt makkelijk, inzichtelijk en sneller.

De voordelen van Employee Self Service:

  •  Minder foutgevoelig
  •  Informatie is altijd up-to-date
  •  Meer inzicht
  •  HR heeft tijd voor strategisch HRM
  •  Afgestemd op jouw bedrijf
  •  Medewerkers zijn 24/7 beschikbaar

Voorbeelden van Employee Self Service

  • Gegevens wijzigen (adres, telefoonnummer)
  • Verlof aanvragen
  • Ziekmelden
  • Declaraties indienen

Managers hebben het liefst zelf de touwtjes zoveel mogelijk in handen. Met Manager Self Service (MSS) nemen ze een deel van de HR-werkzaamheden over.

Meer werk? Nee hoor. Managers en leidinggevenden zijn hierdoor betrokkener bij de medewerkers. Doordat managers altijd werken met de meest actuele gegevens, zijn ze op de hoogte van wat er speelt en kunnen ze eerder bijsturen als dat nodig is.

De voordelen van Management Self Service:

  • Minder foutgevoelig
  • Taakgestuurd werken
  • Recht op mutaties invoeren van eigen afdeling
  • Inzicht in ken- en stuurgetallen van de afdeling
  • HR heeft tijd voor strategisch HRM

Voorbeelden van Management Self Service

  • Personeelsdossiers van medewerkers inzien en wijzigen
  • Declaraties beoordelen
  • Verlof accorderen en verzuim melden
  • Vastleggen gespreksverslag talentmanagement
  • Medewerkers in dienst en uit dienst melden
  • Contracten verlengen of opzeggen

Standaard worden er meer dan 200 cao’s inclusief pensioenregelingen en salaristabellen meegeleverd en bijgehouden in de software. Dankzij AFAS Online worden wijzigingen in de cao automatisch bijgewerkt. Je voldoet dus niet alleen aan de meest recente Nederlandse wet- en regelgeving, maar ook aan die van jouw branche.

Wat merk je hiervan in de software?

De cao’s bevatten een groot aantal zaken met betrekking tot de looninrichting en arbeidsvoorwaarden. Bij de looninrichting kun je denken aan looncomponenten, grondslagen en parameters. Bij de arbeidsvoorwaarden moet je denken aan inrichting voor verzuim en verlof. De cao is dus zowel voor HRM als voor Payroll erg belangrijk. Het CAO Team van AFAS onderhoudt de cao’s. Wanneer er een update beschikbaar is, wordt deze automatisch uitgevoerd. Zo ben je altijd up-to-date.

Door voortaan met workflows te werken, verdwijnt administratief werk. En de geautomatiseerde controles besparen je een hoop tijd. Dit alles zorgt ervoor dat jij als salarisadministrateur meer tijd overhoudt voor de specialistische payrollzaken.

De voordelen van de salarisadministratie met AFAS

  • HRM & Payroll in één systeem
  • Minder administratie dankzij slimme automatisering
  • Inzicht met dashboards
  • Altijd een actuele cao
  • Mutaties verstoren niet je controleproces omdat je de verloningsperiode kunt dichtzetten.
  • De Payroll Auditor spoort fouten op in het payrollproces.
payroll auditor voorbeelden

Automatische controles met de Payroll Auditor

Samen met onze klanten hebben we de Payroll Auditor ontwikkeld: jouw persoonlijke assistent voor alle controles op het payroll proces. Er worden standaard meer dan 130 controles uitgevoerd door de Payoll Auditor. Zo voorkom je fouten in de loonadministratie en ben je minder tijd kwijt aan het controleren van de verloning.

Het standaard werving- en selectieproces zit vol kleine administratieve stapjes. Van het opzetten van de vacature tot aan het achter-de-schermen voorbereiden van een eerste werkdag.

In AFAS regel je alles vanaf één centrale plek. Door OutSite (je eigen Werkenbij-site) en InSite (je eigen medewerkersportaal) met elkaar te verbinden, bouw je een compleet eigen sollicitatieportaal. Hier voeren kandidaten zelf hun gegevens in. Vervolgens start het systeem automatisch interacties met ze op. Sollicitant Self Service, noemen we dat. En heb je een nieuwe vacature? Met de job alert breng je de juiste kandidaat op de hoogte.

Uiteraard kan er solide managementinformatie worden geraadpleegd om zo het recruitmentproces goed te kunnen monitoren.

instroom - doorstroom - uitstroom in talentmanagement

Gemiddeld verlaat 35% van de nieuwe medewerkers het bedrijf binnen 2 jaar. Zeker bij grote organisaties kan dit veel administratie met zich meebrengen. Het is zaak om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren.

Instroom

Als je een geschikte kandidaat hebt voor een functie, dan start het proces van indienst melden. Dit proces start de manager in InSite. Door gebruik te maken van profielen en workflows vindt het proces volledig gecontroleerd en digitaal plaats. Onze ID-check d.m.v. Valicare (optioneel) zorgt ervoor dat dit helemaal foutloos gaat.

Na het indienst nemen van de medewerker wil je dat de medewerker zo snel mogelijk succesvol is. Daarvoor heeft de medewerker tools nodig. Dit kan een laptop of telefoon zijn, maar ook een opleidingstraject. Door workflows slim in te richten worden al deze taken automatisch opgestart. Zo krijgt jouw nieuwe medewerker een vliegende start!

Doorstroom

Vanaf de eerste dag dat de medewerker in dienst is, werkt deze aan zijn/haar carrière. In AFAS Software leg je alles vast. En dit resulteert weer in de nodige managementinzichten. Je beheert eenvoudig:

  • Contractverlenging
  • Salariswijziging
  • Functiewijziging
  • Contractwijziging
  • Roosterwijziging
  • Overplaatsing

Uitstroom

Er zijn ook medewerkers die je organisatie verlaten. Is het proces van de uitstroom al geregeld? Leg je de inhoud van het exitgesprek vast? Dat levert zinvolle informatie op om de bedrijfsvoering te verbeteren. Leg de reden van uitstroom ook vast, zodat je deze kunt gebruiken voor statistische gegevens.

Binnen InSite bestaat een ESS/MSS-functionaliteit om jezelf uit dienst te melden. De workflow erachter zorgt dat de personeelsadministratie ook op de hoogte wordt gebracht van het vertrek van de medewerker om de laatste salarisuitbetaling te regelen.

Doorstroom of talentontwikkeling is een belangrijk onderdeel van goed talentmanagement. Breng de competenties van medewerkers in kaart en check welke ze nodig hebben voor hun functie. Of kijk of hun huidige competenties met een beetje ontwikkeling of aanpassing goed bij een andere functie passen. Sommige bedrijven werken met een model voor talentontwikkeling. Misschien is dat ook iets voor jouw organisatie.

Opleidingsportaal voor medewerkers

Op InSite is een kennisportaal beschikbaar waarop je alle informatie vindt over de opleidingen, cursussen en diploma’s.

Alle door jou gevolgde opleidingen en cursussen staan in je medewerkerdossier. Voorzien van een certificaat van deelname of een diploma. Om je talent verder te ontplooien kun je je op je kennisportaal ook inschrijven voor nieuwe opleidingen of cursussen.

Competentiemanagement

Competentiemanagement (gesprekkencyclus)

De persoonlijke ontwikkeling kun je sturen via competentiemanagement zodat er per functie vastligt welke competenties vereist zijn. Daarnaast kun je gebruik maken van gesprekkencyclus zodat de persoonlijke ontwikkeling ook geborgd is in het dossier van de medewerker.

Je legt alles rondom competentiemanagement vast in AFAS Software

Nulmeting

  • Eenmalig gesprek voor nieuwe medewerkers of bij afdelingswissel
  • Bepaal het startniveau van de medewerker

Doelstellingengesprek

  • Leg verwachtingen en doelen voor de cyclus vast
  • Plan afspraken voor volgend voortgangsgesprek

Voortgangsgesprek

  • Maak of stel afspraken bij, voeg doelen en competenties toe

Beoordelingsgesprek

  • Ken een score toe aan doelen en competenties
  • Afspraken als behaald of niet behaald markeren

Als medewerker kun je eenvoudig je eigen declaratie indienen via AFAS Employee Self Service. Een workflow informeert de manager of HR-afdeling over de declaratie, waarna zij kunnen besluiten of deze wordt goedgekeurd voor salarisbetaling.

Je stelt zelfs in of declaraties tot een bepaald bedrag automatisch worden goedgekeurd, waardoor tijd en werk worden bespaard. Zodra een declaratie in AFAS Software wordt goedgekeurd, wordt deze direct verwerkt in de salarisadministratie, zonder dat gegevens handmatig overgezet hoeven te worden.

Meer handige functies

  • Voorschotten uitbetalen
  • Declaraties automatisch goedkeuren onder een bepaald bedrag
  • Verzameldeclaraties indienen
  • Declaraties zijn al standaard voor je ingericht in de AFAS-template
  • Dien je declaratie eenvoudig & snel in via de AFAS Pocket app of InSite (jouw intranet)

Met AFAS Software weten je medewerkers altijd hoeveel verlofdagen zij nog hebben. En dankzij Employee Self Service (ESS) boek je eenvoudig zelf je verlof met de AFAS Pocket app of via InSite.

Self Service voor verlof

  • Kopen, verkopen, boeken of intrekken van verlof
  • Verlofreeksen
  • Verschillende verlofsoorten als vakantie, ouderschapsverlof, onbetaald en bijzonder verlof
  • Reden van verlof (zelf te beheren)

Slimme integraties

  • Je beschikt altijd over een actuele cao
  • Koppeling met Projecten (optioneel)
  • Koppeling met je agenda (optioneel)

Verzuim heeft te maken met afwezigheid als gevolg van ziekte, zwangerschap of een arbeidsongeval. Het proces start met de ziekmelding en wordt afgesloten met een betermelding. Het verloop van het verzuim wordt via workflowtaken gestuurd.

Met AFAS Software wordt de verzuimbegeleiding een volledig geautomatiseerd proces via InSite. Op basis van een verzuimmelding worden er met behulp van signaleringen automatisch taken gestart. Deze pakt de leidinggevende of bedrijfsarts op. Alle taken rondom de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) zijn opgenomen.

De uitgebreide mogelijkheden van verzuim in AFAS:

  • Sluitingperiode
  • Digitale aanlevering UWV
  • ARBO-instantie
  • Wachtdagen
  • Verzuimprofielen
  • Verzuimbegeleiding
  • Bedrijfsartsportaal

De thuiswerkende medewerker door coronapandemie een nieuwe uitdaging voor HR. Hoe regel je de specificatie van reiskosten en de introductie van de thuiswerkvergoeding? En hoe behoud je inzicht in de bezetting?

In AFAS Software kunnen medewerkers hun thuiswerkdagen vastleggen. Dit geeft je inzicht in de bezetting op de afdeling en kun je koppelen aan een thuiswerkvergoeding.

Thuiswerken

Voor InSite leveren we een volledig ingerichte pagina mee. Je kunt niet alleen auto’s, maar ook andere vervoermiddelen zoals fietsen toevoegen, en alles bevindt zich overzichtelijk in InSite.

Mobiliteit in AFAS

Werkgebonden personenmobiliteit

Nieuwe wet- en regelgeving vereist dat werkgevers met 100 of meer medewerkers inzicht geven in de reisbewegingen van hun medewerkers. Dit om de uitstoot van werkend Nederland onder de loep te nemen en een duurzamere toekomst te bevorderen. Over dit onderwerp heeft AFAS ook een uitgebreide themapagina gemaakt met alle ins en outs over deze wet.

Digitaal ondertekenen: snel, veilig en betrouwbaar

Digitaal ondertekenen is volledig geïntegreerd in onze systemen. Weg papier, hallo volledige digitalisering en automatisering. En belangrijk voor jou: dit doe je allemaal zonder meerkosten.

In veel HR-processen en andere bedrijfsprocessen worden flink wat handtekeningen gezet. Hoe doe jij dat? Printen, tekenen en weer scannen? Binnenkort niet meer. Want met AFAS kun je binnen no-time handtekeningen zetten – en daar komt geen printer aan te pas.

Hoe werkt het in de praktijk?

Als een document moet worden ondertekend, krijgt de desbetreffende medewerker of relatie dit als taak toegewezen. Dit kan op het intranet zijn, maar ook op jouw portaal voor externen. De AFAS Signing Service werkt met tweestapsverificatie via een sms-code. Om de handtekening te kunnen zetten, moet de ondertekenaar eerst de sms-code invoeren. Zo weten we zeker dat de handtekening ook echt wordt gezet door degene die hem moet zetten. Als het document is ondertekend, komt er een extra blad onderaan het document te staan. Dit is de audit trail, waarin het complete proces staat beschreven. Hiermee heb je volledige juridische bewijskracht.

Digitaal ondertekenen in de praktijk

Juridisch geldig

Door gebruik te maken van de geavanceerde elektronische handtekening, ben je verzekerd van een juridisch geldige handtekening. Doordat ook alle stappen die zijn doorgelopen inzichtelijk zijn, heb je altijd een volle bewijskracht voor je elektronische handtekening.

Per land kunnen eigen regels gelden over de geldigheid van een geavanceerde handtekening voor de verschillende doeleinden. Bepaal zelf of de digitale handtekening van AFAS rechtsgeldig is voor het beoogd doel.

Het ‘recht om vergeten te worden’ kan eenvoudig worden uitgevoerd om de betreffende gegevens te blokkeren voor gebruik, te verwijderen of onherkenbaar te maken. Binnen AFAS zijn er verschillende mogelijkheden voor.

In de wetgeving is veel aandacht voor ‘dataportibiliteit’. De mogelijkheden in onze software, zoals analyses, rapporten via pdf en/of XML zijn voldoende om aan de wetgeving te kunnen voldoen. Het is mogelijk om gegevens die niet meer in gebruik zijn te blokkeren evenals het kunnen verwijderen van dossierstukken en sollicitanten. Ook worden acties zoals verwijderen vastgelegd, zodat kan worden aangetoond dat gegevens verwijderd zijn.

Met de BI-dashboards toon je belangrijke HR-data op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. En dat levert je actuele stuurinformatie op!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

  • Afspiegelingsbeginsel
  • Bezetting
  • Formatiebeheer
  • Keuzemodel
  • Lerarenregister (onderwijs)
  • Loonbeslagen en leningen: ESS
  • Loonbeslagen en leningen: HRM
  • Loonkosten
  • Loonmutaties
  • Ontwikkeling loonschalen
  • Organigram
  • Payroll regelingen
  • Sociaal: Kengetallen
  • Sociaal
  • Sociaal jaarverslag
  • Succession planning
  • Verlof: ESS
  • Verlof: HRM
  • Verlof: MSS
  • Verzuim: ESS
  • Verzuim: HRM
  • Verzuim: MSS
  • Vlootschouw
  • Wagenpark
  • Werving en selectie
  • Wet werk en zekerheid

Alle onderdelen van HRM

  • >200 cao’s worden bijgehouden
  • 360 graden feedback
  • Actuele wet- & regelgeving
  • Betaald ouderschapsverlof
  • Competentiemanagement
  • Contracten
  • CSR
  • Dashboards
  • Declaraties (& verzamel- & projectdeclaraties)
  • Delegatiemodel
  • Digitaal ondertekenen
  • Digitale aanlevering Arbodienst, UWV & Vernet
  • Dossier
  • Employee Self Service
  • Externe recruiter
  • Formatiebeheer
  • Functies
  • Gesprekkencyclus (nulmeting, doelstellingen, voortgang & beoordeling)
  • ID-check d.m.v. Valicare
  • Instanties
  • Integratie met agenda
  • Intranet
  • Job alert
  • Keuzemodel
  • Leningen
  • Loonbeslagen
  • Managementinformatie
  • Manager Self Service
  • Medewerker opleidingen & cursussen
  • Meerdere dienstverbanden
  • Mobiliteit
  • Onboarding
  • Organigram viewer
  • Overwerk
  • Proefberekening bij Rooster- en Salariswijziging
  • Roosters & werkroosters
  • Salarisverwerkingsplan
  • Sollicitant Self Service (incl. indienst en uitdienst)
  • Specifieke kortingsregelingen
  • Talentmanagement
  • Thuiswerken vastleggen
  • Tijdelijke functie- en roosterwijziging
  • Toelageportaal (specifieke branches)
  • Transitievergoeding
  • Verlof
  • Vertrouwelijke dossiers
  • Verzuim
  • Wachtdagen
  • Werkkostenregeling
  • Werken bij website (zelf te bouwen met het CMS)
  • Werving en selectie
  • Wet Verbetering Poortwachter
  • Wet Werk en Zekerheid
  • Wisselen van CAO & Werkgever

Alle onderdelen van Payroll

  • >200 cao’s worden bijgehouden
  • Actuele wet- & regelgeving
  • AFAS Pocket app
  • Auditfile salaris (XAS)
  • Bankkoppeling
  • Betaalbestanden
  • Business Intelligence dashboards
  • Controles
  • Correctieperiode
  • Dashboards
  • Declaraties (& verzameldeclaraties)
  • Digitale loonstrook
  • Gewogen berekeningen
  • Inzicht loonberekening
  • Keuzebudget (IKB)
  • Landelijke regelgeving (Nederland)
  • Loonaangifte
  • Looncomponenten
  • Loonstroken
  • Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden (MKSA)
  • Meerjarenbegroting
  • Nabetaling
  • Onderwijsaanlevering
  • Payroll Auditor
  • Payroll Cloud
  • Payroll Workflows
  • Pensioenaanlevering (PLO / OLP, APG, SPOV, TKP, UPA, PGGM, BeFrank, AZL, PGB en NN)
  • Periodiek toekennen
  • Pro forma medewerker
  • Prorataberekeningen
  • Roosters & Salaris
  • Salariswijzer
  • Standenregister
  • Terugwerkende kracht (TWK)
  • Uurloners & Vastloners
  • Vaste loonmutaties
  • Voorschot uitbetalen
  • Werkkostenregeling

TanteLouise: De beste zorg voor cliënten, waar thuis ook is

‘Ik wilde juist dat alles in één systeem zit, dat je vervolgens aan touwtjes kunt trekken en dat dan de juiste informatie bovenkomt.’

AFAS Pocket

AFAS Pocket app

AFAS Pocket

De #1 business app van Nederland

Met de AFAS Pocket app regelen je je belangrijkste taken & HR-zaken gewoon via de telefoon.

  • CRM
  • Loonstroken
  • Projecten
  • Taken & signalen
  • Urenregistratie
  • Verlof
  • Verzuim

Wist je dat AFAS Pocket iedere maand door 857.000 Nederlanders (!) gebruikt wordt? Dit aantal stijgt nog elke dag!

UMCG: ‘De software van AFAS heeft de kwaliteit van onze data verhoogd’

Het begon met een ‘big bang’, maar nu is er stabiliteit. Werken met de HRM- en Payroll-software van AFAS brengt het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) transparantie in het salarisverwerkingsproces en hogere kwaliteit van data. De vele papiertjes verdwenen en daarmee ook de administratieve ballast. Op naar de volgende stap: verdere digitalisering van werving en selectie en het indienstproces.

Ordermanagement

Ordermanagement

Ordermanagement

Altijd voldoende voorraad, minder administratie

Van bestelling tot levering: de administratie vereenvoudig je met ordermanagement. Dat betekent dat je meer tijd overhoudt voor écht belangrijke zaken, zoals snelle en fantastische service voor je klanten.

Met AFAS Software heb je 100% grip op je logistiek. Je automatiseert je bedrijfsprocessen van bestelling tot levering. Dat betekent dat je meer tijd overhoudt voor écht belangrijke zaken, zoals snelle en fantastische service voor je klanten.

Van bestelling tot levering

Automatiseer je inkoop, verkoop en voorraadbeheer

Bij groothandels, retailers, productiebedrijven en zelfs ziekenhuizen fluctueert de voorraad constant. AFAS gaat je helpen dit van inkoop tot verkoop te automatiseren en overzicht te krijgen over het hele proces.

Succesvolle verkoop begint bij de eigen inkoop. Via InSite heb je volledig de controle over alle inkoopprocessen.

Profit is de backoffice. Vanuit hier richt je al je processen in.

Waar wil je meer over weten?

Klik op een blok en duik de details in

Je voorraadbeheer is op veel manieren verweven met andere afdelingen binnen je bedrijf. Daarom moet een voorraadbeheersysteem naadloos aansluiten op je bedrijfsprocessen en afdelingen.

Vaak zijn marges namelijk flinterdun. Klanten willen steeds snellere en betere service. Daarom is een efficiënte bedrijfsvoering cruciaal. Staat je voorraad op verschillende locaties? Heb je honderden leveranciers? Geen probleem: in AFAS Software staat alle informatie op één centrale plek.

De voordelen van voorraadbeheer met AFAS

  • Realtime overzicht over je voorraaden
  • Ondersteuning van artikelen, werksoorten, kosten, samenstellingen en serie- en partijartikelen
  • Meerdere magazijnen beheren
  • Integratie met je boekhouding
  • Eenvoudig te koppelen met bijvoorbeeld webshops, scanoplossingen, productconfiguratie en MRP-systeem

In de backoffice komt alle administratie samen. Leg je artikelen en prijzen vast en het systeem zorgt dat heel veel administratie verdampt. En door het slim inrichten van processen maak je je organisatie schaalbaar, zonder te groeien in de administratieve druk.

Krijg grip op:

  • Artikelen
  • Prijzen
  • Magazijnen
  • Ontvangst
  • Uitgifte
  • Op-, af en overboekingen
  • Inventarisatie
  • Financiële administratie
AFAS Handelskade

Je moet eerst goederen inkopen voordat ze verkocht kunnen worden. Je doorloopt een cyclus van offerte, order, bestelling en ontvangst. AFAS maakt jouw inkoopproces eenvoudiger én biedt je de inzichten die je nodig hebt.

De voordelen van inkoop met AFAS

  • Het proces van bestelling tot ontvangst vindt plaats in één systeem
  • Leg contractafspraken vast en profiteer van automatische herinneringen
  • Met inkoopaanvragen starten collega’s zelf het inkoopproces
  • Tientallen OCI-koppelingen standaard beschikbaar
  • Veel automatisch te realiseren binnen het proces van inkoop
Inkoopaanvraag

Bekijk hoe het Gelre ziekenhuis werkt met inkoop

Verkoop van goederen levert jou omzet op. Logisch dat dit je dit proces dus goed geregeld hebt. In AFAS Software leg je het hele verkoopproces vast. Van forecast tot offerte, order en pakbon. Na de pakbon, die zorgt voor de financiële afboeking van de voorraad, volgt de factuur. En doordat je de financiële administratie vanuit hetzelfde systeem doet, is zowel de boekhouding als je voorraad altijd up-to-date!

De voordelen van verkoop in AFAS Software

  • Het hele proces van bestelling tot levering in één systeem
  • Integratie met de financiële administratie
  • Verkopen worden direct verwerkt in de voorraad
  • Actueel beeld van je verkoopomzet

Als je van verschillende grondstoffen of artikelen een nieuw product of artikel maakt dan spreken we van een productieproces of assemblage.

Maak het productieproces makkelijker met AFAS

  • Elk moment van de dag inzicht in je verkoop-, inkoop- en voorraadgegevens
  • Het hele proces van inkoop, assemblage tot verkoop in één systeem
  • Maak gebruik van partij- en serienummers
  • Maakartikelen kun je zelf in elkaar zetten (produceren) of inkopen of uit elkaar halen (decompositie). De software ondersteunt je in het hele proces.
Productienummer

Met de BI-dashboards toon je belangrijke data op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. En dat levert je actuele stuurinformatie op!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

  • Actuele voorraad
  • Inkoop
  • Spendmanagement
  • Verkoop
  • Verkoopomzet
  • Voorraad

Alle onderdelen van ordermanagement

  • 3-weg match inkoopfactuur
  • Artikelcockpit
  • Artikel tijdelijk vervangen
  • Assembleren
  • Bestelportaal (bouw je eigen portaal)
  • Barcodes
  • CBS IHG-aangifte
  • Dashboards
  • EDI
  • Facturering
  • Goederenontvangst
  • Handelsfuncties over meerdere financiële administraties
  • In- en Verkoop
  • Integratie met DWS
  • Integratie met webshops
  • Intercompany ordermanagement
  • Inventarisatie
  • Magazijnbeheer
  • Magazijnoverboeking en -opboeking
  • OCI-koppelingen met leveranciers (bekijk de lijst)
  • Offertes
  • Orderbeheer
  • Pakbonnen
  • Prijzen en kortingen
  • Productie
  • Samenstellingen
  • Self-billing
  • Serie- en partijnummers
  • Serienummers
  • Vaste verrekenprijs (VVP) per magazijn
  • Verpakkingen en emballage
  • Verplaatsingvoorstellen
  • Voorcalculatie / offerte met voorraad
  • Voorraadbeheer

Bekijk de video van Gelre Ziekenhuis

Projecten

Projecten

Projecten

De projectadministratie wordt duidelijker dan ooit

Met de software van AFAS staat je gehele projectadministratie per project in één centraal systeem. Ideaal voor projectmedewerkers, projectmanagers en klanten.

Daarom hebben wij software ontwikkeld die wél zorgt voor efficiënte, duidelijke en makkelijke projectadministratie. Door je projecten in software te gieten, digitaliseer en automatiseer je de processen rondom projectmanagement. Zo creëer je overzicht over alle lopende projecten in je organisatie. De gemaakte uren voor ieder project zijn altijd duidelijk. Je hoeft je zelfs geen zorgen meer te maken om de facturatie, omdat die automatisch volgt uit de projectadministratie. Zo heb jij je handen vrij voor je kerntaken: van aansturing tot aan klantcontact.

Efficiënter aan de slag

Met een goede projectadministratie houd je altijd overzicht

In AFAS Software staat je gehele projectadministratie per project in één centraal systeem. Ideaal voor projectmedewerkers, projectmanagers en klanten!

Op jouw eigen InSite doe je de volledige projectadministratie. Denk aan het boeken van uren of de voor- en nacalculatie.

Ook via via de AFAS Pocket boek je eenvoudig je uren. Handig voor onderweg of wanneer je veel medewerkers in de buitendienst hebt.

Waar wil je meer over weten?

Klik op een blok en duik de details in

Een heldere voorcalculatie zorgt voor transparantie bij jou én de opdrachtgever. Om inzichtelijk te hebben hoeveel uren en materialen er aan een project kunnen of mogen worden besteed, maak je gebruik van de voorcalculatie.

De kracht van een ERP-systeem

Wanneer je projectgestuurd werkt zijn er vaak meerdere afdelingen bij betrokken. En daar komt de nodige administratie bij kijken. Gelukkig hoef je deze in AFAS Software nooit meer handmatig over te typen. Zo kan je ook de voorcalculatie vullen vanuit een salesforecast of een verkoop van producten. En vervolgens plan je medewerkers (opgeslagen in HRM) in op een project. Ideaal!

Voorcalculatie

Wat kan je allemaal vastleggen in de voorcalculatie?

  • Autorisatie
  • Logging (optioneel)
  • Geldigheidscombinaties
  • Offerteregels
  • Voorcalculatieregels voor intern gebruik
  • Factuurtermijnen
  • Projectbon
  • Bestelvoorstel / inkooporder
  • Teams
  • Projectfases
  • Kosten-, werk- en uursoorten

Gemaakte uren, kosten en materialen boek je direct op een project. Je kan zelf uren, kosten of materialen boeken via de nacalculatie, maar je kan deze ook overnemen uit de voorcalculatie. 

De kracht van een ERP-systeem

Ook de nacalculatie profiteert van de kracht van het ERP-systeem. Alle projectadministratie komt samen in één systeem. Of dit nu om de facturatie gaat of de beschikbaarheid van medewerkers.

Nacalculatie

Integratie met HRM

Wanneer een medewerker gemaakte kosten digitaal declareert, komen deze direct in je nacalculatie. Dit geldt ook voor verlof en verzuim. Je kan er ook voor kiezen urensoorten en/of werksoorten te koppelen aan een looncomponent, zodat de regels automatisch meegaan in de salarisverwerking. Uiteindelijk wordt de geboekte nacalculatie door een leidinggevende geaccordeerd en/of gereedgemeld. Na gereedmelding kunnen de regels die doorbelast worden aan de klant, gefactureerd worden.

Uren schrijven is vast niet jouw hobby. Toch is het voeren van een urenregistratie of tijdregistratie van wezenlijk belang voor veel organisaties. Enerzijds voor het opmaken van de factuur, anderzijds voor het voeren van een volledige administratie.

Daarom maakt AFAS het je makkelijk. Registreer uren snel en gebruiksvriendelijk via InSite of de AFAS Pocket app zodat je weer verder kunt met zaken die echt belangrijk zijn. En ondertussen is de administratie daardoor altijd up-to-date!

Uren gereedmelden

Als leidinggevende accordeer je uren voordat deze automatisch doorgezet worden voor facturatie. Ook dit doe je eenvoudig via InSite of de AFAS Pocket app.

Door in teams te werken vorm je eenvoudig verschillende projectteams. Zo breng je het project samen tot een goed einde!

De voordelen van werken met teams

  • Wijs standaardtaken toe aan teamleden op basis van hun rol
  • Werk samen met externe projectleden
  • Autoriseer medewerkers op basis van hun teamrol
Teamleden

Samenwerken met externen

Met OutSite (je eigen portaal) geef je relaties toegang tot hun eigen projecten en gegevens. Dit is Project Self Service voor je klanten. Ze zijn zo niet alleen altijd op de hoogte, maar je kunt ook echt samenwerken met je klant in een beveiligde omgeving.

Wanneer jij een mooi project oplevert, is de factuur een logisch gevolg. En door de projectadministratie met AFAS zo slim mogelijk in te richten, is de factuur een logisch gevolg van je projectadministratie. Het is dus logisch dat je de projectadministratie en de boekhouding vanuit één systeem doet!

Er zijn verschillende manieren om een project te factureren. De volgende type facturen zijn beschikbaar:

  • Projectfactuur (Automatische en handmatige projectfactuur)
  • Termijnfactuur
  • Conceptfactuur
  • Intercompanyfactuur

AFAS kent drie standaardmethoden voor Onderhanden Werk.

  • Resultaat o.b.v. gereed project (CC)
  • Resultaat o.b.v. nacalculatie (NTF)
  • Resultaat o.b.v. voortgang (POC)

Je leest alles over Onderhanden werk in deze blog.

Met de BI-dashboards toon je belangrijke data op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. En dat levert je actuele stuurinformatie op!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

  • Declarabiliteit
  • Projectstatistieken
  • Project projectleider
  • Project Self Service

Alle onderdelen van Projecten

  • Autorisatie op basis van projectrol
  • Conceptfacturering
  • Factuurtermijnen
  • Geldigheidscombinaties
  • Intercompany nacalculatie & facturatie
  • Integratie met de forecast
  • Kosten-, werk- en uursoorten
  • Kosten boeken
  • Kostprijsberekening op basis van uurloon
  • Nacalculatie / urenregistratie
  • Onderhanden Werk
  • Prijzen inclusief / exclusief Btw
  • Project Self Service (Geïntegreerde samenwerking met externen)
  • Projectactiviteiten en voortgang
  • Projectdossiers
  • Projecten
  • Projectfacturering
  • Projectfases
  • Projectresultaten
  • Teams
  • Termijnfacturatie
  • Uren boeken (web & app)
  • Verkoopprijs- en kostprijstarieven
  • Voorcalculaties / offertes
  • Voorraadhoudende artikels gebruiken in voorcalculaties/offertes
  • Werkbegrotingscockpit (Bouw)

Alle onderdelen van AFAS Pocket

  • Agenda
  • Autorisatie
  • Berichten (chat)
  • Beschikbaar op je telefoon & tablet
  • Bezetting
  • CRM
  • Digitaal ondertekenen
  • Digitaal visitekaartje
  • Declaraties
  • Dossieritems insturen
  • Integratie met de ERP software
  • Loonstroken
  • Medewerkersgegevens wijzigen (adres etc.)
  • Meerdere talen (Engels, Vlaams, Frans, Engels & Duits)
  • Multiomgeving
  • Nieuws
  • Onboarden
  • Projecten
  • Pushnotificaties (zelf in te stellen)
  • Signalen
  • Taken
  • Twee-factorauthenticatie
  • Uren boeken
  • Verlof (raadplegen, aanvragen & saldo)
  • Wie is wie
  • Ziek melding

AFAS Online

AFAS Online

AFAS Online: werken vanuit de cloud

AFAS Online is het cloudplatform van AFAS waarin de software wordt aangeboden. Het cloudplatform zorgt ervoor dat de software snel en stabiel bereikbaar is, altijd up-to-date wordt gehouden en de back-ups geregeld zijn. Vanzelfsprekend investeren wij continu in de hardware van het platform zodat jij altijd met de modernste technologie werkt.

Alle voordelen van AFAS Online

  • Dagelijkse back-up
  • Automatische updates (software en cao’s)
  • Geen investeringen in hardware
  • Werken via het web of de app
  • Dagelijks opzegbaar (na één jaar)
  • Dashboards en Business Intelligence
  • Rechtsgeldig digitaal ondertekenen
  • Bankkoppeling
  • Twee-factor-authenticatie
  • Best-practices worden in de software toegevoegd (standaardinrichting)
  • ISO 27001, NEN 7510 en ISAE 3402-II gecertificeerd (bekijk alle certficeringen)
  • De data wordt in Nederland gehost onder de Nederlandse wetgeving
  • Je profiteert van de gemeenschappelijke kennis, ervaring en werkwijze van bijna 13.000 klanten en > 2,8 miljoen gebruikers
  • Belastingdienstcertificaat voor Digipoort (niet voor IB & Vpb)
  • Koppeling met Kamer van Koophandel (KvK) voor het automatisch updaten van klant- en adresgegevens

Een lokale installatie van AFAS Online is niet mogelijk.

  • Altijd up-to-date: wij doen de updates

    Je gebruikt de software van AFAS via de cloud. Wij verzorgen het systeembeheer, een optimale beveiliging en een dagelijkse back-up. Je bent en blijft zelf eigenaar van de data.

    Doordat je werkt met AFAS Online worden cao-updates, nieuwe versies, patches en wettelijke wijzigingen automatisch voor je geïnstalleerd. Dit gebeurt vaak ’s nachts of in het weekend op een vooraf aangekondigd moment. Zo ben je niet alleen met je software altijd bij, maar ook op het gebied van wet- en regelgeving.

  • Beveiligd platform

    AFAS is dagelijks bezig om de veiligheid van het platform te waarborgen. Het cloudplatform AFAS Online is dan ook ISO 27001:2013 en ISAE 3402 type II gecertificeerd.

    Daarnaast wordt het platform ook regelmatig getest met een Attack & Penetration test. Het datacentrum, de verbinding en het gegevensbeheer staan onder streng toezicht. Zo ben jij ervan verzekerd dat jouw bedrijfsgegevens veilig in de cloud staan. Het datacentrum staat in Nederland en valt onder de Nederlandse wetgeving.

Koppelen met AFAS

Koppel je favoriete software aan AFAS

Bij veel organisaties zijn bepaalde gegevens van bijvoorbeeld medewerkers of klanten ook in andere softwareproducten vastgelegd. Het resultaat is dat dezelfde gegevens op verschillende plekken in de organisatie bewaard en beheerd worden.

Dit resulteert in een grotere kans op fouten en veel verloren tijd. Dit kan voorkomen worden. Werk je bijvoorbeeld met een branchespecifieke applicatie en tegelijkertijd ook met onze software, dan hoef je gegevens niet dubbel in te voeren. Met de Connectoren van AFAS zorg je ervoor dat beide applicaties realtime met elkaar gekoppeld zijn en veilig data kunnen uitwisselen.

Gecertificeerde koppelingen

Veel softwareleveranciers hebben een standaardkoppeling ontwikkeld met AFAS. Zo ben je ervan verzekerd dat deze getest is op de werking en veiligheid, onderhouden wordt én is gecertificeerd door AFAS.

De AFAS Template

Jouw organisatie is uniek, jouw bedrijfsprocessen niet. Daarom hebben wij in de AFAS Template alvast veel processen voor je ingericht, specifiek op basis van de best-practices vanuit jouw branche.

In de afgelopen 25 jaar zijn er ruim 12.000 klanten geïmplementeerd met ons product. Op basis van deze ervaringen hebben wij een template ontwikkeld. Deze template kun je zien als een vast sjabloon waarin de meest voorkomende processen voor jou klaar staan om in gebruik te nemen. Doordat we jou met de best-practice binnen je branche implementeren, hoef je zelf het wiel niet opnieuw uit te vinden en maak je bovendien gebruik van een (actuele) werkwijze die jou tijd en geld bespaart.

Ook wanneer je al langer met AFAS werkt, profiteer je nog van de best-practises. De meeste leveren we gewoon uit bij een nieuwe versie zodat jij er direct mee aan de slag kan.

We hebben verschillende templates beschikbaar. Klik op de template voor jouw branche en ontdek wat er standaard beschikbaar is.

CSR

CSR
CSR

CSR in AFAS Software

Breng het in de praktijk en maak het meetbaar


Met onze ERP-software haal je een pakket in huis om jouw CSR-doelstellingen in je organisatie te bevorderen en meetbaar te maken.

Wat is CSRD en waarom is dit belangrijk voor jouw organisatie? In dit webinar gaan we in op jouw rechten en plichten als werkgever, maar ook hoe je dit met onze software inzichtelijk maakt. Daarnaast geven we je pakkende voorbeelden uit de praktijk.

CSR Dashboard

In AFAS kun je gegevens vastleggen die bijdragen aan een betere wereld. In dit dashboard krijg je inzicht in deze gegevens. Op één handige plek. Hierin word je vastgelegde bedrijfsinformatie rondom milieu en mensen gevisualiseerd. Denk aan:

  • CO2-uitstoot
  • Energieverbruik
  • Percentage zelf opgewekte energie
  • Samenstelling medewerkersbestand, zoals:
    • Afkomst
    • Gender
    • Leeftijd
  • Gereden kilometers van je wagenpark
  • Percentage elektrische leasewagens

Planeet: Goed zijn voor de aarde

  • Gebruik minder papier: Profiteer van de kracht van digitalisering met digitale dossiers, ondertekening, facturen, Pocket urenregistratie en dashboards.
  • Zorg voor een verantwoord wagenpark: Beheer en optimaliseer je wagenpark met het Wagenpark Dashboard.
  • Kijk waar ruimte is voor verbetering: Registreer en evalueer je CSR-prestaties met het CSR Dashboard

Mens: Goed zijn voor je mensen

  • Betere werk-privé balans: Faciliteer thuiswerken voor een betere work-life balance.
  • Houd rekening met mensen met een beperking: Maak je websites toegankelijk voor iedereen met digitoegankelijkheid.
  • Creëer zinvol werk: Automatiseer repeterend controlewerk met workflows voor o.a. inkoopaanvragen, verlof, declaraties en uitzend urenbriefjes.
  • Borg en deel kennis in InSite: Creëer een online kennisbank met documentmanagement en ontwikkel eigen online cursussen.
CSR

Profit: Stimuleer anderen om meer met CSR bezig te zijn

  • Zet anderen aan het denken: Gebruik de workflow Leveranciersbeoordeling om bewustzijn rond CSR bij leveranciers te vergroten.
  • Geef ruimte aan goede initiatieven: Realiseer hergebruik van goederen en zet documentmanagement in voor het organiseren van ruilacties of hulpacties.
  • Help je mensen elkaar te leren kennen: Verbeter de interne communicatie en relaties met de wie-is-wie op InSite en Pocket.
  • Waardeer je werkers en leveranciers: Zorg voor eerlijke en tijdige betaling voor geleverde diensten.

Dit is zomaar een rij van onderdelen waar je nú al mee aan de slag kunt.

Vanaf 2024 gaat de CSRD-wetgeving in. Daardoor gaat CSR een belangrijke rol spelen voor elke organisatie. Grote organisaties moeten hier vanaf 2024 ook over rapporteren.

De invoering van de CSRD betekent concreet dat je als organisatie moet gaan rapporteren over wat je doet aan duurzaamheid. Als je al bezig bent met maatschappelijk verantwoord ondernemen, heb je in ieder geval al beleid gemaakt en doelen gesteld. Ben je daar überhaupt nog niet mee bezig? Dan is dit je eerste stap.

We vertellen je er graag met over in onze blog: Wat is Corporate Social Responsibility? Betekenis en uitleg.

Dit is AFAS

Dit is AFAS

Een Nederlands familiebedrijf uit Leusden

AFAS is een Nederlands familiebedrijf. Een beetje gek, een tikkeltje eigenwijs, maar vooral vol passie als het gaat om klanten en het inspireren van ondernemers. We ontwikkelen innovatieve softwareproducten voor de zakelijke markt en nemen daarbij graag onze maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Wij inspireren je graag! Hoe dan? Neem ons product. Wij maken ERP-software. Dat klinkt niet heel sexy, maar is wel onmisbaar voor ieder bedrijf. Als bedrijf wil je bezig zijn met je product of dienstverlening, niet met de administratieve processen die daarbij horen. Daar helpt onze software je bij. Door slimme automatisering zorg je dat bedrijfsprocessen vereenvoudigd worden of zelfs verdwijnen. Dit zodat jij nog meer tijd hebt voor waar het om draait: ondernemen.

AFAS en Corporate Social Responsibility

Met liefde

Een betere wereld. Dat is waaraan we willen bijdragen met CSR. Dat doen we met liefde, vanuit ons hart. Én dat doen we systematisch. Want we zijn dol op meetbaar maken en elke dag een procentje verbeteren. Het liefst door te automatiseren, te digitaliseren en te innoveren.

Vervuiling, sociale ongelijkheid, klimaatverandering … deze wereld kan zoveel beter! Het goede nieuws is dat eigenlijk iedereen zich daar steeds meer bewust van is. Er is steeds meer kennis over wat goed is voor de aarde en dus voor ons, en over wat de impact is van de dingen die we doen, of juist niet doen. Overal zien we initiatieven om de wereld een betere plek te maken: van klimaatmarsen tot The Ocean Cleanup en allerhande wetgeving. Aan zo’n beweging doen we graag mee. Hieronder lees je waarom.

Tijd voor een persoonlijke demo?