(Big) Data gebruiken om klanten beter en proactiever te adviseren; voor accountancy is dat een gouden kans. Toch zijn er weinig van hen actief mee bezig. En dat is een gemiste kans, want een accountant die slim data inzet kan als strategisch partner fungeren, betere aanbevelingen doen en op die manier van (nog meer) toegevoegde waarde zijn.
Steeds meer bedrijven gebruiken data om hun dienstverlening en bedrijfsprocessen te verbeteren. Voor bijvoorbeeld Facebook en Google biedt ‘Big Data’ een rijk reservoir aan vloeibare informatie die zij kunnen aanboren, raffineren en verkopen. Denk daarbij aan alle sporen die internetgebruikers achterlaten tijdens al hun zoektochten; op sociale media, met hun aankopen en met het downloaden van films en muziek. Een ware goudmijn.
In praktisch alle bedrijfstakken is steeds meer data beschikbaar, die gebruikt kan worden om de bedrijfsvoering te verbeteren. Hoe meer gegevens beschikbaar zijn, des te beter datapunten zijn te vergelijken en relaties zijn te leggen, zo is het idee. Het probleem met de veelheid aan data is dat deze doorgaans ongestructureerd en moeilijk te interpreteren is. Een bedrijf dat Big Data in zijn voordeel wil laten werken, vertrouwt daarom steeds vaker op externe adviseurs en tools. Die helpen bij de verzameling en analysering van data, of om een van de vele andere diensten die te bedenken zijn rondom data.
Voor de accountancy biedt dienstverlening en advies rondom data veel kansen. ‘Dit geldt zeker voor de controlerend accountant’, zegt Pieter de Kok, mede-oprichter van Coney, een bedrijf dat zich onder andere richt op ‘data driven financial audits’, oftewel controles op basis van data. Met data-analyse kan de controlerend accountant zich een goed beeld vormen van het reilen en zeilen van het bedrijf.
‘Beter en sneller dan vroeger, toen een accountant steekproefsgewijs de boeken moest controleren’, zegt De Kok: ‘Wij controleren circa 75 procent van de transactie- en processtromen op basis van inzet van data-analyse en process mining. De controle wordt steeds efficiënter en effectiever omdat je geen steekproef doet, maar 100 procent van de transactie- en procespopulaties bekijkt.’
Big Data kan ingezet wordt voor de controle van de jaarrekening, maar bijvoorbeeld ook voor advies aan de hand van bevindingen bij die controle. Slimme algoritmes sporen in de hooiberg van data verdachte transacties op, waardoor fraude kan worden tegengegaan.
Een andere toepassing heeft te maken met advies op basis van controle om de onderneming te behoeden voor fiscale blunders. Een accountant kan de data van de btw-administratie bijvoorbeeld doorspitten op fouten. Juist als het gaat om btw liggen fouten op de loer, vanwege de verschillen tussen de complexe regelingen van diverse landen.
Op grond van data-analyses kunnen accountantskantoren ook andersoortig advies geven. Niet gericht op de controle en ‘assurance vraagstukken’, maar op algemene ondernemerskwesties. De Kok: ‘Denk aan advies op basis van verdiepende analyses van omzet en marge, waarin verschillende perspectieven worden geanalyseerd, en ontwikkelingen naar regio, verkoopmedewerker, afnemer, product en dienst onder de loep worden genomen. Of denk aan kasstroomanalyses’.
Een veelgenoemde andere toepassing is ‘benchmarking’: de accountant vergelijkt de prestaties van een klant met die van bijvoorbeeld concurrenten. Vaak verrijkt hij hiervoor de data waarover hij beschikt met externe data. Het doel is altijd om de onderneming succesvoller te maken, aldus De Kok. ‘De adviezen hebben altijd betrekking op de inrichting van de processen of om een betere aansturingskant van een onderneming met KPI’s en betere rapportages. Slimmer sturen, robuustere interne controle, betere verantwoording. Dat ligt allemaal in het verlengde van de natuurlijke adviesfunctie van de accountant.’
Marketingadviseur Jeanet Walraven van Kaijros ziet nog meer mogelijkheden. Accountants kunnen inzichten uit data verkrijgen om beslissingen voor de praktijk van alledag te ondersteunen. Daarnaast kunnen ze organisatieplannen en -modellen ontwikkelen en zelfs organisatie-overschrijdend advies geven om de relatie met overheden, vakbonden en andere externe partijen te verbeteren.
‘In alle drie de gevallen kan de accountant dankzij data proactief advies geven. Terwijl accountants van oudsher nogal reactief zijn ingesteld: de jaarrekening blikt immers terug en controles vinden achteraf plaats’. Daarmee is meteen een teer punt aangeroerd: de ‘reactieve’ instelling van veel accountants en kantoren. ‘De systemen, denkwijzen en organisaties van accountants zijn niet ingericht op proactief advies’, betoogt Walraven.
‘Ze hebben vaak niet de juiste persoonlijkheidsstructuur’, voegt marketing- en salesadviseur Suzanne Reijn (Practice Paradox) toe. Alleen al daarom wil het vaak niet zo lukken met datagedreven diensten van accountants. Daarbij richten accountants zich niet altijd op zaken die buiten de administratieve dienstverlening en samenstelling van jaarrekeningen liggen. Dit geldt volgens Reijn zeker voor veel kleinere kantoren. Grotere kantoren zijn volgens haar innovatiever en meer ‘data minded’.
Maar ook bij grotere kantoren is het volgens Pieter de Kok zelden een innovatiewalhalla. Er is volgens hem een breed gebrek aan visie binnen de sector en dat is de voornaamste reden dat het niet wil vlotten tussen accountancy, data-analyse en advies. ‘Er ontstaan langzamerhand twee werelden’, zegt De Kok. ‘Een wereld die data-analyse en datamining- en visualisatietechnieken omarmt, vanuit een visie waarin kwaliteit en waarde creëren centraal staan. En een andere wereld, die vast zit in vaktechniek, interne discussies, gebrek aan visie en leiderschap. Het goede nieuws voor die tweede groep is dat er ook veel ondernemingen zijn die helemaal geen interesse hebben in accountants die ‘hip & happening’ en datadriven zijn, maar gewoon de goedkoopst denkbare controleverklaring willen inkopen.’
Aan de andere kant laten veel accountantskantoren zo wel een groeimarkt liggen. Terwijl ze helemaal geen slechte uitgangspositie hebben om diensten rondom data te leveren. ‘Accountants moeten nadenken over wat ze vanuit hun kantoorvisie willen bereiken en waar ze over vijf, tien, of vijftien jaar willen staan. Plannen ontwikkelen die ruimte bieden aan een meer datadriven aanpak. En dan projecten opzetten, teams samenstellen, kennis opdoen, de technologie in huis halen en klanten benaderen.’
Kantoren die zich willen richten op datagedreven controle en advies doen er goed aan zich duidelijk(er) positioneren. Een klant heeft er geen boodschap aan dat je ‘datagedreven advies’ verstrekt. Op welk terrein wil je als accountant advies verlenen? Welk probleem los je op voor de klant? Als je dat weet, kun je data gebruiken om je adviezen te onderbouwen en als specialist meerwaarde bieden.
Met de meest gebruikte accountancy software en je bent met één pakket klaar om jouw klanten maximaal van dienst te kunnen zijn! Doordat je werkt vanuit één database ontstaan kansen voor het gebruik van (big) data. Daarnaast leveren we standaard meer dan 100 dashboards mee in de software. De eerste reuze stap heb je dan alvast gezet.